Как показать отпускные в 6-НДФЛ – практические примеры

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как показать отпускные в 6-НДФЛ – практические примеры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При подготовке формы 6-НДФЛ бухгалтеры сталкиваются с трудностями, как отражать те или иные суммы НДФЛ, исчисленные и удержанные налоговым агентом. В статье рассмотрим, как правильно отразить отпускные выплаты в четырех различных ситуациях.

Отражения отпускных в 6-НДФЛ: примеры и порядок заполнения

На основании профстандарта каждый специалист может наметить для себя конкретные направления повышения квалификации. Для этого достаточно пройти обучение в Школе Бухгалтера. Все наши курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ утвержден Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

В расчете 6-НДФЛ отпускные отражаются в том периоде, в котором они фактически выплачены.

В Письмах ФНС РФ от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 24.03.

2016 № БС-4-11/5106 указано, что при выплате доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Начисленные, но не выплаченные отпускные, в расчет 6-НДФЛ не включаются. Согласно п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты.

Дата перечисления НДФЛ с отпускных — это последнее число месяца, в котором они выплачены.

Если на организацию режим нерабочих дней не распространяется.

В случае если организация относится к организациям, перечисленным в п. 2 Указа Президента РФ № 206, в п. 4 Указа Президента РФ № 239 и в п. 3 Указа Президента РФ № 294 (то есть к тем, которые продолжили работать в апреле и мае 2020 года в обычном режиме), то суммы оплаты отпуска за март 2020 год и пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные работникам организации в марте 2020 года, подлежат отражению в расчете по форме 6‑НДФЛ за I квартал 2020 года (и в разд. 1, и в разд. 2).

При этом в разд. 2 при выплате дохода в виде сумм оплаты отпуска за март 2020 год (или в виде пособий по временной нетрудоспособности) указываются:

• по строке 100 – «ХХ.03.2020» – дата фактической выплаты дохода;

• по строке 110 – «ХХ.03.2020» – дата удержания налога (совпадает с датой выплаты дохода);

• по строке 120 – «31.03.2020» – срок перечисления налога (последний день календарного месяца);

• по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.

Если на организацию режим нерабочих дней распространяется.

Если учреждение не относится к организациям, перечисленным выше, то суммы оплаты отпуска за март 2020 год и пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные работникам организации в марте 2020 года, подлежат отражению:

Сотрудник в апреле ушел в отпуск. Компания рассчитала и начислила отпускные 31 марта, а выдала в апреле.

Дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Когда компания начислила отпускные, значения не имеет. Поэтому в разделы 1 и 2 расчета эти выплаты включите во втором квартале.

В строках 100 и 110 запишите дату выдачи. Крайний срок перечисления налога с отпускных — последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). 30 апреля приходится на выходной день. Поэтому в строке 120 запишите ближайший рабочий день — 4 мая (письмо ФНС России от 11.05.16 № БС-4-11/8312@).

Если компания начислит отпускные в июне, а выдаст в июле, эта выплата попадет в расчет за девять месяцев.

На примере

Компания в марте начислила работнику отпускные — 12 000 руб. Деньги работнику компания выдала 4 апреля. В этот день удержала НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%). Отпускные компания включила в разделы 1 и 2 расчета за полугодие. В июне компания начислила отпускные другому работнику — 19 000 руб. Деньги компания выдала только в июле, поэтому эти отпускные отразила в разделах 1 и 2 расчета за девять месяцев. Отпускные в разделе 2 расчета за полугодие компания заполнила, как в образце 33.

У директора и главбуха есть по четыре дополнительных дня отпуска. Иногда сотрудники берут вместо дополнительных дней компенсацию.

Сотрудники вправе получить денежную компенсацию взамен дополнительных дней отпуска (ст. 126 ТК РФ). Дата получения дохода по такой выплате — день, когда компания выдала деньги. В этот же день удержите НДФЛ. То есть в строках 100 и 110 компания запишет дату выплаты.

Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором они выданы. Но компенсация дополнительных дней отпуска — это не отпускные. Крайний срок, когда можно перечислить налог с такой выплаты, — следующий рабочий день.

