Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
У каждого работодателя есть документ, в котором ведут кадровый учет количества ставок, отделов и подразделений, должностей. Это и есть штатное расписание (ШР). В нем определяют не только список должностей, но и зарплату по ним — основной оклад и все доплаты, надбавки и премии по системе оплаты труда.
Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории
Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).
Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.
Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.
Если штатное расписание в программе ведется без сохранения истории, то в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано, с указанием даты его формирования и включения его в штатное расписание, или что оно уже не используется — с указанием даты расформирования.
В карточке должности указывается, что должность введена в штатное расписание или исключена из него и больше не используется. Это позволяет не отображать в соответствующих списках неиспользуемые в настоящий момент подразделения и должности, что облегчает работу со списками, поиск и выбор в них требуемых строк.
В списке позиций штатного расписания предусмотрен отбор актуальных позиций с возможностью просмотра еще неутвержденных (когда установлен флаг Показывать неутвержденные позиции) (внизу формы), а также уже закрытых позиций штатного расписания (когда установлен флаг Показывать закрытые позиции). Также можно настроить произвольные отборы (по кнопке Еще – Настроить список…) или добавить колонки с количеством свободных и занятых штатных единиц, которые по умолчанию не отражаются в списке (по кнопке Еще – Изменить форму…).
- Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться на разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные.
- Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но если условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц.
Утверждение штатного расписания в 1С
В случае, если изменения, которые вы планируете внести в штатное расписание являются кардинальными, рекомендуется воспользоваться разделом «1С» (ред. 3.1) «Утверждение штат. расписания». Как правило, такая потребность возникает при смене высшего руководства, либо глобальной «трансформации» структуры предприятия.
Отдельно стоит напомнить о том, что штатное расписание — важный (хотя и не обязательный) документ, находящийся в ведомости организации. На его «базе» можно проводить:
- анализ количества вакантных и занятых должностей на предприятии;
- учет уволенных и принятых на работу служащих;
- индексацию размера з/п сотрудников организации.
Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ
Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?
Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.
Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?
Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.
Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?
Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.
Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?
Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.
Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?
Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.
Когда надо менять штатное расписание
Штатку меняют по решению руководителя, которое подкреплено приказом. Обычно вносят такие коррективы по штату:
- исключение конкретных вакансий или целых подразделений из-за изменений в структуре компании;
- ввод новых единиц в связи с увеличением производственных объемов, расширением бизнеса;
- уменьшение единиц из-за сокращения численности;
- корректировка окладов;
- смена названия для должностей, отделов, подразделений.
Ведем штатное расписание в «1С:ЗУП»
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.3.1, автоматизированный инструмент «Штатное расписание» позволяет вести штатное расписание, вносить в документ изменения, печатать приказы на утверждение и изменение, вести кадровый учет значительного количества штатных единиц.
Что необходимо учесть при оформлении штатного расписания в 2019 году
Для филиалов компании не нужно создавать отдельные штатные расписания. Почему? Расписание составляют для всего предприятия. Если руководство все же хочет составлять расписания для всех филиалов компании, то отражает эту инициативу во внутренних документах. При этом начальник подразделения наделяется соответствующими полномочиями.
В кадровой документации филиала обозначают те же характеристики штата, что и в расписании, которое разрабатывается для всей фирмы. Штатное расписание компании также должно быть утверждено приказом, его нужно пронумеровать и проставить дату.
Суммы окладов для должностных позиций с одинаковыми названиями также должны быть одинаковыми.
Если оклады разные, для компании лучше и безопаснее называть должности по-разному (редактор, корректор). Многие фирмы указывают в своих штатных расписаниях «вилки» оклада, допустим, 15–25 тыс. руб. Судьи и сотрудники инспекции по труду по-разному смотрят на эту ситуацию. По мнению суда, это допустимо, поскольку сумму оклада можно указывать в трудовом договоре и локальных документах. Но практика органов надзора показывает, что за назначение окладов «от и до» на компанию может быть наложен штраф, поскольку это нарушает права работников (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ).
Если возникают споры, требующие вмешательства суда, работодатель должен четко обосновать сложившуюся ситуацию. В этом случае за указание диапазона «от и до» на компанию не наложат штраф.
Иные формы штатного расписания
В целях контроля за численностью работников и установления размеров должностных окладов работников некоторых бюджетных и казенных учреждений форма, порядок составления, согласования и утверждения штатных расписаний определяются ведомственными нормативными правовыми актами.
Так, бюджетные и казенные учреждения МЧС при утверждении штатного расписания руководствуются Приказом МЧС России от 24.09.2008 N 563 (далее — Приказ N 563).
«О порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России».
Для указанных учреждений установлен Порядок составления, согласования, утверждения, регистрации штатных расписаний, а также сроки составления и утверждения. Отметим, что в данных учреждениях расписания утверждаются ежегодно, однако действующее штатное расписание может быть продлено на следующий год.
