Основные требования к оформлению счета-фактуры

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные требования к оформлению счета-фактуры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.

Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?

Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.

Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.

Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации.

Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.

Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.

Конечно, это не обязательство, которое должен выполнить продавец. Но обычно они идут навстречу и оформляют СФ. Единственная особенность – в документе сразу прописывают, что покупка была без налога на добавленную стоимость. Соответственно, эта строчка в бланке останется пустой.

Важный нюанс – если продающая сторона не является плательщиком НДС, то ей нельзя ставить в этом поле 0%. Это отдельная категория предприятий, к которой неплательщики не относятся. Даже 0% является реальной ставкой, на которую эти фирмы не имеют права. Если необходимо что-то вписать, то лучше указать «Без НДС». Это будет правдой и не сделает документ недействительным в отличие от 0%.

Если же вписать несоответствующие данные, то для получателя бумаги это станет проблемой. Проверяющие органы выписывают штраф или начисляют все стандартные 18-20%.

Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии

В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.

Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.

Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.

Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.

Как нумеровать счета-фактуры

Не существует никаких нормативных документов в области финансов, которые следует учитывать при создании системы нумерации счетов-фактур. Тем не менее рекомендуется разработать четкую и единообразную систему, которую вам будет удобно использовать. Ниже приведено несколько стандартных рекомендаций.

• В качестве идентификатора используйте аббревиатуру названия компании. Например, если ваша компания называется Pigment Paint Studio, для нумерации счетов-фактур можно использовать буквы PPS, добавляя к ним номера счетов-фактур, например следующим образом: PPS-0001. Счет-фактура с таким номером будет первым счетом-фактурой, выставленным компанией Pigment Paint Studio.
• Назначайте номера клиентам или компаниям. Например, первый счет-фактура для клиента, зарегистрированного в вашей базе данных под номером 422, будет иметь номер 422-0001.
• Используйте дату выставления счета-фактуры, например 1 января 2021 г. В этом случае номера будут иметь вид 01012021-0001, 01012021-0002 и т. д. для всех счетов-фактур, выставленных в этот день.

Ответы на распространенные вопросы о том, как нумеровать счета-фактуры

Вопрос №1: Предусматривает ли действующее законодательство какое-либо существенное наказание за ошибки в нумерации счетов-фактур?

Ответ: Ошибочная нумерация не является грубым нарушением требований к ведению бухгалтерского учета. От выбранного на предприятии способа формирования номеров счетов-фактур не зависит возможность применения налогового вычета по НДС. Соответственно, никаких наказаний за ошибки в нумерации документов закон не предусматривает. Однако, ошибочная нумерация счетов-фактур может повлечь за собой более серьезные нарушения в будущем, поэтому лучше закрепить методику формирования номеров в учетной политике фирмы.

Вопрос №2: Имеется ли какое-либо главное требование в отношении нумерации счетов-фактур, чтобы при формировании методики нумерации точно не нарушить закона?

Ответ: Основным требованием к нумерации счетов-фактур является хронология нумерации на протяжении выбранного периода.

Совет: Как исправить ошибки нумерации счетов-фактур, РКО, ПКО и других документов в 1С 8.3?

27.05.2019 В программах 1С 8.3 документам автоматически присваивается порядковый номер. В обычной ситуации этот механизм позволяет нумеровать документы в хронологическом порядке и исключить дубли номеров, однако в некоторых ситуациях механизм может повести себя неправильно. Например, если ввести документ задним числом или отредактировать номер документа вручную. Что делать, если в программе 1С:Предприятие 8.3 сбилась нумерация документов?

Экспресс-проверка нумерации счетов-фактур и кассовых документов в 1С:Бухгалтерии 8 и автоматическая перенумерация.

В программе 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) есть встроенный инструмент проверки нумерации счет-фактур и кассовых документов (РКО и ПКО), поскольку в соответствии с нормами бухгалтерского учета нумерация этих документов должна вестись непрерывно, без дублей и в хронологическом порядке. Чтобы запустить инструмент проверки, в разделе «Отчеты» откройте пункт «Экспресс-проверка».

Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур

Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2021 года подобным документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).

Автонумерация документов

По умолчанию в системе используется сквозной порядок нумерации:

• Договор — %ny%
  , порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Счет — %ny%
  , порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Товарная накладная — %ey%
  , единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Акт — %ey%
  , единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Счет-фактура — %ey%
  , единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001;
• Авансовый Счет-фактура — А%ey%
  , единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: А000001, А002340, А1000001;
• Платежное поручение — %nyi%
  (мин. длина 1 цифра), порядковый номер за год, примеры: 1, 2340, 1000001.

Заполнение счета-фактуры по предоплаченным за услуги суммам

Принципиальных отличий в заполнении документа, составляемого по факту оказания услуги, и авансового счета-фактуры немного:

• в авансовом счете-фактуре можно приводить обобщенное наименование услуги, если договор между поставщиком и покупателем, откуда Минфин России предписывает брать данное наименование, к тому моменту не подписан;
• в авансовом счете-фактуре обязательно отражается номер документа, подтверждающего факт поступления предоплаты, но если она получена в неденежной форме, ставится прочерк;
• при формировании авансового счета-фактуры нет необходимости указывать объем предоставленных услуг, единицы их измерения, а также цены на них.

Таким образом, при формировании авансового счета-фактуры на услуги можно ставить прочерки везде, кроме пунктов, в которых приводятся:

• номер и дата документа;
• названия продавца и покупателя, их ИНН, адреса;
• номер документа, подтверждающего предоплату;
• название услуги;
• наименование валюты;
• сумма предоплаты;
• ставка налога;
• сумма НДС, которая предъявляется покупателю.

