Проведение годовой инвентаризации в учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проведение годовой инвентаризации в учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Участвовать в проведении инвентаризации (имеется в виду – пересчитывать МЦ) могут лишь члены комиссии. Обязательно присутствует при этом ответственное лицо, под отчетом которого находятся ценности, но в состав комиссии оно не входит, поскольку проверяется его работа. Кладовщик дает расписку о том, что все приходно-расходные документы им отданы бухгалтеру, а в процессе осуществления проверочных мероприятий дает необходимые пояснения.

Участие в инвентаризации

На вопрос, может ли материально ответственное лицо проводить инвентаризацию, отвечаем: может в тех случаях, когда проводимая инвентаризация не касается сферы его ответственности. Например, работник кладовой спецодежды может быть включен в инвентаризационную комиссию при смене сотрудника склада запчастей.

Инвентаризация по основным средствам

Инвентаризация – действие работодателя, предполагающее проверку сохранности имеющегося имущества. Или удостоверяется наличие либо недостача по ценностям.

Процедуру организуют в промежутке между увольнением старого и приемом нового сотрудника.

Первый шаг – подготовка документов, ставших основанием для приема новых сотрудников на должность. После этого действия совершаются в следующей последовательности:

1. Выпускают приказ, где четко говорится об инвентаризации.
2. Назначают дату проведения.
3. Назначают членов комиссии, наделенной соответствующими полномочиями.

В приказе назначают день сбора заинтересованных лиц там, где хранят ценности:

• вновь принятые работники;
• тот, кто собирается уволиться;
• члены, составившие комиссию.

После составляют акт инвентарной проверки, в зависимости от того, как складываются обстоятельства. Первой идет вводная часть акта, где указывают такие сведения:

1. Причину составления. Например, факт передачи имущества.
2. Состав комиссии.
3. Время и место составления.
4. Наименование документа.

Предшествующие акты приемки, очередной инвентаризации используют для сравнения имеющейся информации.

Перечень товара или других ценностей копируют из бумаг, составленных ранее. Составляется список, на основании которого изучается содержимое склада. Или другого места хранения, если оно предусмотрено текущим местом работы.

Базовая часть документа тоже содержит целый ряд информации:

• для каждой инвентарной единицы указывают отдельный порядковый номер;
• наименование инвентарных единиц;
• количество в зависимости от применяемых единиц измерения;
• сведения о присутствии имущества, либо его отсутствии;
• подписи обеих сторон – и той, что принимает, и передающей.

Последней идёт дата проведения мероприятия. Главное – чтобы она совпадала с информацией, присутствующей в приказе. Подписи сторон и членов комиссии удостоверяют подлинность сведений.

Особенности смены МОЛ

Если в организации меняется материально ответственное лицо, то нужно соблюсти определенный порядок действий для передачи матценностей. Все начинается с приказа руководства о смене МОЛ и передаче ценностей от одного работника другому. Далее проводят инвентаризацию для проверки наличия всех имеющихся объектов под ответственностью прежнего МОЛ.

После ее осуществления устанавливается реальное количество объектов, которые передадут новому МОЛ. Также инвентаризация помогает понять, все ли объекты находятся в пределах компании, нет ли пропавших ценностей. Процедура проходит в присутствии обоих работников: старого МОЛ и нового. Акт инвентаризации составляют в 3 экземплярах: для каждого из работников и руководства организации.

Акт передачи матценностей можно оформить напрямую: то есть один работник передает их другому. Также передачу можно оформить через работодателя: старое МОЛ передает ценности работодателю, а он уже новому МОЛ. В нашем образце рассмотрен первый вариант.

Акт приема-передачи материальных ценностей будет подтверждать, что прежнее МОЛ передало объекты новому, все ценности в надлежащем состоянии, у работодателя нет претензий к увольняющемуся или переводящемуся на другую должность работнику.

При смене материально ответственного лица в обязательном порядке проводят инвентаризацию. Один сотрудник передаёт свои полномочия и дела другому в документальном виде. Инвентаризация позволит избежать возникновения возможных проблем в будущем.

Следует отметить, что работодатель не вправе принуждать подчинённого к подписанию договора о полной материальной ответственности. Работник всегда может отказаться.

Если речь идёт об ответственности за какое-то конкретное имущество, подлежащее строгому учёту, имеет смысл составить акт приёма-передачи этих самых товарно-материальных ценностей. Хотя на практике компании ограничиваются инвентаризацией.

Работник получит статус ответственного лица только после подписания договора. Сам по себе приказ не возлагает на подчинённого материальную ответственность.

