Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

Семейное право 1 августа, 2023

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Для чего нужен кадровый аудит

2. Преимущества внешнего кадрового аудита

3. Этапы кадрового аудита

4. КОГДА НУЖЕН АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

5. Целесообразность аудита персонала

6. Проводим внутренний кадровый аудит

7. Кадровые документы, ведение которых обязательно

8. Аудит кадровых документов: как провести самому

9. Кадровый аудит: польза, виды, процедура

10. Проводим внутренний кадровый аудит

11. Необязательные документы для проверки

12. На чем фокусируется кадровый аудит

Любой бизнес время от времени сталкивается с официальными ревизиями. Визиты представителей ГИТ проходят по графику, который обычно составляется на год вперед. Это значит, что о предстоящей инспекции вас обязаны оповестить. Исключение – внеплановые визиты, назначить которые могут из-за жалоб. Подготовиться к ним можно только одном способом: регулярно проводить профилактические мероприятия и устранять обнаруженные в их ходе недочеты.

Для чего нужен кадровый аудит

Это крайне полезная мера при подготовке к разного рода инспекциям. Ведь к HR-службе предъявляются большие требования. Небольшая невнимательность, несоблюдение нормативных сроков, незнание последних изменений нормативов и другие оплошности, допущенные специалистом или службой HR, могут стать причиной наложения серьезных санкций: от штрафов до приостановления деятельности.

Проведение кадрового аудита в организации актуально при:

— Подготовке к государственной проверке;
— Смене директора или кадровика;
— Слиянии, поглощении или других видах реструктуризации;
— Конфликтном увольнении (когда есть вероятность жалоб в контролирующие структуры);
— Изменения в нормативных актах.

Профессиональная внутренняя ревизия, своевременно организованная в рамках подготовки к внешней, помогает:
— Обнаружить недочеты и ошибки при ведении документооборота;
— Найти способы их быстрого устранения;
— Избежать предписаний и штрафов. Или, если нарушения слишком большие и быстро их устранить невозможно, снизить сумму ущерба до минимальных значений.

Но не стоит рассматривать аудит кадрового делопроизводства исключительно как способ подготовки к внешним инспекциям. Напротив, его стоит ввести в постоянную практику!

Правильно организованный, он дает возможность:
— Привести бумаги в строгое соответствие с ФЗ и правилами оформления;
— Оптимизировать расходы на управление персоналом;
— Проверить эффективность HR-службы;
— Оценить потенциал отдельных подразделений;
— Выявить сотрудников с низкой эффективностью;
— Обнаружить «зоны риска» в HR-политике. И найти варианты их преодоления;
— Сформировать стратегию развития бизнеса.

Типы этой экспертизы можно классифицировать по нескольким факторам:

1. По способу организации:

— Внутренний. Его компания совершает своими силами: выделяет специалиста для поиска нарушений.
— Внешний кадровый аудит. Это привлечение экспертов «со стороны». Профессиональные аудиторы оценивают деятельность всех подразделений, проверяют, насколько правильно организовано ведение бумаг, приводят их в соответствие нормам законодательства.

2. По объему информации:

— Сплошной. Это кадровый аудит по всем документам. Эксперты оценивают приказы, касающиеся внутреннего трудового распорядка и т.д.
— Локальный. Обычно он нужен в отношении конкретного подразделения или группы документов (например, только начисления зарплаты или должностных инструкций).
— Целевой. Это выборочная оценка конкретных сотрудников (анализу подлежит организация их работы и ведение документации).

3. По уровню анализа:

— Тактический. Касается документооборота, относящегося к рядовым сотрудникам и руководителям низшего звена.
— Управленческий. Фокусируется на делопроизводстве в отношении менеджеров среднего звена.
— Стратегический. Это наиболее полный кадровый аудит, затрагивающий не только исполнителей и промежуточных руководителей, но и топ-менеджмент.

Аудит кадровых документов можно устраивать с разной периодичностью. Когда речь идет о первичной оценке трудовых книжек и оформлении новых сотрудников на должности, это постоянный мониторинг. Выделяют еще несколько видов:

Текущий. Может быть организован в любой момент, по необходимости.
Оперативный. Для обнаружения проблем и нарушений в той или иной сфере.
Панельный. Периодический анализ в отношении одних и тех же сотрудников (отделов) с применением одних и тех же инструментов. Позволяет отследить динамику.