ВАЖНО! Ставка налога должна быть обозначена в авансовом счете-фактуре за услуги как 20/120 или 10/110, а не как привычные многим налогоплательщикам 20 или 10% (п. 4 ст. 164 НК РФ).

Список товаров и услуг в Счете-фактуре

Таблица с перечнем товаров и услуг заполняется данными в соответствии с заголовками столбцов.

• Столбец 1 — Наименование товара, указывается наименование товара, работы и услуги.
• Столбец 1а — Код вида товара, при экспорте товара за границу указывает код ТНВЭД, иначе ставится прочерк.
• Столбец 2 и 2а — Единица измерения, указывается наименование и код единицы измерения товара или услуг, в соответствии с классификатором ОКЕИ. При отсутствии показателей ставится прочерк.
• Столбец 3 — Количество (объем), указывается количество товара, работ и услуг. При отсутствии показателей ставится прочерк.
• Столбец 4 — Цена (тариф) за единицу измерения, указывается цена за единицу товара без НДС. При отсутствии показателя ставится прочерк.
• Столбец 5 — Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего, указывается сумма товара без НДС.
• Столбец 6 — В том числе сумма акциза, указывается сумма акциза по подакцизным товарам. При отсутствии показателя указывается «без акциза».
• Столбец 7 — Налоговая ставка, указывается налоговая ставка (например, 0%, 10%, 18%). По операциям, указанным в п. 5 ст. 168 НК РФ указывается «без НДС».
• Столбец 8 — Сумма налога, предъявляемая покупателю, указывается сумма НДС. По операциям, указанным в п. 5 ст. 168 НК РФ указывается «без НДС».
• Столбец 9 — Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом — всего, указывается сумма товаров, работ, услуг с НДС.
• Столбец 10 и 10а — Страна происхождения товара, указывается наименование и код страны происхождения товара в соответствии с классификатором ОКСМ. Для товаров, производимых в РФ, ставится прочерк.
• Столбец 11 — Регистрационный номер таможенной декларации, указывается номер таможенной декларации. Для товаров, производимых в РФ, ставится прочерк.

Всего к оплате — суммируются суммы чисел в столбцах №№ 5, 8 и 9.

Счет-фактура «Без НДС»

Товары и услуги, не облагаемые НДС С 1 января 2014 г. при совершении операций, которые не облагаются НДС, согласно ст. 149 НК РФ, не нужно выставлять Счета-фактуры, вести журналы учета полученных и выставленных Счетов-фактур, книги покупок и книги продаж. Изменения внесены в п. 5 ст. 168 НК РФ и п. 3 ст. 169 НК РФ.

Обратите внимание, что НДС 0% и «Без НДС» не являются одной и той же ставкой, и применяются каждая по своему назначению. При совершении операций с нулевой ставкой указание НДС 0% в Счете-фактуре обязательно.

Таким образом, на товары и выставлять Счета-фактуры с 1 января 2014 года не нужно. Но по требованию контрагента вы можете выставить Счет-фактуру «Без НДС», это не является нарушением. Требование по выставлению Счета-фактуры «Без НДС» могут предъявить бюджетные и госучреждения. Согласно специфики их работы казначейство не может произвести оплату без предъявления Счета-фактуры.

Требования к нумерации счетов-фактур

Счет-фактура – это первичный документ налогового учета, который является основанием для вычета по НДС. Здесь содержится информация о факте и сумме поставки товаров или оказания услуг.

Правила и порядок заполнения и выставления счетов-фактур строго регламентированы Налоговым кодексом РФ, а также письмами Минфина РФ. Номер и дата составления счета-фактуры относятся к обязательным реквизитам счета-фактуры.

Относительно нумерации счетов-фактур законодательство предъявляет следующие требований: (нажмите для раскрытия)

1. все счета-фактуры обязательно должны быть пронумерованы;
2. нумерация счетов-фактур должна быть в хронологическом порядке;
3. нумерация счетов-фактур должна быть непрерывна на протяжении периода, зафиксированного в учетной политике организации;
4. начинать нумерацию заново можно раз в месяц, квартал или год;
5. через знак слеш «/» в номере счета-фактуры указывается код подразделения, филиала, который выставил этот документ, или другая информация по сделке в виде кода.

Структура номера счета-фактуры, период начала нумерации, порядок оформления и учета счетов-фактур необходимо закрепить в учетной политике организации.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

Вопрос 2. Чьи данные должен указывать в счете-фактуре комиссионер?

Комиссионеры выставляют счета-фактуры при реализации товара комитента от своего имени. При этом налогоплательщики иногда задаются вопросом, что указывать в строках 2, 2А и 2Б. По правилам из постановления № 1137, здесь следует приводить реквизиты продавца. Но кто в этом случае считается продавцом — комиссионер или комитент?

Недавно Минфин в очередной раз подтвердил, что при осуществлении реализации от своего имени комиссионер должен указывать собственные данные (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-09/45747). В графе 2 указывается наименование комиссионера, в строке 2А — его адрес, в строке 2Б — его ИНН/КПП.

Если же комиссионер приобретает для комитента товар от своего имени, то ситуация совсем иная. В этом случае в указанных строках следует отражать параметры продавца товаров.

Особенности проставления буквенных значений

Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.

Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.

ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

Похожие записи:

• Что делать, если сгорела машина во дворе
• В 2023 году прожиточный минимум в Подмосковье составит 17 277 рублей
• Что делать с ипотекой если застройщик обанкротился