Как оформить административный отпуск (без сохранения заработной платы)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить административный отпуск (без сохранения заработной платы)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-6¹, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.

Приказ, личная карточка и табель

Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).

Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.

Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с нерадивым сотрудником.

Какие документы подтверждают необходимость предоставления отпуска за свой счёт

Когда просьба сотрудника рассмотрена и одобрена, можно писать заявление. В нём необходимо указать причину и продолжительность отпуска. Для того чтобы получить гарантированный безоплатный отпуск, необходимо представить документ, который подтверждает такие основания:

• одинокие матери предоставляют свидетельство о рождении ребёнка, где в графе для сведений об отце стоит прочерк;
• отцы-одиночки представляют документы об отсутствии у ребёнка матери. Это может быть свидетельство о смерти или другой документ с объяснением причины её отсутствия. Например, решение суда о том, что мать числится пропавшей без вести, находится на принудительном лечении, либо лишена права материнства;
• сотрудники, совмещающие трудовую деятельность с получением образования, должны позаботиться, чтобы оформить справку из учебного заведения;
• люди, совмещающие деятельность на двух работах, представляют справку со второго места трудовой деятельности.

Отпуск за свой счёт во время простоев: можно или нет?

Принудительно отправить работника в неоплачиваемый отпуск работодатели не имеют права, даже если предприятие не работает. За такие действия руководству могут вынести предупреждение или штраф. В то же время наказания не будет, если в отпуск без оплаты работник ушёл по собственному желанию.

Выплаты работнику при простое предприятия по вине работодателя возмещается в размере ⅔ от средней заработной платы, а при отсутствии его вины — ⅔ от оклада (тарифной ставки) работника.

Трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, когда работодатель обязан дать сотруднику дни без сохранения заработной платы, их количество зависит от ситуации. Можно взять до пяти календарных дней, если:

• родился ребенок;
• предстоит регистрация брака;
• умер близкий родственник.

Инвалиды вправе рассчитывать на дополнительные 60 дней в году. А пенсионеры — до 14 дней. Такой отпуск за свой счет пенсионерам предусмотрен, если речь идет о пенсии по старости. Аналогичный период предусмотрен для жен и родителей военных, которые погибли при несении службы или вследствие заболевания, сопряженного с такой службой.

Отпуск за свой счет когда можно брать? При наступлении события: смерти, рождения, официального заключения брака. В остальных случаях — в любое время. Пенсионеры обычно присоединяют дополнительные дни отдыха к основному отпуску.

Есть и другие случаи, когда работодатель не может отказать в предоставлении отпуска за свой счет. Для наглядности сведем их все в таблицу.

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОТПУСКА БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ (ОТПУСКА «ЗА СВОЙ СЧЕТ»): ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Сначала приведем краткую юридическую справку.

Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Пошаговая процедура предоставления отпуска без сохранения заработной платы («за свой счет») аналогична и для случаев, когда работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

• участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Сколько дней отпуска за свой счет может взять сотрудник в год

Необходимо помнить, что максимальный срок по ТК РФ такого отпуска не устанавливается.

Когда сотрудник хочет получить такой отпуск, он составляет обращение к руководителю и указывает желаемое количество дней. При этом в заявлении нужно указать причину получения отпуска.

Руководитель рассматривает обращение и может принять одно из следующих решений — отказать в отпуске, предоставить в полном запрашиваемом объеме либо предоставить исходя из имеющейся производственной возможности.

Практика показывает, что чаще всего срок устанавливается по согласованию между администрацией и работником.

Для отдельных категорий работников (например, госслужащих или муниципальных работников) отдельный федеральные законы могут ограничивать длительность периода такого отдыха. Так, у упомянутых категорий, длительность отпуска без оплаты не может превышать 1 год.

Сотруднику при запросе периода отпуска необходимо помнить, что только 14 дней включаются в период расчета основного трудового отпуска. Все остальные дни будут сдвигать его наступление.

Уважительные причины отпуска за свой счет

По общему правилу отпуск работнику за его счет предоставляется с согласия работодателя по каким-то семейным обстоятельствам работника или иным уважительным причинам.

Какие иные уважительные причины могут возникнуть у работника, трудовой кодекс нам ничего по поводу этого не говорит.