Преимущества внешнего кадрового аудита

Проверка с привлечением профессиональной команды «со стороны» – это отличный способ экономии материальных и временных ресурсов, а также – залог более точных и качественных результатов. Специалисты внешней подрядной организации рассматривают все процессы, происходящие в бизнесе, отстраненно и беспристрастно. Кроме того, заказывая аутсорсинг этой услуги, вы почти наверняка получите в свое распоряжение целую команду экспертов, которые распределяют нагрузку между собой и проверяют результаты по несколько раз. Выделить и освободить от основных обязанностей такое же количество специалистов из числа работников – просто нереально.

Поручите кадровый аудит своего бизнеса компании «Проверка труда»! Являясь экспертом в области трудового права, мы помогаем клиентам успешно преодолевать любые проверки и совершенствовать подходы к стратегическому планированию. Кроме того, нам можно поручить разрешение споров и конфликтных ситуаций (в досудебном и судебном порядке). За последние 2 года мы помогли своим заказчикам сэкономить на штрафах больше 65 млн рублей!

Этапы кадрового аудита

Вне зависимости от выбранного метода работы аудит кадров проводится в соответствии со следующим алгоритмом:

Определение целей и задач проверки конкретного объекта.
Формирование комиссии. В небольших компаниях её возглавляет руководитель лично. Если в организации работают сотни сотрудников, комиссию может возглавить кто-либо из совета директоров, например, руководитель кадровой службы.
Издание приказа с обозначением сроков проведения аудита и иной необходимой информации.
Формирование собственно плана проведения и обоснование метода проверок.
Уточнение, какие документы необходимы аудитору для анализа.
Проверка локальных нормативных актов и кадровой документации на предмет соответствия законодательным требованиям.
Анкетирование персонала, если это предусмотрено планом аудита.
Обработка полученных результатов и выработка рекомендаций для управленческого звена. Аудитор описывает выявленные недостатки, реальные и потенциальные риски и способы их минимизации или устранения.
Доведение результатов аудита персонала до руководства компании. При необходимости через 6-12 месяцев проводится повторная проверка. Её цель — проверка эффективности предпринятых мер и проведенных мероприятий.

КОГДА НУЖЕН АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Аудит делопроизводства – это исследование системы делопроизводства организации с последующим вынесением рекомендаций по ее оптимизации. Рассмотрим, в каких случаях руководство отдела ДОУ может справиться с аудитом самостоятельно, без привлечения внешних консультантов.

Случай 1. Аудит системы ДОУ необходим, если компания планирует изменить существующую технологию работы (например, перейти на систему электронного документооборота), внедрить новое программное обеспечение, которое имеет отношение к делопроизводственным процессам. Цель аудита: минимизировать осложнения, которые возникнут в делопроизводственных процессах при внедрении новой технологии или программного обеспечения, ускорить процесс обучения персонала работе в новых условиях.

Случай 2. Аудит системы делопроизводства проводят, если в отдел ДОУ приходит новый руководитель. Он первым делом должен исследовать процессы, за выполнение которых теперь отвечает. Аудит нужно провести, даже если нынешний руководитель «вырос» из работника этого же отдела: когда он увидит все особенности рабочих процессов «сверху», то поймет, что «картина» очень отличается от того, как он ее себе представлял ранее. Цель аудита: провести оптимизацию процессов, которые в этом нуждаются.

Случай 3. Аудит системы ДОУ необходим, если руководство понимает, что работники отдела ДОУ неэффективно расходуют свое рабочее время: в канцелярии не прекращаются чаепития и разговоры, а процессы делопроизводства выполняются не так качественно, как могли бы при таком количестве исполнителей. Цель аудита: оценить качество выполнения процессов и внедрить новые процессы, которые выведут ДОУ компании на новый уровень.

Случай 4. Обратная ситуация: из-за большого объема документов работники канцелярии вынуждены задерживаться после работы, а отпуск или больничный для них – непозволительная роскошь. Аудит системы делопроизводства поможет выявить, почему в структурном подразделении сложилась такая ситуация. Цель аудита: определить, нанять дополнительных специалистов или оптимизировать процессы, разгрузив нынешних работников.

