Заполнение формы СЗВ-К для персонифицированного учета

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение формы СЗВ-К для персонифицированного учета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила подсчета стажа в форме СЗВ-К («Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования») содержатся в «Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования», утвержденной постановлением ПФР № 122п.

От кого могут потребовать сдать отчет СЗВ-К

Кто обязан сдавать отчеты по форме СЗВ-К? В законодательстве четких ответов на эти вопросы, сожалению, нет. В 2021 году практика складывается так, что территориальные органы ПФР стали направлять страхователям (организациям и индивидуальным предпринимателям) запросы-письма с требованиями о сдаче отчета СЗВ-К на тех или иных лиц. Такие запросы страхователи стали получать как «на бумаге», так и в электронном виде. Более того, некоторые запросы поступают с пометкой «СРОЧНО». Многих бухгалтеров и кадровиков подобная срочность удивила.

Подразделения ПФР, как правило, запрашивают данные о тех застрахованных лицах, по которым у него отсутствуют сведения о трудовом стаже до 2002 года. Страхователь представляет такие сведения по лицам (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996):

• работающим у него по трудовому договору;
• заключившим с ним гражданско-правовые договоры, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

Запросы ПФР могут поступить как организациям, так и индивидуальным предпринимателям. Однако имейте в виду, что если в компании или у индивидуальных предпринимателей нет и никогда не было работников, то удовлетворить требование ПФР будут попросту невозможно.

В каком виде сдавать данные

Предоставляют сведения в бумажном или электронном виде. Обязанность направлять отчетность в ПФР в электронном виде возникает у тех работодателей, у которых работали 25 и более застрахованных лиц за предшествующий отчетный период (п. 2 ст. 8 закона о персонифицированном учете). Но к форме СЗВ-К это правило неприменимо, так как она не сдается по итогам отчетного периода, а является документом по требованию. Поэтому работодатель вправе выбрать, в какой форме ему удобнее направить этот отчет. Если направлять сведения в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи, то они быстрее окажутся на индивидуальном лицевом счету застрахованного лица. Вместе с отчетом необходимо направить опись документов по форме АДВ-6-1.

Подробнее: Как заполнять новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Пошаговая инструкция

Форма СЗВ-К: для чего она нужна

Форма СЗВ-К предназначена для отражения трудового стажа физического лица за периоды до 2002 года. Бланк СЗВ-К входит в состав сведений персонифицированного учета. Он утвержден Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н. То есть, можно сказать, что форма отчетности относительно новая. Выглядит бланк так:

актуальный бланк СЗВ-К.

Некоторые бухгалтеры уже знакомы с бланком СЗВ-К. Дело в том, что работодатели (организации и ИП) раньше уже отчитывались по похожей форме более 10 лет назад (в 2003-2004 гг.). Тогда она была введена также для обобщений сведений о трудовом стаже до 2002 года. Однако в 2020 году форма СЗВ-К опять потребовалась территориальным органам ПФР для сбора информации о стаже. Для определения размера страховой пенсии нужно знать расчетный пенсионный капитал. А этот показатель обобщает в себе общую сумму страховых взносов в ПФР, внесенных за застрахованное лицо, и пенсионные права приобретенные до 1 января 2002 года. Грубо говоря: форма СЗВ-К нужна в Пенсионному фонду чтобы рассчитать пенсионные баллы, «заработанные» человеком.

Однако есть мнение, что форма СЗВ-К требуется органам ПФР для формирования единой федеральной базы о стаже, чтобы с 1 января 2018 года можно было приступить к эксперименту по переходу на электронные трудовые книжки.

Заметим, что в законодательстве прямо не раскрывается главное предназначение формы СЗВ-К. В связи с этим остается лишь делать выводы из названия бланка – «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования».

Стоит сказать, что форма СЗВ-К – единственный источник данных о стаже работы или (и) иной деятельности до 1 января 2002 года. Ни годовой отчет СЗВ-СТАЖ, ни ежемесячный отчет СЗВ-М подобных сведений не содержат. Также см. «СЗВ-СТАЖ: новый отчет для всех работодателей». Следовательно, только из отчета СЗВ-К органы ПФР могут получить сведения за периоды до 31.12.2001. При этом недавно в сети Интернет появились первые разъяснения от представителей одного из региональных УПФР. Вот что он пояснил:

Вопрос: – Скажите, для чего в 2020 году подразделениям ПФР опять понадобился отчет по форме СЗВ-К?

На основании каких документов заполняется форма СЗВ-К?

Форма СЗВ-К утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (далее — Постановление N 192п, Инструкция N 192п). Данная форма заполняется за период с начала трудовой деятельности работника по 31 декабря 2001 г. включительно. Согласно п. 59 Инструкции N 192п она заполняется на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. Такими документами могут быть:

• военный билет;
• справка работодателя;
• паспорт — для подтверждения регистрации по месту жительства для лиц, проживающих на 01.01.2002 в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним.

