Варианты настройки компенсации за использование автомобиля

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Варианты настройки компенсации за использование автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений. При этом в ст. не облагаются взносами все виды определенных законодательством компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Об этом говорят статьи 420 и 422 НК РФ. Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях, страховыми взносами не облагается. Список необходимых документов таков:

– копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;

– копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.

Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации

Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.

Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.

Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.

Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.

Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.

Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант

Вопросы и ошибки по рассматриваемой теме

Вопрос 1

Подлежат ли компенсации расходы на автомобиль, если управление им осуществляется по доверенности?

Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.

Вопрос 2

Как определить размер компенсации за ГСМ?

Сделать это можно несколькими способами.

Можно прописать в трудовом договоре или соглашении к нему, что возмещение производится на сумму предоставленных чеков. При этом велика вероятность, что работник предоставит «лишние» чеки.

Вариант определения суммы компенсации за 1 километр пробега тоже достаточно удобен. Например, закрепить, что с каждого километра положена компенсация 6 рублей. Соответственно, если работник проедет 1000км, то получит за это 6000 рублей.

Еще один вариант – установить конкретную твердую сумму компенсации. Но это не очень удобно, поскольку ситуации бывают разные.

В любом случае каждый из вариантов обсуждается с работником.

Ошибка

Работник использует личный автомобиль для выполнения служебных заданий на основании договора аренды с организацией. Бухгалтер не рассчитывает и не перечисляет НДФЛ с суммы компенсации. Это является ошибкой, поскольку в данном случае сумма возмещения не облагается страховыми взносами, а НДФЛ начислить и заплатить необходимо.

Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Кому положена компенсация за использование автомобиля?

Компенсация положена сотрудникам, которые используют собственный автомобиль в рабочих целях, с которыми заключен трудовой договор или соглашение с указанием данного факта, а так же они могут предоставить подтверждающие документы на расходы, связанные с машиной на благо предприятия.

Вопрос №2. Я официально работаю в частной фирме, езжу на машине по доверенности, могу ли я получать компенсационные выплаты на бензин и ремонт?

Да, конечно можете, поскольку вы имеете доверенность на управление транспортным средством, то это приравнивается к личному имуществу, однако, если у налоговой возникнут вопросы по этому поводу, можно обжаловать данный вопрос в судебном порядке.

Вопрос №3. Что выгоднее для предприятия, платить компенсацию за использование автомобиля либо давать премию?

Наиболее оптимальным вариантом является компенсация. Поскольку на премию нужно платить НДФЛ и социальные взносы.

В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.

Размер выплат определяют следующими способами:

• Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
• Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.

Чтобы определить сумму выплат, учитывают:

• интенсивность поездок;
• срок полезного использования;
• износ авто;
• траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.

За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.

Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

В том случае, если сотрудник предприятия систематически используется свой личный автомобиль или мотоцикл для исполнения служебных обязанностей, он вправе требовать компенсацию расходов на обслуживание транспорта — заправку его бензином, парковку, амортизацию в центре техобслуживания.

Чтобы разногласий с работодателем в будущем не возникало, факт получения компенсации лучше зафиксировать в должностных инструкциях или прикрепить к личному делу письменное согласие на эксплуатацию машины в служебных целях. Нужно проконтролировать, чтобы наниматель издал Приказ для бухгалтера предприятия о доплате к зарплате денежного возмещения за транспорт.

Имейте в виду, что если вы просто используете автомобиль для того, чтобы добираться до работы и возвращаться с рабочего места домой, это не считается использованием авто в служебных целях. О втором случае можно говорить, когда на авто осуществляется доставка товаров до склада или со склада до квартиры клиентов, если машина используется в службе такси, если сотрудник развозит других работников и так далее. То есть главное — чтобы должность имела разъездной характер.