Все издаваемые внутри организации приказы всегда идут от имени высшего должностного лица – директора (или работника, временно исполняющего его функции). Поэтому первая подпись, которая должна стоять в документе – его, без этого автографа документ просто-напросто не будет действительным. Кроме того, в бланке распоряжения должны расписаться все указанные в нем сотрудники, в том числе те, кого документ касается напрямую и те, кто несет ответственность за его исполнение.

Печать в приказе нужна только тогда, когда руководство требует ее наличия – в законе указаний на то, чтобы визировать такие распоряжения при помощи штемпельных изделий на сегодня нет.

Плановая и внеплановая инвентаризация: отличия

Основное отличие в дате. Для спланированного мероприятия число и месяц известны с начала года, ее исполнение – обязательное требование к деятельности компании, независимо от обстоятельств. Постепенно работники подготавливают все к проведению, подсчитывают некоторые группы товаров, перекладывают все и систематизируют, чтобы потом просто считать. С одной стороны, это дополнительный порядок. А с другой – прекрасная возможность создать только видимость наличия сотен экземпляров. Если человек воровал, то ему ничто не помешает замаскировать итоги своей деятельности, чтобы продолжать действовать в том же ключе.

Незапланированный пересчет отличается срочностью и неожиданным началом. Внеплановые инвентаризации проводят, если требуется поймать сотрудника на обмане, найти скрытое хранение излишков продукции, обнаружить пересорт. Ее дату не разглашают заранее, периодичность тоже не установлена – в любой момент, когда руководство решит, что это необходимо.

Она не отражается в учетной политике предприятия, не вписывается в контрольно-ревизионные работы до начала процесса.

В отдельных случаях ее инициируют, если внешние ревизоры или специалисты аудиторской компании выявляют существенные несоответствия в количестве и разновидностях ОС, ГП или финансов. То же делается при определении нарушения законов, незаконное списание средств.

До начала все материально ответственные работники, отделы которых будут участвовать в пересчете, готовят расписки. В них должно быть прописано, что на день проведения ВИ все отчеты составлены и готовы к проверке. Затем создают приказ, в котором определяют:

• состав комиссии;
• временные рамки;
• место действия.

Как мы уже говорили, документ регистрируется в специальной книге для контроля. Он становится основанием, в соответствии с которым проводятся все действия.

Заявить о необходимости могут не только начальники компании, но и:

• сотрудники следственных органов;
• суды – в соответствии с постановлением;
• главный офис – если это дочерняя организация или филиал.

Смена материально ответственного лица: как оформить

ИНВ-26). В эту ведомость переносится вся информация о выявленных в ходе рассматриваемой операции излишках и недостачах. Если по результатам инвентаризации комиссией обнаружены излишки, то в учете необходимо их оприходовать по рыночной стоимости.

Как отразить результаты инвентаризации в бюджетном учете?

Мы уже писали о том, как отразить результаты инвентаризации в учете. Напомним: если в результате проверки выявлены излишки и (или) недостачи, руководитель издает приказ, содержащий следующие указания:

1. Компенсировать выявленные недостачи за счет виновных лиц.
2. Списать недостачи на результаты деятельности госучреждения (согласно полномочиям руководителя).
3. Назначить расследование в отношении выявленных недостач.
4. Отразить излишки в учете по соответствующим счетам.

Проведением инвентаризации процесс смены материально ответственных лиц для целей учета не заканчивается.

Лицу, ответственному за ведение бухучета в организации, надлежит сверить сведения, полученные по результатам проведения инвентаризации, со сведениями, которые содержатся в бухгалтерском учете.

Если инвентаризация при смене МОЛ выявила разночтения, необходимо информацию о них включить в сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 , ИНВ-19 ).

Итоги инвентаризации подводятся в соответствующей ведомости (форма № ИНВ-26 ). В эту ведомость переносится вся информация о выявленных в ходе рассматриваемой операции излишках и недостачах.

Если по результатам инвентаризации комиссией обнаружены излишки, то в учете необходимо их оприходовать по рыночной стоимости.

Такая стоимость может быть определена:

• оценщиком;
• организацией самостоятельно при помощи общедоступных источников.

Если выявлена недостача, то она:

• либо признается естественными издержками (если ее размер не превышает установленных пределов);
• либо взыскивается за счет виновных лиц;
• либо списывается на финансовый результат.

Порядок проведения инвентаризации при смене мат. ответственного

Как было указано выше, при смене материально ответственного лица в обязательном порядке проводят инвентаризацию. Этот процесс включает:

1. Издание приказа о проведении инвентаризации, создании и утверждении состава инвентаризационной комиссии.
2. В назначенный в приказе срок комиссия в присутствии материально ответственных лиц проводит пересчет имущества.
3. По итогам пересчета оформляют инвентаризационную опись и акт приемки передачи ТМЦ от выбывающего материально-ответственного лица к поступающему на работу.

