Четыре типа личных ассистентов бизнесмена: выбираем нужного помощника

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Четыре типа личных ассистентов бизнесмена: выбираем нужного помощника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кандидат на занятие должности личного помощника руководителя должен иметь или среднее специальное, или, что предпочтительней, высшее образование в области администрирования. Также можно претендовать на должность с дипломом соответствующего профильного вуза.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

• Организация переговоров, в том числе по телефону.
• Прием корреспонденции.
• Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
• Контроль над исполнением поручений гендиректора.
• Предоставление бумаг на подпись руководителю.
• Прием посетителей гендиректора.
• Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
• Обеспечение эффективной работы гендиректора.
• Составление плана рабочего дня.
• Информационное сопровождение гендиректора.
• Участие в совещаниях и деловых встречах.
• Организация деловых встреч.
• Организация презентаций.
• Подготовка отчетов о тратах.
• Исполнение личных поручений.
• Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Как отслеживать эффективность

Измерять результаты можно в любой области деятельности, но сначала нужно определить её продукт. На мой взгляд, продукт помощника — освобождённое у руководителя время, которое тот направляет на решение важных для развития бизнеса задач.

Поэтому у моего персонального помощника есть статистика: каждую неделю он делает небольшой отчёт, указывая сколько часов он потратил на задачи, распределяет их по категориям. Таким образом я могу оценивать, сколько времени он сэкономил для меня. Согласитесь, час моего времени и час помощника имеют совершенно разную ценность для компании.

Чем больше времени разумно и эффективно потратил помощник, выполняя мои поручения, тем лучше. Звучит странно, но это правда: у меня сердце радуется, когда просматриваю отчёт и вижу, что у меня освободилось 20 часов. Я всегда стремлюсь к большему — в идеале довести эту цифру до 40 часов, чтобы полностью высвободиться от вопросов, не связанных с развитием бизнеса.

Средние заработные платы личных помощников в Московском регионе

Условия по уровням заработных плат различные, варьируются от требований к опыту (продолжительность) или наличию специальных навыков и знаний (знание спец. программ, свободный уровень владения иностранным языком и т. д.):

Какие вопросы вы должны задать работодателю в первые дни работы?

Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).

И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию ­некоторые из них.

Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности – порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши ­должностные обязанности.

Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:

1. Тайм-менеджмент.

1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?

1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и ­оповещать участников?

1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?

1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?

1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.

1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.

2. Рабочие моменты.

2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?

Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с ­финансовым директором и т.д.

2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.

2.3. Какие категории сотрудников / коллег могут быть допущены к руководителю в рабочем порядке, а кому следует записываться.

Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.

Бывают посетители «поглотители времени» – это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении ­господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.

Завоевание уважения коллектива к себе и должности

Итак, будем надеяться, что большинство остроугольных подводных камней во взаимоотношениях с руководителем на начальном этапе нам удалось преодолеть. Сделаем глубокий вдох – и приступим к следующему уроку, который условно назовем «Чей я помощник?».

Должность помощника руководителя вовсе не означает, что круг вашего общения и ваших обязанностей замыкается только на исполнении поручений непосредственного руководителя. Например, секретарь-референт объединяет в себе функции ассистента еще нескольких управленцев. И каждый из них, естественным образом, считает, что вы – только его личный помощник! Особенно заметна подобная ситуация на небольших предприятиях, где нецелесообразно содержать большой штат референтов, канцелярию и отдел персонала. Поэтому все эти ­функции ­вменяются секретарю-референту.

Но что делать, когда ваш генеральный директор срочно попросил купить подарок компаньону, финансовый директор ждет ежедневный сводный отчет, и в это же время главный бухгалтер озадачил вас тиражированием баланса. За годы пребывания в профессии я определила для себя несколько основных правил, которые помогают мне успевать сделать ­несколько дел одновременно без ущерба для рабочего процесса.

Правило 1. «Золотое».

Вы – наемный работник. И ваш работодатель – это непосредственный руководитель; чаще всего – генеральный директор, управляющий партнер и т.д., реже – руководитель отдела, департамента. И именно ему вы подчиняетесь напрямую, и именно его поручения должны выполняться в первую очередь. Поэтому планировать свой рабочий график и очередность выполняемых поручений лучше с осведомления руководителя. С одной стороны, ваш руководитель будет видеть, какими должностными обязанностями вы занимаетесь, с другой – вы всегда сможете самостоятельно регулировать очередность выполняемых функций, исходя из ­приоритетности ­задачи.

