Как правильно заполнить счёт-фактуру

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно заполнить счёт-фактуру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Помимо подтверждения отгрузки товара, счёт-фактура нужен при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избежания двойного налогообложения.

Когда счёт-фактура не нужен

Иногда вместо счёта-фактуры сделку подтверждают другими документами: счётом на оплату, накладными и др. Это возможно в случае, если:

• сделка не облагается НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие продаёт товары физлицам в розницу за наличные — для таких сделок достаточно бланка строгой отчётности или чека из кассы;
• обе стороны сделки применяют спецрежим — УСН, ЕСХН, ПСН;
• юридическое лицо отдаёт товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2016 г. № 03-07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на неё получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идёт на экспорт).

Корректировка счета-фактуры

Если продавец, выставивший счет-фактуру, обнаружил ошибки, он может внести необходимую корректировку. При этом у покупателя такого права нет, но он может указать на ошибку и попросить об исправлениях. Для этого предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.

У этой операции есть ряд требований:

1. Изменения вносятся в оба экземпляра — для продавца и для покупателя.
2. Исправления обязательно визируются руководителем компании-продавца и заверяются его печатью. Вместо директора подписывать может уполномоченное лицо, указав ФИО и должность, а также пометить, что подпись поставлена «за руководителя организации».
3. Нужно проставить дату исправления.
4. Неверные данные надо зачеркнуть, написать правильные в свободном поле, рядом указать «исправлено», причем дописать, какие показатели на какие и в какой графе.

Он представлен документом, который формируется на основании нескольких первичных бумаг, а не только на основании одной докладной или иной документации. Нередко для составления этого документа используется несколько счетов-фактур. Регулируются правила формирования бумаги следующими нормативными актами:

• Ст. 158 НК. В ней говорится о том, что сводные счета-фактуры составляются при продаже предприятия в качестве имущественного комплекса. Поэтому выделяются разные виды имущества отдельными позициями. Разделяется дебиторская задолженность, цена акций и иные активы.
• ПП №1137. В этом постановлении содержатся правила заполнения счетов-фактур. Здесь перечисляются основные требования, предъявляемые к документации, а также указываются ситуации, при которых необходимо их выставлять.
• Разъяснения ФНС и Минфина. Они публикуются довольно часто, а также с их помощью можно найти ответы на многочисленные вопросы, касающиеся формирования и выставления счетов-фактур в разных ситуациях. Описываются правила использования документации при долевом строительстве домов или при совершении агентских сделок.

Вопрос – ответ по теме счетов-фактур

Вопрос: АО «Оптика Плюс» реализует очки и линзы для коррекции зрения. В сентябре 2016 «Оптика Люкс» отгрузила партию очков на экспорт в Польшу. Нужно ли «Оптике Люкс» выставлять счет-фактуру польской компании?

Ответ: Нет, счет-фактуру выставлять в данном случае не нужно. Связано это с тем, что товар, реализуемый «Оптикой Люкс» освобожден от уплаты НДС на территории РФ. При реализации таких товаров на экспорт выписка счета-фактуры не требуется.

Вопрос: ООО «Молот» оказывает услуги по наладке сельскохозяйственной технике. Оплату за услуги «Молот» принимает наличными. В октябре 2016 «Молот» оказал услуги компании «Сельхозмаш» (плательщик НДС), а также физлицам, занимающимся выращиванием сельхозпродукции на собственных земельных участках. Должен ли «Молот» выписывать счета-фактуры по данным операциям?

Ответ: «Молот» должен выписать счет-фактуру компании «Сельхозмаш», так как на основании счета организация оформит налоговый вычет. Услуги, оказанные населению, счетом оформлять не нужно. Таким образом, выписка счетов «Молотом» не связана с оплатой услуг наличными, а зависит от того, кому были оказанные данные услуги – физлицам или организации.

Вопрос: В октябре 2016 АО «Механизатор» отгрузил ООО «Машстрой» партию оборудования. При приемке товара было выявлено несоответствие качественным характеристикам, оборудование было возвращено «Механизатору». Должен ли «Машстрой» оформлять счет-фактуру обратной реализации?

Ответ: Нет, данная операция не является обратной реализацией, поэтому счет-фактуру выписывать не нужно. «Машстрою» необходимо оформить акт возврата.

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться — отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

Как заполнить дату УПД

В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:

• строка (1) — дата составления документа;
• строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
• строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

• счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
• счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
• моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

• УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
• Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.

• УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

Кто обязан выписывать счет-фактуру

Счет-фактуру оформляют только плательщики НДС. К таковым не относятся продавцы, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД, ЕСХН). Они не предъявляют налог покупателю и соответственно не выписывают счет-фактуру. Другое дело, когда «спецрежимник» выступает в роли импортера или налогового агента по НДС. Тогда в первом случае возникает обязанность уплатить налог на таможне (или в налоговых органах — при импорте товаров из Белоруссии), во втором — удержать у продавца налог и перечислить его в бюджет . Но и в этих ситуациях «спецрежимник» не выставляет счет-фактуру.

