Назначаем и оформляем на должность контрактного управляющего правильно
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Назначаем и оформляем на должность контрактного управляющего правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мелкие заказчики, как правило, распоряжаются годовым бюджетом не более 10 млн. руб., а их типичным представителем являются муниципальные учреждения. Большая часть и так небольшого бюджета к тому же уходит на коммунальные нужды.
Назначение на должность управляющего.
Если должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена или предусмотрена, но вакантна, управляющего нужно назначить из числа работников. Назначение осуществляется приказом работодателя. Образец см. ниже.
Государственное автономное учреждение «Горводоканал»
(ГАУ «Горводоканал»)
ПРИКАЗ
о назначении контрактного управляющего
г. Самара
10.01.2020 № 2-К
В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Назначить главного бухгалтера ГАУ «Горводоканал» Иванову И. Е. на должность контрактного управляющего, ответственного за закупки товаров, работ, услуг для обеспечения нужд ГАУ «Горводоканал», включая контроль исполнения контрактов.
Возложить на Иванову И. Е. функции и полномочия, предусмотренные должностной инструкцией контрактного управляющего, утвержденной приказом руководителя ГАУ «Горводоканал» от 12.12.2019 № 55.
Специалисту отдела кадров подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Ивановой И. Е. до 14 января 2020 г.
- В соглашении установить следующее:
контрактный управляющий действует на основании настоящего приказа и должностной инструкции с 14 января 2020 г. бессрочно;
контрактный управляющий несет персональную ответственность в пределах возложенных на него полномочий.
Секретарю Борисовой С. К. довести настоящий приказ до сведения Ивановой И. Е. под подпись.
Контроль исполнения настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Машкову С. С.
Различия между контрактной службой и контрактным управляющим
| Контрактная служба | Контрактный управляющий |
|---|---|
| коллегиальный орган заказчика | должностное лицо заказчика |
| в состав должно входить не менее 2 человек | может быть один |
| только одна в организации | может быть несколько |
| действует на основании положения, которое составляется в соответствии с типовым положением (приказ Минфина от 31.07.2020 № 158н) и не может ему противоречить | действует в соответствии со своей должностной инструкцией и трудовым договором |
| обязанности по проведению закупок разделяются между работниками службы (конкретный работник контрактной службы, например, может только планировать закупки, другой — занимается только обоснование цены и т.д. | отвечают за одну или несколько закупок полностью (делает все сам — планирует закупки, обосновывает цену, размещает информацию в ЕИС и др.) |
Госзакупки — сложная область
Такой профессии, как контрактный управляющий, даже нет в Квалификационном справочнике должностей. Поэтому у контрактного управляющего в трудовой книжке не будет записи с таким красивым словосочетанием.
Должность будет называться как угодно: специалист, бухгалтер, инженер, юрист, экономист, но никак не контрактный управляющий.
Любопытно, что в настоящее время основная масса тех сотрудников, кто занимается госзакупками на стороне заказчика – это действительно люди смежных профессий, которым дали дополнительную нагрузку и лишнюю головную боль.
При этом дополнительный функционал далеко не всегда оплачивается.
Особенности работы контрактного управляющего в организации среднего размера.
У средних заказчиков объемы закупок в год составляют не более 100 млн. руб. Тут также не приходится создавать контрактную службу. Однако, если объемы каждой конкретной процедуры закупки небольшие, то справится в одиночку с поступающей информацией и документами уже становится достаточно проблематично.
Образно говоря, на рабочем месте не будет времени попить чай и поболтать по телефону. Вам действительно придется на работе исключительно работать, работать много и быстро, особенно в начале и конце финансового года.
Совмещать основную работу с деятельностью контрактного управляющего в таких условиях можно только в том случае, когда за каждую закупку в учреждении реально отвечает непосредственно тот, кто в этом заинтересован.
В этом случае создать единую систему будет достаточно сложно, однако примеры успешных решений имеются.
Контрактный управляющий вынужден закупать широчайший ассортимент товаров и услуг — от хозтоваров и туалетной бумаги до мобильного электроснабжения, охраны, химических веществ, медицинских препаратов, стройматериалов, услуг связи и т. д.
Примеры запросов от организаций встречаются самые удивительные, а иногда смешные.
Конечно, квалифицированно разбираться во всем этом одному человеку физически невозможно.