К сведению. Если какой-либо период работы не указан в трудовой книжке, это не значит, что он исключается из общего трудового стажа. В таком случае работнику нужно представить справку работодателя, в которой в произвольной форме указываются необходимые данные: наименование организации, характер работы, период работы, должность, территориальные условия, особые условия труда, исчисляемый трудовой стаж, выслуга лет. Далее организация, в которую работник подал такую справку, может использовать ее для заполнения формы СЗВ-К. При этом копию справки необходимо прикрепить к личному делу сотрудника. Если же организация заполнит форму СЗВ-К без учета данной справки, она может передать ее копию в территориальное отделение ПФР вместе с заполненной формой. При этом оригинал справки остается у застрахованного лица, которое может самостоятельно подать ее в ПФР.

На что обратить внимание при заполнении формы СЗВ-К?

Перечень реквизитов для заполнения формы СЗВ-К установлен п. 60 Инструкции N 192п. Рассмотрим подробнее те реквизиты, которые могут вызвать затруднения.

Реквизит «Территориальные условия проживания на 31.12.2001» заполняется в соответствии с Классификатором, приведенным в Приложении 1 к Инструкции N 192п, но только в том случае, если работник по состоянию на указанную дату проживал в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, при этом необходимо указать размер районного коэффициента (например, РКС 1,3). Эти данные заполняются на основании дополнительного документа, выданного соответствующим органом. Если же работник не проживал в этих районах и местностях, раздел не заполняется, но прочерк не ставится.

Реквизит «Наименование организации» необходимо заполнять в соответствии с документом, подтверждающим данный период деятельности. Отметим, если за период работы менялось наименование организации, допускается указывать последнее наименование. Об этом сказано в Инструкции ПФР.

Реквизит «Вид деятельности (код)» заполняется в соответствии с Классификатором, приведенным в Приложении 1 к Инструкции N 192п.

В графе «Начало периода (дд.мм.гггг)» указывается дата приема на работу.

Пенсионный фонд еще в 2021 году утвердил бланк отчетности о стаже сотрудников и объяснил, что это за форма и кто сдает СЗВ-К. Этот отчетный формуляр предоставляется следующими категориями страхователей:

Многим бухгалтерам и сотрудникам отдела кадров эта форма отчетности знакома. Информация предоставлялась в ПФР в 2003 и 2004 годах по схожему бланку. Отчетные сведения отражали стаж сотрудников до конца 2001 года.

Кто готовит отчет: кадры или бухгалтерия

Взаимодействовать с подразделениями УПФР по вопросам сдачи отчета СЗВ-К, по нашему мнению, должны сотрудники бухгалтерии. Однако при подготовке отчетности без участия отдела кадров, скорее всего, не обойтись. Дело в том, что отчет заполняется отчет на основании информации из трудовой книжки и других документов, хранящихся, чаще всего, в отделе кадров (или в архиве). К таким документам относятся (п. 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).

• письменные трудовые договоры;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
• выписки из приказов;
• лицевые счета ведомости на выдачу заработной платы.

Таким образом, полагаем, что кадровикам может потребоваться принять участие в подготовке отчетности о стаже до 2002 года и, возможно, предоставить в бухгалтерию копии документов и информационную справку на работника.

Сроки хранения и ответственность

Документы, содержащие индивидуальные сведения о стаже, должны храниться не менее 75 лет (ст. 22.1 125-ФЗ и ст. 905 приказа Минкультуры № 558). Если отчетные формы подготовлены и сданы в электронном виде, организуйте хранение документации в электронном формате. Порядок отразите в учетной политике, ознакомьте ответственных лиц под подпись.

В официальном запросе ТОПФР указываются не только последние сроки предоставления информации, но и ответственность, предусмотренная за непредоставление или за указание ошибочных данных. Например, отказ от предоставления, предоставление в неполном объеме или искажение информации в форме СЗВ-К грозит должностным лицам учреждения административным штрафом. Его размер составляет 300-500 руб. (примечание к ст. 2.4, ст. 15.33.2 КоАП РФ).

В то же время на основании предоставленных данных определяется размер пенсии. Если предоставить некорректные данные, которые приведут к назначению завышенной пенсии, ПФР вправе подать в суд на возмещение материального ущерба (ст. 25 173-ФЗ), поэтому важно предоставить достоверную информацию.

Ответственность за нарушения, связанные с формой СЗВ-СТАЖ

В соответствии со ст. 17 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ на страхователя налагается штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо в случае:

• непредставления или представления отчета с нарушением срока сдачи;
• в отчете указаны неполные или недостоверные сведения.