Подробнее об этом см. в статье «Налоговый агент по НДС: как исчислить налог и заполнить декларацию» // РНК, 2005, N 15. — Прим. ред.

Что произойдет, если лицо, применяющее спецрежим, нарушит требования Кодекса и выпишет покупателю счет-фактуру с выделенной суммой НДС? Как следует из п. 5 ст. 173 НК РФ, такое лицо должно перечислить в бюджет сумму налога, указанную в счете-фактуре. Между тем права на вычет «входного» налога у нарушителя не появится, поскольку подобная привилегия предусмотрена исключительно для плательщиков НДС. Об этом ФНС России напоминает в Письме от 17.05.2005 N ММ-6-03/404@.

Одни налогоплательщики освобождаются от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, другие совершают операции, не облагаемые этим налогом в соответствии со ст. 149 Кодекса. И в том и в другом случае налогоплательщики обязаны выписывать счета-фактуры, как того требует п. 3 ст. 169 НК РФ. На счетах-фактурах следует делать надпись «Без НДС».

Чем продиктована необходимость выставлять подобные счета-фактуры? Дело в том, что лица, которые выполняют операции, не облагаемые налогом (ст. 149), или освобождены от уплаты налога (ст. 145), являются налогоплательщиками. Значит, на них распространяются общеустановленные правила выставления счетов-фактур. А надпись «Без НДС» — это характерный признак операции, не подпадающей под налогообложение.

Реквизиты грузоотправителя и грузополучателя

В строках 3 и 4 счета-фактуры отражаются наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. Эти строки заполняются только в счетах-фактурах, оформляемых при отгрузке товаров. При выполнении работ или оказании услуг в указанных строках ставятся прочерки. Это и понятно: при осуществлении таких операций нет ни грузоотправителей, ни грузополучателей. Но иногда поставщики при выполнении работ (оказании услуг) все же вписывают в эти строки данные о себе и покупателе. Нарушением это не считается, но при проверке налогоплательщику укажут на то, что в данных строках логичнее было бы поставить прочерки. Право на вычет «входного» НДС по таким счетам-фактурам у покупателя остается.

Если продавец и грузоотправитель — одно и то же лицо, в строке 3 можно не повторять его наименование и адрес, которые уже вписаны по строкам 2 и 2а, а ограничиться указанием «Он же». Но если покупатель является грузополучателем, делать такую же отметку в счете-фактуре нельзя. На это указано в Письме МНС России от 13.05.2004 N 03-1-08/1191/15@. Дело в том, что строка 4, предназначенная для отражения данных о грузополучателе, расположена перед строками 6 и 6а, в которых приводятся наименование и адрес покупателя. Поэтому слова «Он же» в строке 4 счета-фактуры неуместны. В случае налоговой проверки налогоплательщику придется доказывать, что «Он же» — это не продавец, данные о котором приведены выше, а покупатель, наименование и адрес которого указаны внизу.

Обратите внимание: по строкам 3 и 4 счета-фактуры вписывается не юридический, а почтовый адрес грузоотправителя и грузополучателя. Об этом сказано в Постановлении N 914. Почтовый адрес организации (то есть место ее фактического нахождения) должен совпадать с местом ее государственной регистрации. Если какое-либо отделение организации (склад, магазин, цех) не находится по адресу, указанному в свидетельстве о госрегистрации организации, это свидетельствует о возникновении обособленного подразделения. Согласно нормам налогового законодательства организация обязана встать на налоговый учет по месту нахождения каждого обособленного подразделения.

Итак, если в счете-фактуре наименование продавца (покупателя) совпадает с наименованием грузоотправителя (грузополучателя), но адреса разные, значит, у организации есть обособленное подразделение. Налоговые органы вправе проверить, встал ли налогоплательщик на налоговый учет по месту нахождения данного обособленного подразделения.

Обратите внимание! Счета-фактуры по итогам месяца

Организациям, которые работают с большим числом клиентов и в течение месяца каждому покупателю ежедневно отгружают товары (оказывают услуги), разрешено выписывать счета-фактуры один раз по итогам месяца. Если такой счет-фактура датирован последним числом месяца, проблем у обеих сторон договора не возникает. Поставщик начислит НДС к уплате в бюджет, а покупатель в том же месяце примет «входной» налог к вычету (конечно, при условии оплаты поставщику).

Счет-фактура при реализации через посредника

Посредник заключает с покупателями договор на реализацию товаров, работ или услуг от своего имени, но за счет продавца. Редкий бухгалтер в такой ситуации сможет правильно заполнить все строки в счете-фактуре. Поэтому 5 августа ФНС России подготовила подробные разъяснения для налогоплательщиков в Письме N ЕД-4-3/14103@.

Порядок заполнения счетов-фактур установлен в Постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление N 1137). Вместе с тем при реализации через агента можно запутаться, кого же именно указывать в строке «продавец» и кого — в строке «покупатель». Это зависит от того, кто кому выставляет счет-фактуру.

Продавец выставляет счет-фактуру посреднику

Теперь разберемся со счетом-фактурой, который продавец выставляет посреднику, реализующему товары, работы или услуги от своего имени. В строке 2 продавец должен указать свое название в соответствии с учредительными документами, в строке 2а — свой адрес, а в строке 2б — свои идентификационный номер (ИНН) и код постановки на учет (КПП) в соответствии с требованиями пп. «в» — «д» п. 1 Правил.