На примере

Директор имеет право на 4 дополнительных дня отпуска. Сотрудник написал заявление на замену дней отдыха денежной компенсацией. Компания выдала деньги 12 мая — 17 000 руб., в этот же день удержала НДФЛ — 2 210 руб. (17 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления налога — 13 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 39.

Если работник увольняется

Каждый наемный трудящийся имеет право самостоятельно принимать решения относительно своей «трудовой» судьбы. Если он решает прекратить с этим работодателем трудовые отношения, то последний не имеет права ему помешать.

Но, он должен произвести следующие выплаты:

• Заработную плату за неоплаченные дни с начала календарного месяца и до момента увольнения;
• компенсацию за те дни отпуска, которые данный работник не успел использовать в текущем рабочем году;
• выходное пособие, если оно предусмотрено трудовым или коллективным договором, или иным локальным нормативным актом.

Компенсация и выплата дохода за неиспользованные дни своего отдыха не является тем доходом, который относится к категории «по оплате труда», но и к отпускным ее тоже отнести нельзя. Поэтому, согласно ст. 223 НК РФ, датой получения данной прибыли трудящимся является дата фактического перечисления на банковский счет или получения на руки.

В ст. 140 ТК РФ сказано, что все средства перед увольнением физического лица должны быть выплачены в его последний рабочий день. Эта дата указана в заявлении на увольнение и отражена в соответствующем приказе.

Если данный сотрудник, по каким-либо уважительным причинам, не может лично получить указанные выплаты, то сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после получения работодателем от работника письменного требования.

Правила удержания НДФЛ по отпускной компенсации точно такие же, как и при удержании его с зарплаты. Работодатель обязан это сделать не позднее дня, следующий за датой получения увольняющимся трудящимся всех причитающихся ему денег.

Надо правильно отразить эту компенсацию в отчете. В разделе 1:

• Эту сумму необходимо добавить ко всем выплатам, которые были произведены в данном отчетном периоде. Это число отражается по строке 020;
• сумма исчисленного и удержанного налога, соответственно, добавляется по строкам 040 и 070.

В разделе 2 не нужно делать градацию отдельно по компенсации и отдельно по заработной плате. Все значения необходимо отразить суммарно в строках 130 – 140.

Бывают ситуации, когда надо произвести перерасчет по отпускным в 6 НДФЛ. Перерасчет при выплате может произойти в следующих случаях:

• Бухгалтер допустил счетную ошибку, и в отчет попали неверные сведения по отпускным выплатам. Например, пересчитывают средний заработок. Для внесения исправлений нужно подать уточненный отчет. Сделать это нужно немедленно, пока не истек срок сдачи, тогда никаких налоговых последствий для работодателя не будет. Так может произойти доплата отпускных или удержание;
• законные основания. Например, отзыв данного работника из отпуска(перенос отпуска) или больничный отпуск, учебный отпуск. Тогда «уточненку» можно не подавать, а все необходимые сведения включить в отчет того периода, в котором и был произведен перерасчет.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 заполняется нарастающим итогом за каждый отчетный период (первый квартал, полугодие, девять месяцев и год). В нем для каждой налоговой ставки нужно заполнить блок строк с 010 по 050 по доходам физических лиц в целом по организации, в том числе по материальной помощи и больничным. Блок «Итого по всем ставкам», включающий строки с 060 по 090, следует заполнить один раз.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ содержатся следующие показатели:

• по строке 010 — ставка налога;

• по строке 020 – общая сумма доходов (включая НДФЛ), полученная всеми сотрудниками;

• по строке 030 — общая сумма налоговых вычетов по НДФЛ, предоставленных по доходам, отраженным в строке 020;

• по строке 040 — общая сумма исчисленного НДФЛ с доходов сотрудников;

• по строке 060 — количество всех получателей доходов в периоде, за который представляется расчет;

• по строке 070 — общая сумма НДФЛ, удержанного на отчетную дату (31.03.2016) из доходов сотрудников, нарастающим итогом с начала года;

• по строке 080 — общая сумма исчисленного, но не удержанного НДФЛ, с учетом положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ, в котором говорится о действиях налогового агента при невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ.