За нарушение электронной формы представления установлен штраф в размере 1 000 руб.

Кроме того, на должностных лиц также будет наложен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если работнику на момент увольнения не выдана выписка из СЗВ-СТАЖ, то согласно ч.1 ст.5.27 КоАП РФ:

• должностные лица могут либо предупреждены, либо оштрафованы в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• индивидуальным предпринимателям назначается штраф в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• организации могут быть оштрафованы на 30 000–50 000 руб.

Об ответственности за нарушения в СЗВ-М читайте в материалах:

• «СЗВ-М: 500 руб. за опечатку?»;
• «С 1 октября меняются правила наложения штрафа за СЗВ-М»;
• «Суд снова не дал оштрафовать фирму за дополняющие СЗВ-М»;
• «Бухгалтер на больничном — смягчающее обстоятельство при просрочке СЗВ-М?».

Бланк состоит из таких разделов:

1. Сведения о застрахованном лице. Включает: СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения и место проживания. Эта информация заполняется на основании паспорта и страхового свидетельства. Для показателя «территориальные условия проживания» допустимо пустое значение при отсутствии подтверждающих документов.
2. Тип формы отчетности. Выберите из предложенных типов и отметьте галочкой. Исходная — при подаче сведений впервые, корректирующая — при изменении информации исходной СЗВ-К о трудовом стаже или других сведений о застрахованном лице, отменяющая — для отмены предоставленных ранее сведений.
3. Периоды деятельности. В раздел включается информация о периодах трудового стажа застрахованного лица до 31.12.2001 на основании трудовой книжки. Заполняем наименование организации, код вида деятельности (обязательно). Чтобы определить его, используем приложение № 1 постановления ПФР № 485п.

Рассмотрим наглядный пример заполнения СЗВ-К. Условия для заполнения следующие:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» получило уведомление из ПФР о предоставлении сведений на сотрудника Сергеева Сергея Сергеевича. По записям трудовой книжки, имеется информация, что Сергеев С.С. работает в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «рабочий по обслуживанию зданий»:

• трудовой договор с ГБОУ «АЛЛЮР» заключен 21.08.2014;
• с 23.03.1980 по 25.03.1985 — работа в должности «токарь» на предприятии «Стройка» (местность, приравненная к районам Крайнего Севера);
• с 03.03.1986 по 04.11.1988 — работа в должности «разнорабочий» на предприятии «Чайка» (район Крайнего Севера);
• с 14.11.1988 по 01.04.1999 — работа в должности «газорезчик» на предприятии «Завод № 12» (должность отнесена к работам с тяжелыми условиями труда).

Пенсионный фонд еще в 2022 году утвердил бланк отчетности о стаже сотрудников и объяснил, что это за форма и кто сдает СЗВ-К. Этот отчетный формуляр предоставляется следующими категориями страхователей:

Многим бухгалтерам и сотрудникам отдела кадров эта форма отчетности знакома. Информация предоставлялась в ПФР в 2003 и 2004 годах по схожему бланку. Отчетные сведения отражали стаж сотрудников до конца 2001 года.

Трудовая деятельность: выслуга лет

Графу «Основания (код)» выслуги лет заполните в соответствии с приложением 1 к Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

В графе «Дополнительные сведения» о выслуге лет в зависимости от значения, указанного в графе «Основания (код)» выслуги лет, укажите соответствующую информацию:

• налет часов (часов, минут);

• количество прыжков с парашютом;

• количество спусков (подъемов);

• фактически отработанное время (месяцев, дней);

• объем работ (доля ставки) по занимаемой должности;

• количество учебных часов.

При этом, если нормативно-правовыми документами определены условия, при выполнении которых указанный период включается в выслугу лет, данные о выслуге лет заполняйте с разбивкой по календарным годам. Например, если сотрудник работал летчиком с 23 сентября 1989 года по 10 февраля 1990 года, то в форме СЗВ-К необходимо отразить два периода деятельности:

• с 23 сентября 1989 года по 31 декабря 1989 года;

• с 1 января 1990 года по 10 февраля 1990 года.

Правила заполнения СЗВ-К

Документ подают страхователи в территориальный орган ПФР для проведения уточнения пенсионных прав работников.

Документ заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов для подтверждения трудового стажа. При этом первой записью о периодах трудовой или иной общественно полезной деятельности является запись о первом периоде, второй записью является запись о втором периоде и так далее. Сведения представляются за период до 01.01.2002.

Перечень реквизитов в СЗВ-К и правила их заполнения

Похожие записи:

• Что следует делать после смерти родственника порядок необходимых действий
• Повышенное пособие на третьего ребенка в СПБ 2024 какие документы нужны
• Правила автострахования СК РЕНЕССАНС-страхование