Как заполнять табель учета рабочего времени в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять табель учета рабочего времени в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Учёт рабочего времени в Т-12

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

Обозначения в табеле (расшифровка)

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2023 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться. Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2023 году

Унифицированные формы табеля

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.

Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.

Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.

В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.

Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.

Основные коды для заполнения табеля

При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:

Для чего необходим табель учета рабочего времени

Бланк представляет таблицу, содержащую сведения о присутствии на рабочем месте и числе пропусков за месяц по всем работникам учреждения. Этот бланк заполняется для:

1. Бухгалтера, который, благодаря заполненному табелю начисляет работникам оплату туда, отпускные, пособия, командировочные.
2. Налоговикам, которые занимаются проверкой правильного зачисления или вычитания налогов с оплаты труда. Для такой проверки сверяются сведения по отработанному времени, отображенному в табеле, со сведениями по расчету зарплаты. И если кому-нибудь выплачена зарплата за время отсутствия на работе, учреждению могут предъявить претензии по увеличению издержек, и соответственно в уменьшении налогового порога для отчисления налога на прибыль. За такое нарушение учреждение может быть оштрафовано до 40% неуплаченного размера налога (ст. 122 НК РФ). Кроме этого, учреждению придется перечислить недостающий размер налога государству, да еще и пени.
3. Сотрудникам ФСС РФ. Эта организация может проверить правильность выплат пособий, выдаваемых из средств фонда.
4. Трудовой инспекции, которая также может проверить по табелю, соблюдение прав трудящихся в части наличия сверхурочной трудовой деятельности. Если трудовик выявит непорядок, учреждение уплатит штраф, размер которого достигает до 50-ти тысяч рублей, а для руководства до 5-ти тысяч рублей. При повторном нарушении руководителем данной статьи, его могут снять с руководящей работы на срок до 3-х лет.
5. Статистическим структурам, которые, используя данные табеля, составляют отчеты (к примеру, ф № П-4).

Таким образом, учитывая такую важную роль бланка учета отработанных часов, его необходимо правильно оформлять.

Особенности учета отработанного времени

Существует 2 варианта учета:

• ежедневно. В этом случае производится учет продолжительности рабочего дня сотрудника каждый день.
• суммированно, когда нет возможности точно отследить количество рабочих часов сотрудника. Для такого варианта учета сложно отследить соответствие 40-часовой рабочей неделе. Все переработки должны перекрываться недоработками на протяжении всего отчетного периода. Отчетным периодом, в таком случае, может считаться как месяц, так и квартал. Для ведения учета отработанного времени суммированным способом, руководитель организации должен издать приказ в произвольной форме.

Обычно, в компаниях учетом рабочего времени занимается кадровая служба или секретарь, это должно быть прописано во внутреннем документообороте.

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.

В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов. По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации. Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.

Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.

Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

При получении заполненного табеля бухгалтерия осуществляет начисление и выдачу зарплат. Затем бухгалтер обязан обеспечить правильное хранение документа. Как правило, он может храниться в бухгалтерии. Если здесь нет места, используется архив.

В 2000 году закон обязывал организации хранить документ на протяжении одного года. В 2010 году эти требования были изменены. Теперь в течение пяти лет табель должен храниться на предприятии. В течение этого периода бухгалтерия и ответственные сотрудники должны быть готовы представить этот документ проверяющим органам.

Также нужно помнить, если в табеле присутствует информация о сотрудниках, которые трудились на вредной работе, или их условия труда признаны опасными и тяжелыми, срок хранения увеличивается до 75 лет. Это объясняется тем, что работник получит право на льготную пенсию.

• Табели по учету рабочего времени обязаны вести все работодатели, так как это первичные документы, на основе которых рассчитывается зарплата и другие выплаты работникам.
• Бизнес-субъекты могут разработать свои формы документов для учета, но большинство работодателей использует стандартные бланки по форме Т-12 и Т-13, утвержденные постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
• Дни отчетного месяца можно фиксировать методом сплошной регистрации или регистрации отклонений. Выбранный метод фиксации, а также обозначения, если они отличаются от стандартных, необходимо закрепить в учетной политике и положении о табельном учете.
• Табель ведет ответственное лицо, который обязан по окончании месяца передать этот документ в бухгалтерию для расчета зарплаты.
• За отсутствие или некорректное ведение табеля может быть наложен штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Заполненные табели надо хранить не менее 5 лет.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2017 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

• форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
• форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Т абель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны.

Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Для чего заполнять табель учета

Основная цель, для которой предназначен табель, это подробный учет сведений о конкретном количестве часов, отработанных специалистом, а также о времени отсутствия его на рабочем месте. Чтобы правильно начислять зарплату и все положенные для работников выплаты (командировочные, отпускные и тому подобное), работодатель вынужден составлять новый табель учета ежемесячно.

Фактически табелю присваивается номер того месяца, в котором он был сформирован.

Кроме того, учетный документ требуется не только для внутренних задач организации, но и для контрольно-надзорных органов.

В ходе проверки налоговая инспекция на основании ст. 93.1 НК РФ вправе запросить у организации те документы, которые непосредственно касаются деятельности предприятия, в том числе табель учета рабочего времени сотрудников. Например, для проверки правильности начисления налогов.

В рамках выездной или камеральной проверки представители фонда соцстрахования вправе требовать предъявить табель учета рабочего времени подчиненных. Делается это для подтверждения целевого использования средств ФСС, а также проверки правильности расчета социальных пособий должностными лицами в организациях, например, по временной нетрудоспособности, беременности и родам и прочее.

Вам также будет интересно:

Табель учета может потребоваться представителям трудовой инспекции для проверки соблюдения прав трудящихся. Если они запрашивают сведения о конкретном работнике, то работодатель вправе предоставить заверенную выписку из табеля на одного сотрудника, по той же форме, по которой ведется учет рабочего времени на предприятии.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Как учитывать рабочее время совместителей

Совместителям ставится полностью отработанные часы, но при этом нужно следить, чтобы общая сумма часов не превысила верхний предел для совместителей – это половина от нормы работников, которые выполняют ту же работу в режиме полного дня.

В ситуации, когда совместитель внутренний, то есть из числа своих же сотрудников, ему нужно присвоить еще один табельный номер. Таким образом, в табеле этот сотрудник будет присутствовать два раза – по основной должности, и по совмещаемой.

Если работника по основной работе направят в командировку, в должности совместителя ему нужно оформить отпуск без сохранения заработной платы и проставить отсутствие с соответствующим этой причине кодом ДО или «16». А вот если работник уйдет на больничный, то в обоих случаях нужно поставить код «Б» или «19».

Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Форма табеля учета рабочего времени в 2019 г. прежняя, она не менялась с 2004 г., когда была утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Составляем табель учета в Excel

Вам поручили вести табель учета, но по какой-то причине руководство не может обеспечить ваше рабочее место специализированным программным обеспечением. Это не значит, что никак нельзя облегчить ваш труд. Форму табеля Т-12 легко найти в интернете. Расчертить таблицу по образцу в Excel вполне посильно, не имея большого опыта. А составить формулы и автоматизировать работу вам поможет эта статья.

Не имеет смысла рассматривать здесь текстовую часть документа с перечислением кодов, которыми заполняется табель. Формулы нужны непосредственно в учетной части. О ней и поговорим. Но вначале проверьте, чтобы в параметрах Excel был включен автоматический режим вычислений (Файл — Параметры — Формулы — Вычисления в книге), иначе вам придется без конца нажимать клавишу F9.

Формой табеля предусмотрено указание начала и окончания отчетного периода. Оформите этот раздел в верхней части документа. Затем нужно пронумеровать дни и выделить нерабочие. Это достаточно сложно, поэтому работайте поэтапно. Для начала отформатируйте ячейки, в которых будут видны даты:

• выделите ячейки за первую половину месяца, нажмите клавишу CTRL и выделите оставшиеся ячейки с датами;
• щелкните по значку открытия окна у группы Число и в открывшемся окне на вкладке Число выберите сначала Дата, затем Все форматы, в строке Тип введите ДД (это значит, что под номер дня отводится два символа, а месяц и год будут скрыты);
• подтвердите свои действия (ОК или ENTER).

Похожие записи:

• ПЛАН – КОНСПЕКТ проведения беседы с офицерами и прапорщиками
• Как оформить дарственную на квартиру без нотариуса между близкими родственниками в МФЦ 2024 пошагово
• Документы для отказа от наследства в пользу другого наследника у нотариуса