Нет ничего странного в том, что вы зайдете / позвоните / отправите смс с вопросом о том, насколько срочно руководителю необходимо выполнить поручение; в условиях многозадачности и наличии минимум 2-х руководителей – это нормальный рабочий режим, в котором вы ­расставляете приоритеты.

Правило 2. «Серебряное».

Ваши коллеги и руководители – это те люди, которые вовлечены в рабочий процесс так же как и вы. И так же как вы они радеют за результат общего дела. И все их поручения вам – это такие же задачи, от качества и быстроты исполнения которых также зависит успех компании (исключения мы рассмотрим в Правиле 3). То есть если при приеме на работу ваш руководитель оговаривал с вами возможность / необходимость исполнять функции помощника еще и финансовому, коммерческому директору и т.д., то это означает, что данные сотрудники имеют полное право попросить / потребовать у вас исполнения той или иной задачи.

И, поверьте, чаще всего данных сотрудников не интересует, чем вы озадачены в данный момент. У них есть задача, и ваша прямая обязанность ее выполнить. Умение ориентироваться в рабочих процессах, понимание бизнеса компании, четкая организационная структура – ваши настоящие помощники в этом нелегком деле. Если вы работаете на производстве, то, естественно, отправить срочный факс в компанию, снабжающую ваш завод сырьем, гораздо важнее, чем сшивать дела в отделе персонала. Но еще раз хочу повториться, навык расставления приоритетов приобретается с опытом. Поэтому первое время во избежание нерациональных действий настоятельно рекомендую обращаться к Правилу 1 – ­использовать опыт и авторитет руководителя в решении тех или иных вопросов.

Естественно, не нужно впадать в крайности. Нет необходимости докладывать каждый ваш шаг и каждую исполняемую задачу руководителю. Помощник должен быть достаточно самостоятельным и организованным в своей работе. Но, я вас уверяю, если 2-3 первых месяца в работе вы периодически будете задавать вопрос об очередности исполнения той или иной задачи, вам и вашему руководителю подобный регламент действий пойдет только на пользу. А также другие ваши косвенные руководители будут четко осознавать последовательность делегируемых вам задач.

Правило 3. «Медное».

Здесь мы поговорим об исключениях, о которых было упомянуто в Правиле 2. Эти исключения составляют сотрудники-«вампиры». Подобно вампирам из фантастических рассказов они лишают вас не крови, а драгоценного рабочего времени и возможности работать в нормальном режиме с высоким КПД. Коллеги-«вампиры» часто видят в вашем лице своих собственных помощников и ассистентов; они просят размножить расписания занятий фитнес-клуба, купить билет в один конец любимой теще, ­посмотреть в Интернете недорогие лагеря для детей, принести кофе и т.д.

В этом случае вам нужно научиться давать отпор подобным натискам. Ваше оружие в данной борьбе – не чеснок и осиновый кол, а вежливость, категоричность и улыбка. Именно данные атрибуты успешно обезоруживают подобных назойливых коллег, которые полагают, что такой молоденькой и проворной девочке не составит труда сделать часть его работы и помочь в решении личных задач. Основные фразы, которыми можно поставить на место зарвавшихся сотрудников:

• «К сожалению, исполнение данных функций не входит в мои должностные обязанности».
• «Сейчас я выполняю поручение Ивана Ивановича, но если вы настаиваете, я непременно сообщу ему, что заказ дров в ваш загородный дом – это приоритетная задача для нашей компании».
• «Полагаю, что есть некоторое непонимание в компании к моей позиции: я – персональный ассистент Председателя Совета директоров. Увы, но в мои полномочия не входит отчет вашего отдела. Вы можете обсудить мои должностные обязанности с моим непосредственным руководителем» и т.д.

Плюсы и минусы профессии

Зарплата ассистента руководителя

Глава компании или подразделения начинает нуждаться в персональном ассистенте, когда:

• на предприятии образуется два или более уровня подчинённости;

• управленцу приходится поддерживать множество контактов за пределами организации.