Чтобы избежать задержек по времени и ошибок в составлении документации, в такой ситуации следует привлекать к закупкам сотрудников, которым непосредственно нужно то, что закупается.
В частности, в документации к закупке обязательно наличие технического задания (ТЗ). ТЗ проще составить фактическому потребителю, тому, кто непосредственно знает, что ему нужно и как это должно выглядеть.
Если удается найти понимание с конечным потребителем товара или услуги и он идет навстречу, жизнь контрактного управляющего немного упрощается.
К сожалению, это бывает не всегда, руководство не любит отвлекать сотрудников, а сами сотрудники всячески уклоняются от рутинной работы по составлению ТЗ.
В таком случае контрактный управляющий или тендерный специалист вынужден делать ТЗ сам.
Для этого нужно настойчиво просить исчерпывающую информацию о товаре (работе, услуге) от инициатора закупки, включая все существенные особенности, сроки, количество или объем поставки.
Настоятельно советую фиксировать эту информацию в письменном виде, на бумаге, в электронной почте и так далее.
На это есть 2 причины:
1) проще делать документацию на закупку с минимумом ошибок;
2) рано или поздно окажется, что какой-то сотрудник забудет о своей заявке, прозевает сроки, ассортимент или какие-либо важные условия и потребуется фактура. Иногда недобросовестные сотрудники в случаях своих ошибок пытаются свалить проблему на контрактного управляющего. Документирование заявок и сохранение переписки может сберечь нервы, кошелек и репутацию.
Также продуктивной работе в большинстве случаев очень помогает разработка и внедрение отдельного регламента взаимодействия работы по закупкам, в которых должны указываться ответственность, распределение обязанностей и формы взаимодействия участников процесса закупки — от конечного потребителя до руководителя организации.
Контрактный управляющий
Контрактный управляющий – это должностное лицо, которое назначается государственным заказчиком для того, чтобы такой сотрудник занимался проведением закупочных процедур для обеспечения нужд государственного или муниципального заказчика. Назначение контрактного управляющего (независимо от того, сколько таких сотрудников будет назначено) происходит в том случае, если общий годовой объем закупок заказчика менее ста миллионов рублей.
Назначается такой сотрудник на основании приказа руководителя организации с расшифровкой всех наложенных на него обязанностей. В целом порядок действий выглядит следующим образом:
- издание приказа о создании должности контрактного управляющего;
- приказ о назначении конкретного человека на должность контрактного управляющего;
- формирование должностной инструкции контрактного управляющего;
- формирование положений о комиссиях для проведения конкурентных способов закупок.
Контрактная служба и контрактный управляющий (44-ФЗ)
Закупочную деятельность заказчиков, работающих по Закону № 44-ФЗ, обеспечивают работники контрактной службы и контрактные управляющие. Данная деятельность стала востребованной именно благодаря принятию Закона № 44-ФЗ, которых ввел достаточно жесткие правила осуществления закупок, а также предусмотрел необходимость составления и размещения в ЕИС различных документов.
Нужно отметить, что работник контрактной службы и контрактный управляющий – это ни одно и тоже. При схожести функционала и предъявляемых к ним требований они отличаются друг от друга. Такие различия мы разберем в настоящей статье. Также в данной статье мы рассмотрим основные сложности, с которыми сталкиваются сотрудники заказчика, занятые в сфере закупок.
«КОМИССИЯ ПО ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ ЗАКУПОК»
Надеемся, что материал, представленный в статье, окажется полезным как для лиц, только присматривающихся к данной сфере деятельности, так и для лиц, уже непосредственно работающих в сфере закупок. Если это окажется так, пожалуйста, не забудьте оценить материал после прочтения, оставив соответствующий комментарий.
Контрактный управляющий
Правовые нормы в сфере закупочных отношений предусматривают множество требований к специалистам, которые в ней заняты.
Мы предлагаем не столько базовые курсы для контрактных управляющих, сколько развернутые и всеобъемлющие программы, которые позволят структурировать все необходимые знания.
Практические и наглядные элементы (игры, интерактивные задания, общение в аудитории) помогают легче усваивать информацию, использовать ее в собственной работе.
Можно ли назначить контрактного управляющего без обучения? Знать, какое образование должен иметь контрактный управляющий по ФЗ-44, необходимо для того, чтобы не только соблюсти букву Закона, но и провести процедуры без нарушений, и минимизировать риски. Сделать это помогут профильные программы от Русской Школы Управления.