Обратите внимание! По общим правилам штатное расписание утверждается по мере необходимости: при вводе или исключении штатных единиц, изменении наименований или размера должностных окладов и т.п.
Изменение названия должности или подразделения
Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.
Какой нормативный акт регулирует этот вопрос?
Есть один законодательный акт, в котором встречается словосочетание «штатное расписание» – это ст. 57 ТК РФ.
В этой статье разъяснено, что должность работника или его специальность с конкретизацией квалификационного уровня в трудовом договоре и в штатном расписании должны быть идентичными.
Те же требования указаны и в письме Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1.
Однако ни в одном законодательном акте не указано, как часто составляют штатное расписание. Этот документ составляют по мере необходимости, когда возникает в этом потребность – например, руководство в связи с сокращением объемов работ решило сократить штаты или численность, или вопрос касается изменения должностных окладов, и т.п.
На практике разработаны два способа, посредством которых вносятся коррективы:
- издается приказ об видоизменении документа, где перечисляются коррективы, внесенные в акт;
- утверждается новый документ.
В случае, когда в акт вносятся незначительные коррективы – наиболее подходящим считается первый способ. Соответственно, второй применяется при кардинальных поправках расписания.
Составление приказа производится в произвольной форме. В документе указываются согласно, каким основаниям было принято решение об изменении и дату, когда коррективы начинают действовать.
Основания, которые применяются для переделки акта, могут быть различными:
- увеличение или спад объемов производства;
- оптимизация структуры;
- реорганизация;
- прочие.
Как внести изменения в штатное расписание в ЗУП 3.1
Если в 1С ЗУП 8.3 ведется штатное расписания без истории изменений (снят флажок Ведется история изменений штатного расписания ), то все изменения штатного расписания вносятся непосредственно в справочник Штатное расписание .
Если флажок Ведется история изменений штатного расписания в настройках штатного расписания установлен, то справочник Штатное расписание заполнятся и изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания .
Необходимо изменить оклад для позиции штатного расписания, открыли форму позиции, но поле Оклад не редактируется. Почему? Как изменить оклад в штатном расписании?
Если в программе ведется история изменения штатного расписания, то предполагается, что изменения в «штатку» вносятся специализированными документами ( Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания ), редактирование в форме позиции штатного расписания в этом случае не предусмотрено!
Далее рассмотрим, как отражаются те или иные изменения штатного расписания для обоих вариантов ведения «штатки».
Ввод и изменения штатного расписания с сохранением истории
История изменений штатного расписания ведется в программе, если в форме «Настройка штатного расписания» в поле «Ведется история изменений штатного расписания» установлен флаг.
При ведении штатного расписания с сохранением истории создания штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». В журнале «Штатное расписание» появляются новые ссылки: «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание», «Утвердить новое штатное расписание», «Изменить текущее штатное расписание», «Документ, изменившие штатное расписание».
Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» – «Штатное расписание» – «Изменения штатного расписания» – кнопка «Создать» – «Утверждение штатного расписания»). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.
При первом вводе документа «Утверждение штатного расписания», когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную.
В табличной части документа для ввода новой штатной единицы нужно нажать на кнопку «Добавить позицию» и ввести новую позицию штатного расписания с указанием подразделения, должности, количества ставок, состава начислений, графика работы и др.
Для исключения из штатного расписания штатной единицы выделить курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажать на кнопку «Еще» – «Закрыть выбранные позиции».
Чем отличается ведение штатного расписания с историей и без истории изменений
1. Заполнение справочника Штатное расписание
При ведении штатного расписания без истории изменений (снят флажок Ведется история изменений штатного расписания) все изменения «штатки» вносятся непосредственно в справочник Штатное расписание. Таким образом, чтобы ввести штатное расписание при таком варианте потребуется просто заполнить справочник Штатное расписание.
Если же установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания в настройках штатного расписания, то справочник Штатное расписание заполнятся и изменяется при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. В этом случае чтобы первоначально ввести штатное расписание вносим документ Утверждение штатного расписания (рассмотрен далее в статье).
2. Возможность сформировать штатное расписание за прошлые периоды
Такая возможность есть только при ведении «штатки» с сохранением истории (установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания). При ведении без сохранения истории в программе хранится только один последний вариант штатного расписания.
Законодательство нашего государства не ставит определенные нормы, которые бы регулировали периодичность составления штатного расписания. Если в организации постоянная текучка кадров, то оно может составляться ежемесячно. Но чаще всего данный документ составляется на 6 или 12 месяцев, если возникает необходимость, то в документ вносятся поправки или изменения. Все это объясняется тем, что штатное расписание относится к плановой документации.
Составить форму Т-3 можно и на несколько лет. Но имеется условие, что определенная фирма гарантирует в течении нескольких лет не менять свой штат работников, вводить новые должности или, напротив, убирать существующие.
Но в настоящий период времени лишь единичные организации могут быть уверены в своей подобной стабильности. Поэтому форма Т-3 не составляется на такой длительное время.