Можно выделить следующие уважительные причины:

1. в связи с тяжелым состоянием здоровья супруга, близкого родственника, опекуна
2. проводы в армию сыну
3. пожар или другое бедствие, которое случилось у работника или его близких родственников
4. карантин в учреждении ребенка или закрытие, например, детского садика
5. иные причины

Насколько причина является уважительной, в каждой конкретной ситуации будет решать работодатель.

При этом имеются случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск работнику за его счет, а именно:

• участникам ВОВ — до 35 дней в году
• пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 дней в году
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, работников ОВД, пожарной службы, таможни, учреждений и органов УИС, органов принудительного исполнения, погибших или умерших из-за ранения, контузии или увечья, когда они исполняли обязанности на службе, или по причине заболевания, которое связано с прохождением службы — до 14 дней в году
• инвалидам — до 60 дней
• если у работника родился ребенок, ему необходимо зарегистрировать брак, у него умер близкий родственник — до 5-ти дней
• в иных случаях, которые предусмотрены законами или коллективным договором

Заявление без сохранения заработной платы образец на один день в 2022 году

Приведем образец заявления за свой счет на один день. Оно выглядит следующим образом:

Директору ООО «Ромашка»
Цветкову А.С.
от бухгалтера
Васильковой И.В.

Заявление

о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы на 01 сентября 2022 года продолжительностью один календарный день в связи с тем, что мой сын Васильков Семен Петрович пойдет в 1-ый класс.

Дата: 23.08.2022

(подпись) Василькова И.В.

«Не возражаю»

Главный бухгалтер

(подпись) Е.В. Розова

Рекомендации работодателю

Как и при любом кадровом вопросе, руководству необходимо четко придерживаться норм трудового законодательства и фиксировать все изменения согласно принятому регламенту. Даже неоплачиваемый отпуск может послужить причиной больших неприятностей, если надзорные органы в ходе проверки выявят нарушения ТК и федерального законодательства.

Уйти за свой счет можно только по письменному заявлению, который работник передает непосредственному руководителю. Если гражданин имеет право на использование дополнительных дней сверх графика, отказать руководство не вправе.

Следует обращать внимание на продолжительность отсутствия на рабочем месте, так как отсутствие более 2 недель влечет за собой исключение из стажа аналогичного периода. Если оформлен больничный в отпуске без сохранения заработной платы, рабочий стаж будет отсчитываться с момента вынужденного завершения отпуска по причине болезни.

Если работник находится в отпуске, и потребовался отзыв в связи со срочной потребностью его на работе, администрация не вправе делать это в приказном порядке.

Отпуск за свой счет вместо объявления простоя

Нередко работников отправляют в отпуска без сохранения зарплаты, чтобы не платить за простой (ст. 157 ТК РФ). Такой способ сокращения издержек — неудачное решение.

Отпуска за свой счет по инициативе работодателя законодательством не предусмотрены (разъяснения Минтруда РФ, утв. постановлением от 27.06.1996 № 40, ст. 128 ТК РФ). Инициатором такого отпуска может быть только работник. Иначе возможно судебное разбирательство.

Вероятность проигрыша велика, если у работодателя не будет заявления сотрудника на отпуск за свой счет и суд установит факт простоя в организации. Так, в одном деле отсутствие у сотрудника рабочего места из-за расторжения договора субаренды на помещение помогло последнему выиграть дело. К тому же он не писал заявление на отпуск (определение Брянского областного суда от 01.12.2011 № 33–3942/11).

Впрочем, и с заявлением можно проиграть, особенно если выяснится, что оно написано под давлением. Выбор между увольнением и таким отпуском может подтвердить свидетель. Не исключено, что суд проверит и обоснованность представления отпуска (определение ВС Республики Бурятия от 23.04.2012 № 33–930).

Но для некоторых судов причина ухода в отпуск значения не имеет (определение Пермского краевого суда от 28.05.2012 № 33–4333). Главное, чтобы заявление было написано без давления и угроз со стороны работодателя. Но без свидетелей таких действий суд, скорее всего, отвергнет обвинения сотрудника.

В попытке доказать незаконность оформления отпуска без сохранения зарплаты вместо объявления простоя сотрудники ссылаются еще на два факта: массовый характер отпусков и реальное приостановление работы в компании.