Мы предлагаем пристально рассмотреть нормативную базу контрактной системы и особенности ее применения, предмет, цели, сферу использования ФЗ №44 и так далее. На наших семинарах контрактные управляющие обучаются очно, могут задать вопросы опытному и компетентному преподавателю.
Что изучают контрактные управляющие В рамках тренингов слушатели узнают об участниках отношений, централизации закупок, уполномоченных органах и учреждениях.
Для улучшения дополнительного профессионального образования контрактные управляющие осваивают должностные инструкции, определяют права и полномочия, узнают о границах ответственности.
Они изучают преференции, которые можно получить при осуществлении закупок: для организаций инвалидов, социально-ориентированных и некоммерческих предприятий и так далее. На семинарах для контрактных управляющих аудитория знакомится с прогнозированием и составлением планов, особенностями внесения изменений в графики.
Наши программы также уделяют много внимания информационному обеспечению: региональным и муниципальным системам, ограничениям по раскрытию сведений. Также профессиональная переподготовка контрактных управляющих включает изучение вопросов проведения конкурсов, признания их недействительными.
Аудитория закрепляет знания о порядке подачи заявок, организации аукционов и отношениях с единственным поставщиком. Повышение квалификации для контрактных управляющих ? не единоразовая Процедура. Оно должно быть регулярным и комплексным, чтобы поддерживать высокий уровень компетентности.
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОТ 05.04.2013 № 44-ФЗ «О КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЕ В СФЕРЕ ЗАКУПОК ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ НУЖД»
|
Создание приказа о контрактной службы заказчика
Организация решила создать контрактную службу. Законом № 44-ФЗ форма принятия такого установлена. Как правило, оно оформляется в виде приказа: в произвольной форме, на бумажном носителе.
Что необходимо указать в приказе:
- фамилию, имя, отчество, должность руководителя контрактной службы;
- структурное подразделение, на которое возлагаются функции контрактной службы, или фамилии, имена, отчества, должности сотрудников контрактной службы;
- срок подготовки руководителем контрактной службы документов (должностных регламентов, инструкций и т.п.), определяющих должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников контрактной службы (п. 10 Типового положения).
Кто составляет: уполномоченное должностное лицо.
Кто утверждает: руководитель заказчика или уполномоченное им лицо.
Срок утверждения: не позднее начала финансового года, в котором совокупный годовой объем закупок (СГОЗ) заказчика превысит 100 млн руб. Если СГОЗ превысит указанную сумму в результате утверждения дополнительных объемов финансирования заказчику, — не позднее даты доведения до него соответствующего решения (ч. 1 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).
Ответственность контрактного управляющего и членов контрактной службы
Закон устанавливает персональную ответственность для контрактных управляющих и членов контрактной службы за соответствие проведения госзакупок действующим нормативным актам, регулирующим их. Нарушение указанными лицами нормативных актов в сфере госзакупок может стать основанием для привлечения их, например, к дисциплинарной, гражданско-правовой и даже к уголовной ответственности.
Кроме того, указанные лица, как должностные, могут быть привлечены к административной ответственности. Так, например, согласно ст. 7.30 КоАП РФ контрактный управляющий может быть оштрафован на 30 000 рублей, если нарушит сроки размещения в ЕИС документов, которые необходимо разместить для госзакупок согласно закону более чем на два рабочих дня.
Первый способ. Заказчик может сформировать, как было отмечено выше, отдельное структурное подразделение, возглавляет которое руководитель КС. Такой подход применяется обычно в очень крупных компаниях. Обычно в подобных ситуациях служба состоит из большого количества постоянных сотрудников, которые работают в ней в штате, на постоянном месте.
Второй способ. Заказчик издает приказ о постоянном составе работников. В результате формируется отдельная служба, но не отдельное структурное подразделение. Возглавляет ее обычно заместитель руководителя. Основным достоинством создания такого отдела является то, что при необходимости он может быть очень быстро расформирован.
Традиционно в контрактную службу должно входить два и более сотрудников.
В том случае, если нет необходимости создавать КС, руководитель издает приказ о контрактном управляющем. Назначается сотрудник, который выполняет указанные выше позиции. С одной стороны, работы для него немного. Но повозиться приходится. Специалисту придется изучить законодательство и практику. Главное же заключается в том, что обычно такая нагрузка является дополнительной. Поэтому ответственность остается такой же, как и в крупных организациях, а оплачивается достаточно скудно.