Если доходы в виде пособий по временной нетрудоспособности и материальной помощи начислены в марте, а перечислены в апреле, то они отражаются в строке 020 «Сумма начисленного дохода» раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года.

Если мартовская зарплата выплачена в апреле, то в форме 6-НДФЛ за первый квартал нужно указать:

• в строке 040 – сумму исчисленного НДФЛ с зарплаты за март;

• — в строке 070 – ноль, потому что удерживать НДФЛ с мартовской зарплаты нужно в апреле непосредственно при ее выплате (п. 6 ст. 226 НК РФ);

• в строке 080 – ноль.

В какие сроки необходимо удержать и перечислить подоходный налог с отпускных

По своему функциональному назначению отпускные относятся к доходам по оплате труда. Но правила их отображение в 6-НДФЛ отличаются от правил, по которым вносятся доходы непосредственно от заработной платы сотрудника. День фактической выплаты отпускных сотруднику принято считать датой их получения. При этом не важно, в какой форме произведена была выплата – непосредственно на руки из кассы или на банковскую зарплатную карту (Письмо ФНС от 21.07.2017г. № БС-4-11/14329»).

Сроки выплаты отпускных определены ТК РФ (ст. 136), согласно которой в обязанности работодателя входит необходимость выплаты отпускных за 3 календарных дня до начала отпуска. Выдача этого вида доходов не влияет на порядок заполнения отчета:

• День выплаты – это дата получения дохода.
• Удержание подоходного налога и перечисление НДФЛ выполняется по стандартным требования.

Важно помнить! При заполнении 6-НДФЛ с отпускными момент начала отпуска не имеет определяющего значения. Руководствоваться следует датой, когда отпускные были выплачены сотруднику, эта дата и будет датой получения дохода.

Признаки, на основании которых вносятся данные в различные разделы и в различные отчетные периоды, данные по выплате, удержанию и перечислению НДФЛ

1. В случае, когда момент получения дохода находится во временном промежутке с января по июнь текущего 2023 года, следует включить сумму отпускных вместе с начисленным на нее подоходным налогом в раздел № 1 первого полугодия 2023г.

Итак, в строке 100 раздела № 2 надо ставить дату получения отпускных, которая является днем, когда сотрудник получил отпускные.

1. Далее, следует строка 110, где надо указать дату удержания НДФЛ, Поскольку подоходный налог удерживается в тот момент, когда выплачиваются отпускные, то даты во втором разделе отчета в строках 100 и 110 совпадут, если денежный доход будет в виде отпускных.
2. Для заполнения во втором разделе строки 120 необходимо руководствоваться тем, что перечисление удержанного НДФЛ по законодательству можно выполнять до конца того месяца, в котором были выплачены отпускные наемному работнику (п.6 ст. 226 НК РФ).

Компания начислила отпускные в одном месяце, а выдала в следующем

Сотрудник в апреле ушел в отпуск. Компания рассчитала и начислила отпускные 31 марта, а выдала в апреле.

Дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Когда компания начислила отпускные, значения не имеет. Поэтому в разделы 1 и 2 расчета эти выплаты включите во втором квартале.

В строках 100 и 110 запишите дату выдачи. Крайний срок перечисления налога с отпускных — последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). 30 апреля приходится на выходной день. Поэтому в строке 120 запишите ближайший рабочий день — 4 мая (письмо ФНС России от 11.05.16 № БС-4-11/8312@).

Если компания начислит отпускные в июне, а выдаст в июле, эта выплата попадет в расчет за девять месяцев.

Компания вызвала работника из отпуска

Сотрудник получил отпускные и ушел отдыхать. Через неделю компания вызвала работника из отпуска и пересчитала отпускные. Он вернул лишние отпускные за вычетом НДФЛ.

В 6-НДФЛ компания показывает доходы, которые получил сотрудник. Работник использовал только часть отпуска. В остальные дни он трудился, и компания начисляла за этот период зарплату.