Первый довод суды отклоняют по разным причинам. Например, Санкт-Петербургский городской суд удовлетворил пояснение работодателя, который сослался на большой штат сотрудников и объяснил их отпуска различными причинами. А у работника не оказалось подтверждений его слов (определение от 14.02.2011 № 33–1997/2011).

Опровергнуть второй факт — простой — можно с помощью актов или сводных ведомостей выполненных работ, договоров с контрагентами, табелей учета рабочего времени. Их наличие позволит продемонстрировать, что приостановки деятельности не было.

Больничный лист в отпуске за свой счет

Ситуации с болезнью сотрудника во время ежегодного отпуска регламентированы Трудовым кодексом РФ. А вот с отпусками без сохранения зарплаты положение не столь однозначно. Действия работодателя будут зависеть от того, когда болезнь началась и закончилась.

Периоды болезни и отпуска за свой счет совпали. Самая простая (для работодателя) ситуация складывается, когда временная нетрудоспособность приходится на время отпуска без сохранения зарплаты. В этом случае работодатель вправе отказать в выплате пособия. При этом ему нужно сослаться на п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255- ФЗ (далее — Закон № 255- ФЗ).

Правомерность таких действий подтверждается судебной практикой. Так, Санкт-Петербургский городской суд отказал работнице в требовании взыскать с компании пособие по временной нетрудоспособности. Несмотря на то, что она являлась застрахованным лицом, больничный оплате не подлежал. Ведь ухаживая за больным членом семьи, сотрудница одновременно находилась в отпуске за свой счет (определение от 28.09.2011 № 14334). К аналогичному выводу пришел Хабаровский краевой суд в определении от 17.02.2012 № 33–1107/2012.

Важно помнить, что такое пособие в первую очередь призвано компенсировать утраченный заработок, который как раз за время отпуска за свой счет и не сохраняется. Даже если работодателю известно о болезни сотрудника и наличии у него больничного, в табеле учета надо делать отметки об отпуске без сохранения зарплаты. По всем документам он находится именно в этом отпуске.

Болезнь продолжается после окончания отпуска за свой счет. Ситуация осложнится, если нетрудоспособность начнется во время отпуска и продолжится после его завершения.

Чтобы получить пособие, работник должен представить листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией по определенной форме и в установленном порядке (ч. 5 ст. 13 Закона № 255- ФЗ). Но выдача больничного листка в период отпуска за свой счет как раз и противоречит установленному порядку. Врач вправе его выписать только со дня окончания отпуска (п. 22 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н).

Впрочем, врачи такими нюансами не интересуются, а работники и вовсе не знают об этой норме. Поэтому ситуацию приходится решать работодателю, которому поступает листок нетрудоспособности с пересекающимися периодами. На практике применяют два способа: оплачивают дни болезни, не совпадающие с отпуском за свой счет, либо возвращают больничный работнику с требованием оформить его по правилам.

В первом случае работодатели руководствуются п. 17 Положения (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). Они исключают из подсчета дни нетрудоспособности, которые пришлись на отпуск за свой счет, а остальные оплачивают как положено. Не помешает приложить к больничному приказ о представлении отпуска без сохранения зарплаты. Он объяснит расхождения в количестве оплаченных дней.

Например, с 13.10.2014 по 24.10.2014 (включительно) работнику оформлен отпуск без сохранения заработной платы. Больничный лист ему открыли 22.10.2014, а закрыли 29.10.2014. Значит, пособие ему положено за период с 25.10.2014 по 29.10.2014. Те, кто используют этот способ, как правило, согласуют свои действия с ФСС России. И позвонить в этот орган лучше до начисления денег.

Но для работодателя безопаснее отправить работника в поликлинику оформлять дубликат. В качестве даты начала болезни должна стоять дата, следующая за окончанием отпуска за свой счет. Работнику нужно объяснить, что иначе больничный лист нельзя считать достоверным документом для выплаты пособия.

Если этого не сделать, то у организации могут быть сложности с возмещением (зачетом) расходов на страховое обеспечение (п. 4 ч. 1 ст. 4.2, ч. 4 ст. 4.7 Закона № 255- ФЗ). Фактически больничный оформлен с нарушением порядка его выдачи (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 № А29-6046/2013).