Целесообразность аудита персонала

В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала? Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:

смена руководства в организации;
передача кадровых дел в ведение неспециалиста по вопросам персонала (например, бухгалтера, секретаря и др.);
освобождение от должности руководителя отдела кадров;
подготовка к внешней ревизии со стороны органов контроля;
формирование базы кадровых документов для архивного хранения;
инновации в законодательной сфере, касающиеся трудоустройства и увольнения;
непредвиденная резкая динамика кадров, например, локаут (массовое увольнение) и т.п.

Проводим внутренний кадровый аудит

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке. После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов. Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

Полный (по всем участкам ведения КДП).
Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

отдельные участки ведения КДП;
или документы по отдельным работникам;
или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

направить работника кадровой службы на учебу;
дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
перевести на другую работу;
расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Наименование документа		Ссылка на нормативный акт
Трудовые книжки	На всех сотрудников (за исключением совместителей). Хранятся до увольнения сотрудника. Невостребованные — не менее 75 лет согласно Перечню, ст. 664	ТК РФ, ст. 66
Трудовые договоры	Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.д.). Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 657	ТК РФ, ст. 67
Штатное расписание	Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст. 71	ТК РФ, ст. 57. Альбом N 1, форма Т-3
Приказы по основной деятельности	С постоянным сроком хранения согласно Перечню, п. «а» ст. 19	Альбом N 1, Инструкция к заполнению формы Т-3
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19	Альбом N 1, формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а. ТК РФ, ст. ст. 68, 62
Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске	Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 656	ТК РФ, ст. ст. 80, 128, 127, 122
Правила внутреннего трудового распорядка	Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со сроком хранения 1 год после замены новыми согласно Перечню, ст. 773	ТК РФ, ст. 189
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников	ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов. Со сроком хранения 3 года после замены новыми согласно Перечню, ст. 655	ТК РФ, п. 8 ст. 86
График отпусков	Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения — 1 год согласно Перечню, ст. 693	Альбом N 1, форма Т-7. ТК РФ, ст. 123
Приказы по отпускам	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п. «б» ст. 19	Альбом N 1, форма Т-6, Т-6а
Личные карточки работников Т-2	На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. 658	Альбом N 1, форма Т-2
Табель учета рабочего времени	Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. 586	Альбом N 1, форма Т-13. ТК РФ, ст. ст. 91, 99
Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)	Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст. 411	ТК РФ, ст. 135

Оформление акта проверки В акте проверки указываются:

дата, время и место составления акта проверки;
наименование органа государственного контроля (надзора) или органа муниципального контроля;
дата и номер распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля;
фамилии, имена, отчества и должности должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку;
наименование проверяемого юридического лица или фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, уполномоченного представителя индивидуального предпринимателя, присутствовавших при проведении проверки;
дата, время, продолжительность и место проведения проверки;
сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;
сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица, индивидуального предпринимателя указанного журнала;
подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

Аудит кадровых документов: как провести самому

Его надо проверить на возможную дискриминацию, потому что инспекторы всегда обращают на это внимание (ст. 57 ТК РФ). Сотрудникам, которые занимают одну и ту же должность, выполняют одну и ту же функцию по трудовому договору или должностной инструкции, нельзя платить разные оклады. Зарплаты можно, а оклады нельзя. Это связано с тем, что по ТК РФ за труд равной квалификации положена равная оплата труда.

График отпусков надо утверждать не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Можно использовать унифицированную форму или свою. ГИТ проверяет, все ли работники есть в графике, по каждому ли указаны даты отпусков и нет ли нарушений в количестве дней отпуска, положенных по закону.

Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней в год, у кого-то есть допотпуска. Если у работника и основной ежегодный отпуск, и дополнительный, то в график включается оба вида.

Табель определяет фактическое количество часов, отработанных каждым работником (ст. 91, 99 ТК РФ). На аудите его сверяют с другими документами. Например, посмотрев на табель и зная, какой режим времени установлен работнику по правилам внутреннего трудового распорядка или трудовому договору, можно увидеть, есть ли превышения по норме часов (исходя из установленного работнику режима), правильно ли произведена оплата.

Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:

Соответствие процессов, связанных с кадрами, стратегическим задачам развития бизнеса: Работа с ресурсами. Хватает ли предприятию штатных единиц? Есть ли перспективное планирование в этой сфере? Налажена ли преемственность и система развития сотрудников?
Система пополнения кадров. Как ведется поиск кандидатов на вакантные должности? Какие требования есть к кандидатам? Как организовано трудоустройство на предприятие?
Адаптация новых сотрудников. Существует ли сформированный подход? Насколько он эффективен и можно ли его развить?
Обучение, повышение квалификации, аттестация. Имеются ли такие программы? Как они работают?
Система мотивации и стимулирования. Подобраны ли методы денежного поощрения, льготы и т.д.? Насколько они эффективны?
Социальный и психологический климат. Сформирована ли корпоративная культура? Присутствует ли социальная напряженность? Как эти факторы влияют на результаты работы?