Однако по факту у всех руководителей сегодня есть персональные помощники. Потребность в них тем сильнее, чем более крупные задачи берёт на себя компания и чем шире масштаб её деятельности. Предприниматели прекрасно осознают, насколько важен такой работник и для них лично, и для всей корпорации.

Зарплаты ассистентов разнятся в зависимости от их рабочего функционала и планки требований:

• Базовые секретарские функции плюс обязанности офис-менеджера: $ 1 500–2 000.

• В дополнение к ним — административное сопровождение, отдельные личные поручения начальника: $ 2 000–3 000.

• Сверх этого — внедрение инноваций, ведение проектов и курирование работы со всеми партнёрами, исполнение всех личных поручений шефа: $ 3 000–5 000.

• Помимо перечисленного, также персональное сопровождение руководителя на встречах, разряд по единоборствам и стрельбе, профессиональная спортивная подготовка: $ 5 000–6 000.

Должностная инструкция ассистента руководителя

Права и обязанности, требования к квалификации, опыту и образованию прописываются в должностной инструкции помощника руководителя, образец которой можно скачать в интернете. Инструкция – это официальный нормативный документ, обязательный к исполнению. В этот документ входят не только права, обязанности и требования, но и ответственность специалиста, и различные моменты, связанные с решением трудовых конфликтов.

Важно учесть, что помощник руководителя предприятия и помощник руководителя проекта – это разные вещи. Первый – фактически «тень» главы компании. Второй – временный работник, нанятый на срок реализации конкретного проекта, и отвечающий за узкий круг обязанностей.

В должностной инструкции необходимо максимально точно прописать название должности. Сегодня должности «помощник руководителя» в профессиональных стандартах нет, однако она может появиться. Сейчас чаще всего указывается должность «секретарь руководителя», «секретарь-референт», «менеджер по такому-то направлению». Важно, чтобы наименование должности соответствовало актуальным нормативно-правовым актам.

Ключевые навыки помощника руководителя в резюме

Работа помощника руководителя не требует глубоких познаний фундаментальных наук и экономических дисциплин. Это не значит, что для этой должности не нужны никакие навыки, однако большинство необходимых знаний и умений легко приобрести уже во время работы.
Несомненным плюсом при трудоустройстве станут знание делопроизводства и навыки деловой переписки, опыт организации и проведения встреч и переговоров, а также знание деловой этики. Обязательно требуется умение работать в офисных программах, в первую очередь в Word и Excel. Если знаете специализированные программы по бухгалтерии, кадровому учёту, бизнес-планированию, маркетингу, стоит указать и их.

В работе помощника руководителя, где часто приходится иметь дело с составлением документации, написанием писем и протоколированием встреч и совещаний, не помешают и навыки скоростного набора текста. Стоит упомянуть и уровень знания английского, если он выше B1, даже если наниматель не выдвигает никаких языковых требований. Знание основного языка международного общения (и европейских языков) — это и показатель общего развития, и маркер разносторонности интересов, и, пусть и несколько косвенное, указание на стремление к профессиональному росту и саморазвитию.

Пример резюме помощника руководителя

Юлия Михалкина

Телефон

Почта

Город: Санкт-Петербург Дата рождения: 15 июня 1992 Желаемая зарплата: от 80 000 рублей Занятость: Полная занятость График работы: Полный день Цель: Помощник руководителя Ключевые навыки:

• Знание делопроизводства, деловой этики, навыки ведения деловой переписки.
• Уверенный пользователь ПК и оргтехники. Знание Microsoft Office (Excel, Word).
• Навыки планирования времени, тайм-менеджмент.

Личные качества помощника руководителя для резюме

Помощнику руководителя приходится иметь дело как с документами, так и с людьми (сотрудниками компании, посетителями, представителями компаний-партнёров, курьерских и клининговых служб и так далее). То есть важное значение имеют качества, способствующие как более успешной коммуникации, так и ведению делопроизводства и решению административно-хозяйственных вопросов.
Примеры личных качеств в резюме помощника руководителя:

1. Хорошие коммуникативные навыки.
2. Ответственность.
3. Исполнительность.
4. Инициативность.
5. Тактичность.
6. Предусмотрительность.
7. Умение грамотно расставлять приоритеты.
8. Усидчивость.
9. Упорство.
10. Умение работать в многозадачном режиме и с большими объёмами информации.
11. Быстрая обучаемость.
12. Высокий уровень самоорганизации.
13. Внимательность и аккуратность.
14. Позитивное мировосприятие.
15. Пунктуальность.
16. Высокая работоспособность.
17. Устойчивость к стрессам.
18. Общительность.
19. Доброжелательность.
20. Вежливость.
21. Добросовестность.
22. Порядочность.
23. Педантичность.
24. Опрятный внешний вид.

