Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.

Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
2. Контролировать их обновление.
3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.

В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

• регистрации ДИ;
• ознакомления с ДИ.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

• поступили из других организаций и от физических лиц;
• внутренние и отправляемые документы;
• требующие ответа;
• из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

• приказы по личному составу;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• трудовые книжки работников;
• личные дела работников;
• уведомления работников;
• командировочные удостоверения;
• справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
• протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

Приказы. Государственные организации

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016

• Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

• Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Приказ о назначении ответственного лица

Специально разработанной, унифицированной формы приказа по назначению ответственного лица (или нескольких) не существует. Каждая организация вправе самостоятельно разработать такой бланк или написать его в свободной форме. Следует иметь ввиду, что этот приказ является частью пакета распорядительной документации, в который помимо него входит решение о назначении ответственных лиц и должностная инструкция, содержащая полное описание обязанностей работника, а также санкции, которые следуют за их неисполнение. Под последним документом сотрудник должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним ознакомлен и согласен.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Объясняем, как правильно составить приказ

Первым делом следует обратить внимание на реквизиты. В шапке официальной бумаги прописываем полное наименование организации-работодателя со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее присваиваем приказу уникальный номер для хранения и документооборота согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.

Следующим шагом необходимо мотивировать решение руководителя, сославшись на ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса, а также объяснив наличную причину. Как только этот вопрос будет закрыт, с красной строки пишем слово «приказываю» и начинаем утверждать следующие положения:

• назначаем сотрудника (ФИО, должность) ответственным за ведение табеля;
• назначаем другого работника заместителем ответственного;
• поручаем ознакомить лиц с должностной инструкцией ответственного. Если таковой не имеется, прописываем их обязанности в тексте приказа;
• возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. В теории эти обязанностей может взять на себя лично директор.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

Приказы по основной деятельности

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

• приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
• приказы по административно-организационной деятельности — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

Ответственность за отсутствие Журнала проверок

Юридическая ответственность законом о защите прав предпринимателей не предусмотрена. Поэтому владелец компании сам решает заводить этот документ ли нет. Но поскольку требования к его наличию закреплены законодательно, инспектор в акте отмечает факт отсутствия документа, как недостаток в работе ООО или ИП, с требованием о его устранении.

Законодательство РФ устанавливает необходимость проведения проверок по деятельности и функционированию юридических лиц. Для регистрации и учета всех проводимых проверок юр. лицо должно вести специальный журнал, куда органы государственного контроля заносят соответствующие записи.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Проведение проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

Закон № 294-ФЗ регламентирует порядок проведения государственного и муниципального надзора, устанавливает виды проверок, порядок оформления результатов таких проверок.

При этом надо отметить, что в п. п. 3, 3.1 ст. 1 Закона № 294-ФЗ устанавливается длинный перечень ситуаций и видов контроля, в которых эти положения не применяются. Например, закон не применяется при налоговых проверках, в отношениях с таможенными органами, при валютном контроле и почти всех финансовых проверках. То есть при камеральной проверке ИП после закрытия нельзя будет руководствоваться положениями Закона № 294-ФЗ, так как этот вид проверок регламентируется НК РФ и есть прямое указание о неприменении.

Проверки по Закону № 294-ФЗ могут быть:

• плановыми и внеплановыми (ст. ст. 9 , 10 Закона № 294-ФЗ);
• документарными и выездными (ст. ст. 11 , 12 Закона № 294-ФЗ).

Установлены и сроки проведения проверок. Согласно ст. 13 Закона № 294-ФЗ максимальный срок проверки составляет двадцать рабочих дней, при этом регламентирован общий срок плановых проверок — это 50 часов в год для одной организации или ИП, которые относятся к субъектам малого предпринимательства, и 15 часов, если речь идет о микропредприятиях.

Каким образом определяется время проверки? Это указывается в журнале проверок, и в случае достижения общего времени проверок до конца года, например в июле, проведение проверок, утв. Законом № 294-ФЗ, будет неправомерно.

Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ.

При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации.

Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

1. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
2. “КМ” – приказы по командировкам работников.
3. “К” – кадровые.
4. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
5. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

0 Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является его трудовая книжка ().

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Данные Правила предусматривают, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них лежит на работодателе.

Иными словами, работодатель отвечает за организацию работы с трудовыми книжками.

А вот за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек ответственность несет специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (, утв.

Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

О том, как составить такой приказ, расскажем в нашей консультации.

Приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации, составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должность лица, назначаемого ответственным за трудовые книжки, дата, с которой такая ответственность на работника возлагается. Приказ может предусматривать назначение ответственного лица как по всей организации в целом, так и по определенным ее структурным подразделениям.

Кроме того, в приказе можно сразу предусмотреть указание как основного ответственного лица, так и лица, которое будет выполнять такие обязанности в отсутствие основного работника. Конкретные обязанности, а также правила работы с трудовыми книжками в приказе не приводятся. Их можно предусмотреть в трудовом договоре с работником, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (к примеру, в Положении о ведении и хранении трудовых книжек в организации).

Хотя даже отсылки на Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 будет достаточно, ведь установленные им правила являются обязательными к применению, а потому в дублировании во внутренних документах организации не нуждаются. Если работодатель в лице своего ответственного лица допустит утерю трудовой книжки работника, законодательство предусматривает следующие виды административных наказаний ():

• для должностного лица работодателя – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для работодателя-организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

При этом работодатель за свой счет будет обязан изготовить дубликат утерянной трудовой книжки.

Приказ о назначении ответственного за ведение личных дел образец

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Поскольку задачи и функции по своему характеру могут быть и основными, и оперативными, то приказы по основной деятельности классифицируются как:

• приказы по основной деятельности — издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач
• приказы по административно-организационной деятельности
  — касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним. Такой приказ всегда составляется в свободной форме.

Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Кто назначается ответственным

Если работников в организации достаточно много, то ведение табелей становится достаточно трудоемким занятием. Приказ существует для того, чтобы возложить эти обязанности на одно или несколько лиц.

Это может быть кадровик, бухгалтер, заведующий или любой другой сотрудник, в обязанности которого будет входить прописывание важных моментов. Часто ответственность за это делят между собой несколько работников.

Бывают случаи в крупных учреждениях, когда на этот функционал выделяется отдельный сотрудник – табельщик. Он в централизованном порядке ведет табели всех сотрудников. Но законом не запрещен и иной вариант. При нем каждое подразделение решает этот нюанс самостоятельно, поделив обязанность составления и ведения табелей между своими кадрами.

Похожие записи:

• Что грозит за преступления, предусмотренное ч. 5 ст. 228.1 УК РФ?
• Сотрудник, бизнес, государство: кто платит за фитнес
• Срок хранения н д. Срок хранения