Актуальность кадрового состава:

Структура персонала. Эффективна ли она для достижения задач бизнеса?

Как работают подразделения, отвечающие за прием, обучение, увольнение?

Персонал:

Сколько штатных единиц занято и свободно? Есть ли текучка кадров? Имеется ли резерв? Хватает ли квалификации сотрудников?

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

Стоит учитывать, что, в отличие от бухгалтерского, аудит кадровых документов в РФ законом никак не регламентирован. Поэтому руководителям и владельцам компаний стоит знать: внутренний аудит кадровой документации можно и нужно проводить, не дожидаясь предписаний контролирующих структур или объявления о грядущем визите трудовой инспекции. А в случае, если появление инспекторов в обозримом будущем все-таки планируется, такая процедура поможет к нему подготовиться и защитить свои интересы.

Внутренний аудит кадровых документов – это комплекс мер, в числе которых оценка локальных нормативных актов, отчетов, учетных книг на предмет юридической корректности и полноты. При этом многие недочеты и ошибки можно устранить сразу – во время проверки.

Аудит кадровых документов может быть полным, когда анализируются все части кадрового делопроизводства без исключений. И выборочным, который затрагивает:

— определенные участки ведения делопроизводства;

— бумаги по тому или иному работнику;

— все аспекты взаимодействия с персоналом, по репрезентативной выборке актов и отчетов.

Крайне желательно проводить внутренний аудит кадровых документов хотя бы за три последних года. Именно этот период ведения деятельности работодателя обычно рассматривают при своих ревизиях налоговая служба, ФСС, ПФР и прокуратура.

Для оценки документации за указанный период понадобится от 7 до 14 рабочих дней. Время зависит от численности работников и количества локальных нормативных актов. Аудит кадровых документов стоит поручить специалисту, имеющему опыт оформления отношений с персоналом, а также юридическую подготовку. Большим плюсом будет опыт прохождения или организации проверок контролирующих структур.

Процедура состоит из следующих шагов:

Создание рабочей группы в компании.
В нее могут входить юристы, специалисты бухгалтерии и службы персонала, а также эксперты, приглашенные со стороны.
Составление перечня вопросов, которые будут рассмотрены, и выбор типа процедуры: полная или выборочная.
Разработка четкого поэтапного плана, в который обязательно включены:
- оценка правильности ведения документации;
- определение соответствия локальных нормативных актов требованиям законодательства;
- выявление ошибок и недочетов в бумагах;
- составления списка отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить.
Проведение анализа в соответствии с планом.
Подготовка и подписание отчета о результатах ревизии, содержащего данные обо всех выявленных нарушениях, перечень рисков, рекомендации по устранению недочетов и оптимизации делопроизводства.
Исправление обнаруженных проблем, доработка локальных нормативных актов.

Мероприятие такого рода направлено на поиск недочетов и ошибок, допущенных в работе специалистами компании. Часто при организации проверки в комиссию входят (или даже возглавляют ее) работники, непосредственно ответственные за ведение кадрового учета. При таком подходе качество анализа серьезно падает, что вполне объяснимо: найти, заметить, зафиксировать и проанализировать собственные ошибки намного труднее, чем чужие.

В целом эффективность анализа, выполненного сотрудниками, будет объективно ниже, чем у сторонних экспертов. Оценивая документооборот чужой компании, эксперты сохраняют внимательность и беспристрастность, их восприятие не искажено вовлеченностью в процесс работы, они смотрят «со стороны» и видят намного более четкую картину.

Поэтому для проведения грамотного, всеобъемлющего, качественного кадрового анализа стоит пригласить проверенную стороннюю компанию. Доверив решение этой задачи надежной консалтинговой фирме, вы получите комплекс услуг для построения сильного современного бизнеса, готового противостоять конкуренции и быстро меняющимся условиям рынка. Такое сотрудничество позволит значительно сэкономить финансовые ресурсы и избежать многих трудностей при общении с контролирующими структурами.