Мы будем рады, если образец резюме помощника руководителя, который мы подготовили, поможет вам составить отличное резюме и успешно трудоустроиться на хорошую работу. Кстати, быстро создать своё резюме вы сможете, используя наш шаблон.

Помощник для мелких дел? Справлюсь сам!

Помните, мелкие дела только лишь кажутся быстро выполнимыми. Доказать это легко. Возьмите список небольших задач, которые вы постоянно выполняете, и проставьте рядом с ними количество затрачиваемого времени. Затем умножьте на три, чтобы получить реальную цифру. Наш предпринимательский мозг склонен все ускорять, сокращать. В реальности задачи займут в 3 раза больше времени. Результат впечатляет, не правда ли?

Представьте, что вы сбросите с себя массу ответственности, расчистите не только стол от бумажек, но и голову от всякого «мусора». Теперь вам не придется заботиться о массе всяческих мелочей. Вы не заметите, как через некоторое время вас посетит мысль: «А не заняться ли развитием компании?». И все потому, что мелкие задачи выполняет личный помощник.

Где искать помощника руководителя

Поиск сотрудника занимает много времени. Личный помощник должен подходить по многим параметрам, в том числе и по личным убеждениям и взгляду на жизнь.

Основным ресурсом для поиска сотрудников является интернет. В открытых базах вакансий есть много работников, готовых работать помощником. Но на проверку каждого кандидата может уйти много времени.

Поиск среди знакомых и партнеров – это еще один способ найти сотрудника в штат. Однако помните, что если кандидат будет плохо выполнять свои обязанности, то вы рискуете испортить отношения с теми, кто рекомендовал сотрудника.

Обратитесь в компанию, чтобы не тратить время на просмотр резюме. Агентство ТОТАЛ по поиску персонала в Москве готово взять на себя хлопоты по поиску помощницы руководителя и других сотрудников. Рекрутеры представят кандидатов, подходящих требованиям.

Исполнительный помощник против навыков административного помощника

Одним из ваших основных соображений, наряду с расходами, должна быть потенциальная совместимость вашего исполнительного помощника с остальными вашими сотрудниками. Помощники руководителя должны обладать навыками, которые имеют отношение к команде, которую они поддерживают, но они также должны обладать «мягкими» навыками, которые позволяют им выполнять свою работу более эффективно. В целом, все помощники руководителя должны обладать следующими навыками:

1. Тайм-менеджмент. Владельцы бизнеса часто имеют несколько обязательств как внутри компании, так и за ее пределами. Помощник должен уметь «управлять», расставлять приоритеты встреч и проектов и составлять эффективное расписание для бизнес-лидеров.
2. Исследование. Помощники должны иметь возможность извлекать информацию из различных источников и преобразовывать то, что они находят, в легко усваиваемый формат.
3. Управление проектом. AA или EA должны уметь делить большие и сложные задачи на более мелкие. Они должны уделять пристальное внимание деталям и информировать заинтересованные стороны о статусе плана действий.
4. Решение проблем. Навыки эффективного решения проблем необходимы помощникам на современных рабочих местах, поскольку им часто приходится принимать важные решения при недостаточной информации. Они должны иметь возможность предлагать или вносить изменения в проект без участия своего руководителя.
5. Связь. И EA, и AA должны быть отличными коммуникаторами. Они должны быть в состоянии эффективно общаться с людьми на различных уровнях старшинства, а также общаться с ними и передавать обновления или запросы.
6. Сопереживание. Эмпатия важна для всех EA и AA. Они должны понять требования своего босса или клиента и воплотить их в действия. Наконец, помощник должен иметь возможность переключать передачи, когда это необходимо. EA и AA должны быть гибкими, чтобы соответствовать постоянно меняющимся требованиям своих бизнес-клиентов.

Похожие записи:

• Декларация при закрытии ИП в 2023 г.
• На что рассчитывать российским пенсионерам старше 66 лет
• Основания расторжения договора купли-продажи недвижимости