Если работник остался в месте командирования на отпуск, обратную дорогу ему можно не оплачивать

Может ли работник-льготник требовать предоставления ему отпуска менее чем через три дня после подачи заявления?

Расчет отпускных: основные правила и допускаемые ошибки

Минтруд России рассказал о последствиях предоставления отпуска в период командировки

Из чего может складываться 14 дней непрерывного отпуска?

Особенности регламента заявления о предоставления отпуска за свой счет

Процесс заполнения заявления пошагово выглядит следующим образом:

1. Работник организации пишет заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы, указывая в нем причину для предоставления отгула. Обычно после одобрения обстоятельств работодателем, конкретная причина меняется на «по семейным обстоятельствам».
2. Если работодатель дает положительный ответ, то издается приказ о необходимости предоставления административного отпуска сотруднику. Данный документ вступит в силу только после подписания.
3. Далее составляется табель учета отработанного времени, учитывающий отпуск без сохранения оплаты труда.

Что нужно для того, чтобы получить неоплачиваемый отпуск

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации термин «неоплачиваемый отпуск» используется в отношении дней отдыха, предоставляемых наемным сотрудникам на определенный промежуток времени

Важно обратить внимание на то, что за этот временной промежуток не осуществляются финансовые выплаты. Подобные выходные нужны в той ситуации, когда сотрудник использовал основной отпуск. Также данный вид отгулов может использоваться в той ситуации, когда сотрудник не может взять основной отпуск из-за различных причин

Также данный вид отгулов может использоваться в той ситуации, когда сотрудник не может взять основной отпуск из-за различных причин.

Для того чтобы получить необходимые выходные, следует заполнить заявление на имя начальника организации. Следует упомянуть, что в некоторых случаях условия получения отпуска за свой счет фиксируются на страницах коллективного договора предприятия. В этой ситуации, следует брать в расчет не только законы Трудового Кодекса, но и соглашения, зафиксированные в коллективном договоре.

При наличии желания работника взять отгул «за свой счет»:

• сохраняется рабочее место;
• не изменяется фиксированная ставка заработной платы.

В том случае, когда не все дни данного вида отпуска были израсходованы их перенос или продление невозможно. Также следует упомянуть о том, что важным критерием является согласие директора предприятия, предоставить отдых сотруднику. Несмотря на то, что в большинстве случаев, согласие начальства является простой формальностью, бывают ситуации, когда руководители отказывают сотруднику в праве на дополнительные отгулы, без финансовых выплат.

По правилам ТК, максимальная длительность подобного отдыха не ограничена. Этот срок может составлять как несколько дней, так и несколько месяцев. Главным критерием является соглашение между работником и руководителем организации. Длительность отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемого в обязательном порядке, регламентируется статьей номер сто двадцать семь. Согласно установленным правилам, отпуск с максимальной продолжительностью в два месяца доступен для определенной группы лиц. К данной группе, в первую очередь относятся инвалиды, занимающиеся трудовой деятельностью.

Отгул за свой счет продолжительностью пять рабочих дней дается сотрудникам в случае с кончиной близкого, рождением ребенка или регистрацией брака. Однако эти условия могут изменяться на основе коллективных договоров и других документов, использующихся в организации.

Разрешается ли удлинение отпуска на нерабочие праздничные дни

Продолжительность неоплачиваемого отгула сотрудника определяется двухсторонним согласием его и работодателя. Исключение — случаи, когда такое право делегировано законом. Исчисляется календарными днями. Но здесь, в отличие от правил оформления обычного оплачиваемого отпуска, присутствуют некоторые нюансы.

Отгул без сохранения за сотрудником заработной платы предоставляется в календарных днях на весь согласованный период и не ограничивается верхним пределом дней. Учитывая этот факт, тут отсутствует обязательная норма, обязывающая работодателя переносить дни, попадающие на официальные праздники или выходные. Считать будут только календарные дни, что были указаны в согласованном заявлении.

Помните, бесплатные периоды отсутствия на работе предоставляется ровно на тот период, что указан в заявлении и не удлиняется. Даже если попадает на праздничные, либо официальные выходные дни.

Похожие записи:

• На что нужно обратить внимание при переходе с УСН на ОСНО
• Пенсионеров Волгоградской области ждет повышение пенсий на 18,5%
• Отпуск за ненормированный рабочий день