На сегодняшний день эти нормы составляют:

Об этом свидетельствует арбитражная практика:

Для целей начисления страховых взносов в 2019 на компенсацию за использование личного автомобиля важна сумма, установленная соглашением работодателя и работника. Выплата сотруднику, предоставившему автомобиль, не облагается взносами именно в данной сумме. Иными словами, компенсация за использование транспорта не облагается взносами в пределах компенсации, согласованной сторонами соглашения (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

При этом сумма компенсации за использование личного автомобиля страховыми взносами и НДФЛ не облагается, если машина используется в связи с работой (ст. 188 ТК РФ, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, абз. 11 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ):

• для разъездной работы;
• служебных поездок и т.д.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170.

Обратим внимание, что, по мнению контролирующих органов, компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2019 страховыми взносами не облагается, только если принадлежит лично работнику. То есть ПТС и свидетельство о регистрации оформлено на самого сотрудника, а не на его жену, родителей и т.д. Если же работник управляет транспортом, оформленным на другого человека, то такой автомобиль его имуществом не признается. Значит, компенсация облагается страховыми взносами (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304).

В законодательстве не указан размер и порядок расчета компенсации. Это дает работодателю право предоставлять сотрудникам суммы на свое усмотрение.

Размер выплат определяют следующими способами:

• Назначение фиксированной суммы. В этом случае не учитывают количество поездок, число дней в месяце и т.д. Обычно для определения размера выплат ориентируются на стоимость проката авто в регионе, расценки такси.
• Ежемесячный подсчет суммы. Размер выплат определяют, в зависимости от количества поездок гражданина по служебной необходимости, специфики работы и т.д.

Чтобы определить сумму выплат, учитывают:

• интенсивность поездок;
• срок полезного использования;
• износ авто;
• траты на горюче-смазочные материалы, ремонт, мойку, парковку.

За дни, когда гражданин не использовать авто для рабочих поездок, выплаты не предоставляются.

Расчет суммы производимых компенсационных выплат

Расчет компенсации использования личного транспорта, которая выплачивается в фиксированной форме, производится с учетом фактического количества дней использования транспортного средства. При произведении расчетов определяется величина затрат на каждый день как итог деления общей суммы, выплачиваемой ежемесячно, на количество дней использования автомобиля (рабочие дни). Рабочие дни определяются на основании производственного календаря.

Для расчета итоговой компенсации за использование личного транспорта в конце месяца величину ежедневных затрат умножают на количество дней эксплуатации транспортного средства. Если договоренность о начислении и выплате денежных средств составлена в фиксированной сумме, то размер выплачиваемого возмещения устанавливается по предъявляемым документам. Чтобы подтвердить, что выплачиваемая работнику сумма – компенсация за использование личного транспорта по УСН или общей системе налогообложения, необходимо проводить тщательную ежемесячную подборку документов с необходимым составом элементов, которые бы соответствовали требованиям экономической целесообразности.

Налогообложение при расчете выплачиваемой компенсации

Налогообложение в отношении денежных сумм, которые выплачиваются трудоустроенному гражданину, зависит от типа договора, заключенного на использование транспортного средства сотрудника. НДФЛ с компенсации за использование личного транспорта взимается следующим образом.

• Если передача транспортного средства оформляется как соглашение к договору о трудоустройстве, с сумм компенсационного типа налоги не удерживаются. Если сумма денежных средств представлена в форме компенсации, она не подлежит налогообложению типа НДФЛ, и на нее не начисляются страховые взносы. Выплаты возмещения не облагаются налогами только в пределах суммы, которая обозначена договором и документально подтверждена (и обоснована).

• Если передача транспортного средства оформляется как договор на аренду или соглашение гражданско-правового типа, налог начисляется и удерживается со всей полученной собственником денежной суммы и перечисляется в ФНС налоговыми агентами. Для работодателей (арендодателей), являющихся резидентами, сумма налога составляет тринадцать процентов, для нерезидентов – тридцать процентов.

Похожие записи:

• Кто имеет право на увольнение без отработки двух недель?
• Таблица КВР и КОСГУ для госзакупок
• Минимальный налог на упрощенке