В строку 020 раздела 1 заполните только отпускные за использованные дни отдыха. Суммы, которые вернул сотрудник, в расчете не показывайте. В строках 040 и 070 запишите начисленный и удержанный налог с этой части. Аналогично заполните доход и налог в строках 130 и 140 раздела 2.

Работник вернул отпускные за вычетом НДФЛ. Налог с этой части сотруднику не возвращайте. Если при выплате отпускных компания заплатила НДФЛ со всей суммы, она вправе уменьшить на переплату будущие платежи в бюджет.

На примере

Сотрудник с 10 мая ушел в отпуск на 14 дней. Компания 6 мая выдала отпускные — 32 000 руб., удержала и перечислила НДФЛ — 4160 руб. (32 000 руб. × 13%). Через неделю компания отозвала сотрудника из отпуска. В итоге он использовал только половину дней отдыха — 7 дн. Доход в виде отпускных составил 16 000 руб. (32 000 руб.. 14 дн. × 7 дн.). НДФЛ — 2080 руб. (16 000 руб. × 13%). Сотрудник вернул половину отпускных, но за вычетом НДФЛ — 13 920 руб. (16 000 — 2080). Эту сумму компания не отражала в расчете 6-НДФЛ. На переплату — 2 080 руб. компания уменьшила будущие платежи по НДФЛ. Раздел 2 компания заполнила, как в образце 35.

Заполняя форму 6-НДФЛ, бухгалтер должен ориентироваться на общий порядок заполнения документа. Вот построчный пример больничного во время отпуска в 6 НДФЛ в части отпускных:

• строка 100 – дата выплаты отпускных;
• строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
• строка 120 – последнее число месяца, в котором выплачивали отпускные;
• строка 130 – сумма дохода;
• строка 140 – сумма удержанного налога.

Что касается больничного пособия, то оно отражается в расчете следующим образом:

• строка 100 – дата выплаты больничных;
• строка 110 – та же дата, что и по строке 100;
• строка 120 – последнее число месяца, в котором выплачивали больничные;
• строка 130 – сумма дохода;
• строка 140 – сумма удержанного налога.

Сдать 6 НДФЛ за 4 квартал 2018 года необходимо к 1-му апреля 2019 г. В статье – как отразить отпускные, в том числе «переходящие» и за декабрь, а также бесплатные образцы 6-НДФЛ, справочники и полезные ссылки.

ПЕРЕЕЗД С «1С» НА «БУХСОФТ» Перенести данные из Вашей «1С» теперь легко! «БухСофт» переносит все данные без потерь и делает проверку! Узнать подробнее ⟶

Расчет по форме 6-НДФЛ обязаны сдавать налоговые агенты. К ним относятся фирмы, их подразделения, а также индивидуальные предприниматели, которые в отчетном периоде выдавали физлицам облагаемые НДФЛ вознаграждения.

Это может быть оплата работы по трудовым договорам, вознаграждения по ГП договорам на выполнение работ или услуг, лицензионные выплаты или перечисления за получение исключительных прав на интеллектуальную собственность.

Обратите внимание

Для бухгалтеров компаний и ИП, которые являются налоговыми агентами, мы подготовили справочники. Они помогут вам правильно заполнить расчет 6-НДФЛ. Скачивайте бесплатно:

Вести учет зарплаты и кадров удобно в программе БухСофт. Она подходит для ИП, ООО, бюджетных учреждений, НКО, банков, страховых организаций и т.д.

Программа включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет зарплаты для любой системы, калькуляторы больничных и отпускных, выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование всей отчетности (ФСС, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, персучет и т.д.) и многое другое.

Сравнить тарифы и цены ⟶

Отчитываться по вознаграждениям физлиц и по НДФЛ необходимо поквартально – к последнему дню следующего месяца. А отчитаться за год требуется к 1 апреля следующего года. Если крайний срок приходится на нерабочий день, то он сдвигается на следующую рабочую дату.