Инвентаризационные описи и акты оформляют в 3-х экземплярах:

• первый – принимающему ценности работнику;
• второй – сдающему сотруднику;
• третий – в бухгалтерию компании.

Их все подписывают материально-ответственные лица и члены комиссии.

Немало будет зависеть от того, по своей ли воле уходит человек из организации. Это может быть увольнение ответственного за МЦ человека по собственному желанию, соглашению сторон или же по инициативе руководства за правонарушение. Порядок увольнения материально ответственного лица по собственному желанию или по другой причине будет следующий:

В любом из случаев — начинается отсчет 14 дней. За этот срок :

• инициатор предупреждает другую сторону о планируемом окончании трудовых отношений;
• производится инвентаризация. В ней участвует сам увольняющийся, к тому же ему на руки должны выдать под подпись акт об итогах проверки;
• уходящий должен передать вверенные ему вещи другому работнику. Основание — акт приема-передачи.

Задерживать человека больше чем на две недели нельзя. Исключение — выявление расхождений при инвентаризации.

После завершения всех процедур издается приказ об увольнении, убывающий из организации получает на руки документы и полный расчет.

Что включает в себя полный расчет:

• доход за фактически выработанное время;
• компенсацию за неиспользованные отпуска;
• выходное пособие.

Инвентаризация проводится, если это было прописано в договоре. Обязательное условие — присутствие самого сотрудника, за исключением случаев, если он болеет (важно: болезнь во время этих двух недель — не препятствие к увольнению!) . В таком случае убывающий должен подписать бумагу, подтверждающую его согласие на проведение проверки и передачи без него.

Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица?

Материальная ответственность – обозначение для обязанности подчиненных возместить ущерб работодателю, если такое произойдет. Назначение такой ответственности требует оформление приказов со стороны руководителя. Со сменой МОЛ связано несколько условий, обстоятельств:

• получение другой должности;
• увольнение;
• обстоятельства с похожим характером.

Сначала организуют инвентаризацию. Потом оформляют прием и передачу финансового потока вместе с остальными ценностями.

Оформление приказа от директора остаётся обязательным требованием вне зависимости от оснований и условий. Унифицированной формы бланка не разработано, каждая организация имеет право выбрать свой вариант. Допустимо использовать существующие бланки.

Приказ на смену – не единственный документ, оформляемый при передаче. После издания этого приказа с новым сотрудником подписывают типовое соглашение, действующее для таких ситуаций. Соглашение используют для фиксации материальной ответственности. Последняя бывает полной либо частичной.

Отсутствие унифицированных форм приводят к негативным последствиям для работодателей. Документ с большой вероятностью признают незаконным, если письменные основания для принятия решения отсутствуют.

Для фиксации назначения МОЛ применяют такие документы:

• локальные нормативные акты компании;
• должностные инструкции;
• дополнения к соглашению;
• оформление приказа по смене лиц.

Следующий набор реквизитов обязателен для документа:

1. Описание кандидатуры на указанную должность.
2. Само слово «приказываю».
3. Цели и основания, по которым организуют процедуру.
4. Наименование документа.
5. Наименование учреждения.
6. В приказе можно отдельно назначить лицо, ответственное за выполнение требований и указаний. Обязательно наличие подписи руководителя и даты составления документа.
7. В приказе расписываются также новый сотрудник и подчинённый, который отвечает за контроль.
8. Надо указать инициалы указанных граждан вместе с расшифровкой, должностями.

Порядок проведения инвентаризации при смене мат. ответственного

Как было указано выше, при смене материально ответственного лица в обязательном порядке проводят инвентаризацию. Этот процесс включает:

1. Издание приказа о проведении инвентаризации, создании и утверждении состава инвентаризационной комиссии.
2. В назначенный в приказе срок комиссия в присутствии материально ответственных лиц проводит пересчет имущества.
3. По итогам пересчета оформляют инвентаризационную опись и акт приемки передачи ТМЦ от выбывающего материально-ответственного лица к поступающему на работу.

Инвентаризационные описи и акты оформляют в 3-х экземплярах:

• первый – принимающему ценности работнику;
• второй – сдающему сотруднику;
• третий – в бухгалтерию компании.

Их все подписывают материально-ответственные лица и члены комиссии.

Похожие записи:

• Калькулятор военной пенсии за выслугу лет на 2020-2023 гг.
• Как отразить в налоговом учете неустойку за нарушение условий договора
• 2 способа заполнить заявление о банкротстве физического лица