В пункте 6 Положения перечислены возможные способы создания контрактной службы:
*как отдельного структурного подразделения,
*как утвержденной Заказчиком группы сотрудников, выполняющих все функции контрактной службы. При этом отдельное подразделение не создается (служба без образования структурного подразделения).
Согласно пункту 7 документа, численность контрактной службы не может составлять менее двух сотрудников, а максимум определяется Заказчиком. Положением Заказчика может быть установлено условие, что сотрудники контрактной службы не имеют права одновременно являться членами комиссии по закупкам Заказчика.
Когда контрактная служба является отдельным подразделением, ее руководитель назначается Заказчиком или должностным лицом исполняющим его обязанности. Издается приказ о назначении. Если служба создается без образования структурного подразделения, обязанности ее главы выполняет один из заместителей руководителя бюджетного учреждения.
Формирование организационной структуры является обязанностью руководителя контрактной службы. Круг должностных обязанностей, персональная ответственность каждого сотрудника определяются с учетом основного принципа — рост эффективности, увеличение результативности осуществления закупок для государственных, муниципальных нужд.
Данный приказ является тем нормативным актом, который ложится в основу работы создаваемого подразделения. Данный приказ может быть подписан только руководителем организации, так как происходит создание нового подразделения.
В рамках такого приказа потребуется отразить следующую информацию:
- дата создания контрактной службы;
- перечень ее сотрудников, а также сотрудников, которые входят в данное подразделение (так как сотрудники могут изменяться, то их перечень может быть утвержден в виде самостоятельного приложения, которое при необходимости может быть изменено). Руководитель отдела организации закупок указывается в самом теле приказа как то должностное лицо, на которое возлагаются обязанности по первичной организации работы создаваемого подразделения, а также по контролю за его работой, проводимому на первом уровне;
- в рамках приложения к приказу также может быть утверждено и положение о создаваемом подразделении, в котором будет перечислен ряд вопросов, отражающих функционирование этого подразделения (права и обязанности сотрудников, цели создания, круг решаемых вопросов). Положение об отделе организации закупок должно быть разработано в соответствии с существующим Типовым положением, подготовленным Минфином РФ еще в 2013 году.
Кроме того, потребуется также и указать, когда приказ вступает в силу (либо конкретной датой, либо указанием на дату подписания).
Ответственность членов КС и контрактного управляющего (КУ)
Согласно закону, существует персональная ответственность для КУ и членов КС за то, насколько соответствуют проведенные ими госзакупки действующим актам. В том случае, если были обнаружены нарушения, то это основание для привлечения к ответственности. В зависимости от ситуации и тяжести это может быть дисциплинарная, гражданско-правовая и даже уголовная. Более того, должностные лица привлекаются также к административной ответственности. Данные положения подробно прописаны в законе.
Поэтому в современных условиях не так просто занимать должность «контрактный управляющий». Образец инструкции, ее обязательных пунктов, содержится на картинке.
Естественно, это базовый вариант, который руководитель может дополнить необходимой информацией.
Документы, которые регулируют деятельность
В своей деятельности контрактные управляющие руководствуются Конституцией Российской Федерацией, гражданским и бюджетным законодательством, нормативными правовыми актами, положением (регламентом) о контрактной службе заказчика-работодателя. Общие требования определены законом № 44-ФЗ и Типовым положением (регламентом), который утвержден Приказом Минэкономразвития России от 29.10.2013 № 631.
Форма принятия решения о создании службы законом № 44-ФЗ не установлена. На практике оно оформляется приказом руководства организации-заказчика. Также руководитель заказчика обязан разработать на основании Типового положения и утвердить собственное положение (регламент).
Утверждать какие-либо документы, которые будут регламентировать деятельность управляющего закупками, законодательство не обязывает. Не существует пока и рекомендованных к применению форм. Например, не разработана типовая должностная инструкция контрактного управляющего бюджетного учреждения.
При приеме на работу сотрудника, на которого на постоянной основе будут возложены обязанности управляющего, или при вменении таких обязанностей сотруднику, ранее их не выполнявшему, заказчику необходимо определить функции и полномочия работника в трудовом договоре, должностной инструкции или регламенте.