Заказать кадровый аудит от компании «Проверка труда» – это верное управленческое решение, результатами которого вы будете удовлетворены.

Помимо оценки качества, законности и точности ведения учета мы предлагаем:

Выявление проблем с документооборотом на предприятии и поиск причин их возникновения.
Разработку плана оптимизации затрат за счет повышения эффективности промежуточного управления.
Оценку структуры кадрового состава и ее соответствия задачам, стоящим перед бизнесом.
Определение факторов риска в имеющейся системе функционирования.
Оценку персонала.
Выявление источников конфликтов.
Составление рекомендаций по эффективному управлению человеческими ресурсами.

Регулярное проведение оценочных мероприятий такого рода с нашей помощью – отличная инвестиция в развитие бизнеса и в будущие прибыли.

Опытные эксперты-практики, за плечами которых многолетний опыт, в том числе – в контролирующих госструктурах.
Стопроцентная конфиденциальность и безупречный сервис.
Поиск конкретных решений для каждого предприятия и ситуации. Мы помогаем защитить бизнес от штрафов, а если они неизбежны – снижаем сумму, насколько это возможно.
Сопровождение проверок. Решение спорных вопросов, переговоры с Государственной инспекцией труда, прокуратурой. Представительство в суде.
Помощь в урегулировании трудовых споров.
Фиксированная стоимость услуг и гарантия результата.

Также мы готовы предложить клиентам аудит охраны труда и юридические услуги.

Получить бесплатную консультацию и договориться о встрече с менеджером для заключения договора можно по телефону или через форму обратной связи на сайте.

Свяжитесь с нами уже сейчас, чтобы защитить свой бизнес!

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
при смене руководителя организации;
при массовом увольнении работников;
при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
в некоторых других случаях.

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Во время этого этапа необходимо:

выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
трудовые договора и договора о материальной ответственности;
приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
личные карточки (форма N Т-2);
график отпусков;
уведомления работников о времени начала отпуска;
графики сменности (в случае работы по сменам);
табеля учета использования рабочего времени;
правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
трудовые книжки;
книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
должностные инструкции;
локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ 12.0.004-90), положение о коммерческой тайне);
результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ).

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Проводим внутренний кадровый аудит

Что такое внутренний кадровый аудит?

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение, перевод на другую должность/в другое подразделение.
При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

Полный (по всем участкам ведения КДП).
Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

отдельные участки ведения КДП;
или документы по отдельным работникам;
или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

направить работника кадровой службы на учебу;
дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
перевести на другую работу;
расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Необязательные документы для проверки

Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными.

К факультативным относятся следующие документы:

Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).
Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.
Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ.
Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.
Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации.

На чем фокусируется кадровый аудит

Эксперты тщательно изучают три основных сферы деятельности организации:

Соответствие процессов, связанных с кадрами, стратегическим задачам развития бизнеса: Работа с ресурсами. Хватает ли предприятию штатных единиц? Есть ли перспективное планирование в этой сфере? Налажена ли преемственность и система развития сотрудников?
Система пополнения кадров. Как ведется поиск кандидатов на вакантные должности? Какие требования есть к кандидатам? Как организовано трудоустройство на предприятие?
Адаптация новых сотрудников. Существует ли сформированный подход? Насколько он эффективен и можно ли его развить?
Обучение, повышение квалификации, аттестация. Имеются ли такие программы? Как они работают?
Система мотивации и стимулирования. Подобраны ли методы денежного поощрения, льготы и т.д.? Насколько они эффективны?
Социальный и психологический климат. Сформирована ли корпоративная культура? Присутствует ли социальная напряженность? Как эти факторы влияют на результаты работы?

Актуальность кадрового состава:

Структура персонала. Эффективна ли она для достижения задач бизнеса?

Как работают подразделения, отвечающие за прием, обучение, увольнение?

Персонал:

Аудит кадровых документов: организация, проведение, ошибки

Для чего нужен кадровый аудит

Преимущества внешнего кадрового аудита

Этапы кадрового аудита

КОГДА НУЖЕН АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Целесообразность аудита персонала

Проводим внутренний кадровый аудит

Кадровые документы, ведение которых обязательно

Аудит кадровых документов: как провести самому

Кадровый аудит: польза, виды, процедура

Проводим внутренний кадровый аудит

Необязательные документы для проверки

На чем фокусируется кадровый аудит

Похожие записи:

Добавить комментарий Отменить ответ