Компания выдает отпускные несколько раз за месяц

Почти все сотрудники берут по одному дню отпуска в месяц. Компания перечисляет отпускные несколько раз за месяц, а НДФЛ платит один раз — в конце месяца.

НДФЛ с отпускных компания вправе перечислять один раз в месяц. Крайний срок — последний день месяца, в котором компания перечисляла деньги сотрудникам (п. 6 ст. 226 НК РФ). Но дата получения дохода в виде отпускных — день их выдачи. На эту же дату надо удержать НДФЛ. Значит, по каждой выплате даты в строках 100 и 110 будут отличаться. Поэтому в разделе 2 заполняйте столько строк 100–140, сколько раз компания выдавала отпускные.

На примере

Сотрудники берут отпуск по одному дню в месяц. В апреле компания выдавала отпускные пять раз: — 4 апреля — 12 000 руб., НДФЛ — 1 560 руб. (12 000 руб. × 13%); — 7 апреля — 9 000 руб., НДФЛ — 1 170 руб. (9 000 руб. × 13%); — 11 апреля — 18 000 руб., НДФЛ — 2 340 руб. (18 000 руб. × 13%); — 14 апреля — 7 000 руб., НДФЛ — 910 руб. (7 000 руб. × 13%); — 26 апреля — 11 000 руб., НДФЛ — 1 430 руб. (11 000 руб. × 13%).

Крайний срок перечисления НДФЛ — 30 апреля. Это выходной, поэтому перечислить НДФЛ можно не позднее 4 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 38.

Пример заполнения 6-НДФЛ с отпускными

Необходимость отражения в 6-НДФЛ отпускных связана с 3 датами:

• Начисления дохода по отпускным и соответствующей ему суммы налога — в этом плане отпускные ничем не отличаются от иных доходов, и в раздел 2 формы 6-НДФЛ попадают на общих основаниях (т. е. тогда, когда доход будет признан для целей начисления налога с него).
• Выплаты отпускных — ее внесение в раздел 1 формы 6-НДФЛ происходит по аналогии с выплатой иных доходов. Датой такого дохода признается день осуществления выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС России от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).
• Срока уплаты налога — в нем заключается то существенное различие между отпускными (больничными) и иными доходами, которое, не меняя порядка заполнения формы 6-НДФЛ, приводит к существованию особого момента внесения данных по отпускным (больничным) в этот отчет.

Пример

Допустим, существуют такие исходные показатели:

Компания рассчиталась с сотрудником за день до увольнения

Компания выдала зарплату и компенсацию неиспользованных дней отпуска за день до увольнения. В этот же день компания удержала и перечислила НДФЛ с этих выплат.

Кодекс устанавливает особую дату получения дохода в виде зарплаты на случай, когда работник увольняется. Исчислить НДФЛ нужно в последний рабочий день (п. 2 ст. 223 НК РФ). Если компания выдала деньги раньше, то налог она удержала до даты получения дохода.

В этом случае в строке 100 поставьте дату получения дохода по кодексу — последний рабочий день. А в строке 110 — день выплаты. Дата в строке 110 будет раньше, чем в строке 100. Но программа пропустит такой расчёт.

Проблем с НДФЛ быть не должно. Инспекторы разрешают удерживать налог с зарплаты, выданной до даты получения дохода.

Компенсация неиспользованных дней отпуска — это не зарплата. Сотрудник получает такой доход в день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, даты в строке 100 по зарплате и компенсации не будут совпадать. Заполняйте их в разных блоках строк 100–140.

На примере

Сотрудник увольняется 16 июня. 15 июня компания выдала работнику зарплату и компенсацию неиспользованного отпуска. Компенсация — 9000 руб., НДФЛ — 1170 руб. (9000 руб. × 13%). Зарплата — 26 000 руб., НДФЛ — 3380 руб. (26 000 руб. × 13%). Дата получения дохода по зарплате — 16.06.2016, по компенсации — 15.06.2016. Поэтому компания заполнила два блока строк 100–140, как в образце 85.

Похожие записи:

• Материнский (семейный) капитал
• Как увеличить пенсию с помощью советского стажа ?!