В этом случае продавец указывает в строке 6 счета-фактуры полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами (пп. «и» п. 1 Правил). Другими словами, при составлении комитентом (принципалом) счета-фактуры, выставляемого комиссионеру (агенту), реализующему товары, работы или услуги, имущественные права от своего имени, в строке 6 счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.

В связи с этим при составлении комитентом (продавцом) счетов-фактур в строке 6 указывается наименование фактического покупателя, а не посредника. Сотрудники ФНС России в Письме от 5 августа 2013 г. N ЕД-4-3/14103@ подчеркнули, что указание наименования комиссионера в строке 6 Правилами не предусмотрено. В то же время отражение дополнительной информации в счете-фактуре не противоречит законодательству Российской Федерации о налогах и сборах.

При этом комитенты, реализующие товары (работы, услуги) по договору комиссии от имени посредника, регистрируют в книге продаж выданные ему счета-фактуры, в которых отражены показатели счетов-фактур, выставленных комиссионером (посредником) покупателю (п. 20 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением N 1137).

Онлайн журнал для бухгалтера

• Удобными в работе окажутся авансовые счета-фактуры, дата которых будет совпадать с датой поступления денег.

• Дата корректировочного счета-фактуры совпадет с датой подписания соглашения об изменении количества или цены товара, что также облегчит работу с этими документами.
• На необходимость совпадения дат документов, оформляемых при посреднической деятельности, указано в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. О том, какими причинами вызвано обновление с 01.10.2017 текста постановления № 1137, читайте в материале «Как заполнять книгу покупок с 1 октября 2017».

Онлайн журнал для бухгалтера

• Счет-фактура оформляется любой датой в пределах 5 суток, следующих за днем отгрузки или поступления аванса.

  Т. е. даты счета-фактуры и документов-оснований, с которыми он связан, не совпадают.

Счет-фактура: порядок оформления и применения

Если налогоплательщик определяет выручку для целей налогообложения «по отгрузке», то регистрация счета-фактуры, выписанного при отгрузке товаров (работ, услуг), осуществляется в том налоговом периоде, когда произошла отгрузка. Если же предприятие определяет выручку для целей налогообложения «по оплате», то счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров (работ, услуг), регистрируется в книге продаж в том налоговом периоде, когда покупатель произведет оплату за эти товары (работы, услуги).

Пример 4
Предприятие А в январе 2001 г. получило аванс от предприятия Б в размере 1 200 000 руб. (в том числе НДС — 200 000 руб.) в счет предстоящей поставки товаров.
Товары на сумму 1 200 000 руб. (в том числе НДС — 200 000 руб.) были отгружены предприятию Б в марте 2001 г.
Предприятие А в январе 2001 г. оформляет счет-фактуру на сумму полученного аванса и отражает его в книге продаж за январь.
В марте 2001 г. после отгрузки товаров под полученный аванс предприятие А оформляет счет-фактуру на стоимость отгруженного товара. В книге продаж в марте 2001 г. делается запись, уменьшающая сумму оформленного ранее налога по полученному авансу, а затем в общеустановленном порядке отражается счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров.
При получении иных денежных средств, поступление которых связано с расчетами за товары, работы или услуги, налогоплательщик-продавец выписывает счет-фактуру на сумму поступивших денежных средств и отражает этот счет в книге продаж за тот отчетный период, в котором эти средства поступили на счет (в кассу) налогоплательщика (п. 19 Правил).
Автор считает необходимым обратить внимание налогоплательщиков на то, что в новой форме книги продаж, применяемой с 1 января 2001 г., появилась дополнительная графа (9) «N п/п из книги покупок». Эта графа заполняется налогоплательщиками при реализации ранее приобретенных товаров (работ, услуг). При этом в ней указывается порядковый номер счета-фактуры поставщика реализуемых товаров (работ, услуг), под которым этот счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок налогоплательщика.

Зачем нужна счет-фактура

Так для кого и зачем нужна счет-фактура? В первую очередь она нужна для подтверждения, исходящего НДС при продаже товара, оказании услуг, а также для списания, входящего НДС при покупке товара, услуг.

При продаже мы регистрируем исходящую счет-фактуру в Книге продаж, при покупке мы регистрируем входящую счет-фактуру в Книге покупок. Данные декларации по НДС заполняются на основании этих Книг.

Обязательно необходимо помнить: Организации, применяющие УСН и ЕНВД, не обязаны выписывать счет-фактуру; по предоплате, которая получена для оплаты товара или услуг, отгрузка (выполнение) которых будет осуществлена позднее 5-ти календарных дней со дня оплаты, необходимо выписать авансовую счет-фактуру; в случае выявления ошибок вносить исправления нужно корректировочной счет-фактурой.

Похожие записи:

• Ставка НДС во Франции в 2024 году
• Налогообложение продажи дома с земельным участком
• Доплаты к пенсии ветеранам военной службы в 2023 году в Москве