Путевой лист легкового автомобиля бланк 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист легкового автомобиля бланк 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Обязательные реквизиты путевого листа

При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.

Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.

Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.

Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).

Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Какие существуют виды путевых листов

Путевой лист автомобиля заполняется в свободной форме, которая может быть разработана на каждом предприятии индивидуально, специального бланка со стороны приказов Минтранса России не предусмотрено.

В качестве шаблона можно использовать типовой варианты формы по документу Госкомстата от 28.11.1997 №78. В рамках данного постановления разработаны:

• форма 3 – для легкового транспорта и такси;
• форма ПЛ-1 – для легкового транспорта, которым пользуется индивидуальный предприниматель;
• форма 4-С – для грузового транспорта (например, автомобиль КАМАЗ), работающего по сдельному тарифу;
• форма 4-П – для грузового транспорта с повременным тарифом;
• форма 6 — путевой лист автобуса;
• форма 6-спец. – для автобусов необщего пользования.

Кто заполняет путевой лист?

1. На каждое из средств передвижения, допущенных к эксплуатации, заполняется индивидуальный путевой лист, действующий одну смену. Если выход в рейс связан с командировкой продолжительностью более одной рабочей смены, то выдается на более длительный срок. Производится это диспетчером или иным лицом, назначенным приказом по организации, как ответственным за составление и учет путевых документов. В случае эксплуатации автомобиля несколькими водителями рекомендуется на каждого из них оформить отдельный документ.
2. Перед выездом автомобиля с парковки и при возвращении на неё в конце рабочего времени ответственное лицо указывает в путевом листе точные сведения о дате, времени и показания прибора учета пробега (одометра).
3. Обязательными являются и отметки медработника, допустившего водителя в рейс по результатам предварительного и послерейсового осмотра.
4. Контролер отмечает в документе пункт о техническом состоянии транспортного средства перед началом эксплуатации.

Все подготовленные листы фиксируются в журнале учета и впоследствии хранятся в течение пяти лет.

Отметим некоторые тонкости заполнения путевых листов. Допустим, ясно, что ПЛ оформляют перед тем, как водитель выедет на свой маршрут. При отсутствии путевого листа возможен штраф.

Пометки о предсменном техконтроле ставят вместо пометки о предрейсовом техконтроле, если водитель успевает съездить в два или больше рейсов за одну смену по одному ПЛ.

Если несколько водителей работают посменно на одной машине, то Вы вправе выписать свой ПЛ для каждого. Но можно этого и не делать, потому что в одном путевом листе допустимо указание нескольких шофёров.

Если путевой лист не один, то время отъезда и данные одометра на этот момент можно проставить только в первом листе, а время приезда и новый показатель пробега — только в последнем.

Правила оформления путевых листов

• Путевой лист по новым правилам оформляется даже в том случае, если в транспорте нет груза и пассажиров, а есть только один водитель. То есть путевой лист заполняется на любое транспортное средство, которое используется организацией или предпринимателем.

• Путевой лист теперь можно составлять в электронном формате, который утверждает ФНС. Делает это владелец транспорта, а если тот передан в аренду с экипажем, то арендодатель.

• Отметки о медосмотре медработник должен заверить электронной подписью, которая создана на Госуслугах.

• Ответственный за техническое состояние и эксплуатацию транспорта заверяет электронной подписью сведения: — о дате и времени выпуска ТС на линию; — о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния.

• Назначенное руководителем лицо также заверяет ЭП сведения о дате, времени и показаниях одометра при выезде ТС с парковки и заезде на нее. Если транспорт передают последующему водителю, то при передаче необходимо заверить эти же отметки.

• Если электронный путевой лист предъявляют при приеме груза для перевозки, его можно использовать в электронной форме или в виде бумажной копии.

• Если используется электронный путевой лист, топеревозчик или водитель должен предоставить грузоотправителю для сверки подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:

Когда можно ездить без путевого листа

Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу – неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.

Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:

• снять опознавательный фонарь с крыши;
• передвигаться только в общем потоке;
• не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
• при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.

Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.

Что указывается в путевом листе

I. Состав сведений путевого листа

1. Путевой лист должен содержать следующие сведения:

1) о сроке действия путевого листа;

2) о лице, оформившем путевой лист;

3) о транспортном средстве;

4) о водителе (водителях) транспортного средства;

5) о виде перевозки;

6) о виде сообщения.

2. Собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления ‎их деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.

3. Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

4. Сведения о лице, оформившем путевой лист должны включать:

для юридического лица – полное наименование, адрес в пределах местонахождения, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

для индивидуального предпринимателя – фамилию, имя, отчество ‎(при наличии), почтовый адрес, контактный номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП).

5. Сведения о транспортном средстве должны включать:

1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – марку и модель прицепа (полуприцепа);

2) государственный регистрационный номер транспортного средства, ‎а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того – его регистрационный номер, и/или инвентарный номер ‎(для троллейбусов и трамваев);

3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

5) показания одометра (полные километры пробега):

при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении ‎из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства ‎(далее – парковка);

при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;

при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю ‎по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство);

6. Сведения о водителе (водителях) транспортного средства должны включать:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии);

2) серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;

3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат и условия проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра – с личным присутствием медицинского работника или дистанционно – с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья водителя посредством дистанционного контроля состояния его здоровья (далее – медицинские изделия) (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).

7. Сведения о виде перевозки должны включать информацию ‎о перевозке:

1) коммерческие перевозки:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;

перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);

перевозка пассажиров и багажа по заказу;

перевозка пассажиров и багажа легковым такси;

организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);

2) перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями;

3) работа специальных транспортных средств.

8. Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения:

1) городское;

2) пригородное;

3) междугородное.

II. Порядок оформления ‎или формирования путевого листа

9. Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе ‎или сформирован в форме электронного документа.

10. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов ‎в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, ‎если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование ‎за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.

11. Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выезда транспортного средства с парковки.

Допускается:

оформление или формирование путевого листа после выезда с парковки ‎до начала коммерческой перевозки;

оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.

Порядок хранения документа

Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта — приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.

Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.

А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.

Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.

Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй — пять лет.

Какие новые сведения должны быть в путевом листе

Информация о собственнике, если это юрлицо, теперь должна включать:

• полное наименование;
• адрес в пределах местонахождения;
• номер телефона;
• ОГРН.

Для ИП действует такой список:

• ФИО;
• адрес регистрации по месту жительства;
• номер телефона;
• ОГРН.

Среди обязательных реквизитов также присутствуют показания одометра — полные километры пробега. До 1 марта это значение принято было указывать на момент, когда ТС выезжало с парковки, предназначенной для стоянки, и по окончанию рейса и смены водителя, и заезде на парковку. Сейчас показания одометра приводят, когда автомобиль сдается другому водителю и принимается им на момент окончания смены предыдущего водителя — если на одно ТС оформлено несколько путевых листов.

Дополнены и сведения о проведении предсменного-послесменного, предрейсового-послерейсового медосмотров водителя: теперь нужно указывать медицинскую организацию, если работник в таковой состоит, а также серии, номера, даты выдачи и сроки окончания действия лицензии на проведение таких осмотров.

Для указания вида перевозки можно использовать такие разновидности формулировки:

1. коммерческие:

-регулярная перевозка пассажиров и багажа;
-перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
-перевозка пассажиров и багажа по заказу;
-перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
-организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
2. перевозки для собственных нужд;

3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

В “сведении о виде сообщения” нужно писать значение:

• пригородное;
• городское;
• междугороднее.

Как обозначается в обновленном законе, путевой лист можно оформить на срок более 1 дня, для этого просто обозначаете даты начала и окончания срока его использования. Таким образом компании и ИП могут сформировать бланк путевого листа, который рассчитан на тот срок, который им удобен. Утверждается он в компании приказом об учетной политике.

Какие сведения о транспортном средстве отразить в путевом листе

О транспортном средстве внесите следующую информацию (п. 4 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов):

• тип, марку и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — также марку и модель прицепа (полуприцепа);

• государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

• показания одометра (полные километры пробега) при выезде с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при его заезде на парковку по окончании смены (рабочего дня);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);

• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Новые сведения в путевом листе

Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.

Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.

Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:

1. коммерческие перевозки:

   • регулярная перевозка пассажиров и багажа;
   • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
   • перевозка пассажиров и багажа по заказу;
   • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
   • организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;

2. перевозки для собственных нужд;

3. передвижение и работа специальных транспортных средств.

Поле «Сведения о виде сообщения» может принимать значения «городское», «пригородное» или «междугородное».

В новом Приказе четко оговорено, что путевой лист может оформляться более чем на один календарный день. Тогда в нем нужно обозначить даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Это дает возможность организации и ИП разработать удобный бланк путевого листа, рассчитанный на комфортный срок использования. В организации утвердить его необходимо приказом об учетной политике.

Сколько действует путевой лист

Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены. В течение дня один и тот же автомобиль может совершать несколько рейсов. В этом случае оформляется один документ перед первой поездкой, в нём отмечаются все рейсы за смену. Путевой лист грузового автомобиля, отправляющегося в командировку более чем на сутки, тоже выписывают один. В нём отмечают все передвижения для отслеживания маршрута и расхода топлива.

Если машиной пользуются несколько водителей, можно оформить путевой лист на каждого или один на всех. Во втором случае в нём отражаются данные каждого из них — сведения о машине остаются одни и те же — с обязательным разграничением срока использования. Например, Петров выезжал с 9:00 до 12:00, километраж такой-то, маршрут и прочие данные о его рейсе, а Сидоров с 14:00 до 18:00 — и также отразить сведения о его поездке. Свободная форма бланка позволяет его корректировать.

Путевой лист легкового автомобиля в 2023 году.

Путевой лист легкового (специального) автомобиля — документ первичного бухгалтерского учета, служащий сразу нескольким функциям, а именно: правильно списать ГСМ, подтвердить затраты на оплату труда водителя, а также избежать претензий контролирующих органов к признанию этих расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Внимание! С 1 марта 2023 года применяется путевой лист с обновленным составом сведений, утвержденных Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390.

В данном документе утвержден новый состав сведений путевого листа, а также порядок его оформления, которые применяются с 1 марта 2023 года до 1 марта 2029 года.

Типовые межотраслевые формы N 3 и № 3 спец. (ОКУД 0345001 и 0345002) нового бланка путевого листа легкового (специального) автомобиля утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78

В связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Что изменится с 1 марта?

1. Вместо сведений о владельце транспортного средства, необходимо будет указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
2. В документе не будет наименования и номера путевого листа.
3. Путевой лист можно будет оформлять еще и в электронном виде — это делает владелец транспортного средства. Если транспорт находится в аренде с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
4. В электронном путевом листе отметки о медосмотре медработник должен заверять усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.

Похожие записи:

• Изменения по учету налогов и взносов в государственных учреждениях с 2023 года
• Что нужно для лицензии на травматическое оружие в 2024 году
• Переход на летнюю одежду в МВД в 2023 году