Особенности ведения кассовой дисциплины в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности ведения кассовой дисциплины в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.

Что такое кассовая дисциплина

Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.

Правила кассовой дисциплины определяют:

• какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
• как получать и выдавать наличные из кассы;
• на какие цели можно тратить наличные;
• на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
• сколько денег можно хранить на остатке в кассе.

Нужен ли Z-отчет на онлайн-кассе

Во времена использования кассовых аппаратов с ЭКЛЗ Z-отчет завершал смену и обнулял счетчики. Его данные кассир переносил в ф. КМ-6 (справку-отчет) и ф. КМ-4 (журнал кассира-операциониста). Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?

С внедрением ККТ нового образца правила изменились. Z-отчет не формируется на онлайн-кассах. В современной интерпретации такого понятия не существует. Вместо него кассир формирует отчет о закрытии смены, который, в отличие от своего предшественника, не обнуляет данные, а «подводит итоги» по смене.

В письме № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 Минфин поясняет: первичные формы документов для контроля за торговыми операциями утратили силу и необязательны к исполнению. Документы по формам КМ-6 и КМ-4 также больше не востребованы. Но на правовом уровне не запрещена привычная отчетность — в свободной форме и по желанию предпринимателя.

Кассовый отчет о закрытии ФН

Фискальный накопитель (ФН) устанавливается в специальный отсек в корпусе онлайн-кассы и предназначен для шифрования, защиты и хранения данных. Имеет ограниченный срок службы (13, 15 или 36 месяцев). По завершении периода действия требует замены. Кассир должен закрыть архив использованного накопителя, сформировав соответствующий отчет, установить новый чип и перерегистрировать кассу в налоговой (в связи с заменой ФН).

Отчет о закрытии архива фискального накопителя также понадобится, если предприниматель снимает ККТ с учета, заканчивается ресурс памяти накопителя (даже если срок действия не завершен) и по другим причинам. Реквизиты документа указаны в табл. №№ 31, 69, 124 Приказа. Перед его формированием нужно убедиться в отсутствии непереданных данных (снять отчет о текущем состоянии расчетов).

Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается

Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.

Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.

Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.

Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.

ЦБ РФ предлагает две формулы для расчёта кассовых ограничений:

• на основе поступления наличных средств;
• на основе расхода наличных средств.

Формула на основе поступления наличных средств

Если за основу берётся объём поступлений наличных денег, для расчёта используется следующая формула Лимит = Оп/Pп × П, где:

• Лим – кассовый лимит;
• Оп — объём поступлений наличности за расчётный период;
• Pп – расчётный период. Определяется юридическим лицом произвольно (продолжительность периода должна быть не более 92 дней);
• П – среднее количество дней между инкассациями или самостоятельной сдачей наличности в банк.

Важно! Период между днями сдачи выручки в банк должен быть не более 7 рабочих дней (для организаций, находящихся в местности без банковских отделений, для сдачи наличных денег — не более 14 рабочих дней).

Формула на основе расхода наличных средств

Если в основе расчёта лежит объём выдачи наличных денег, используется формула Лим = Ов/Pп × П, где:

• Лим – искомый лимит;
• Ов — объём выданной наличности за расчётный период (не включая расходы на оплаты труда);
• Pп – расчётный период (не более 92 дней);
• П – среднее количество дней между получением наличных в банке. Показатель не должен превышать больше 7 дней (14 дней для населённых пунктов без банковских отделений).

Документальное подтверждение закрытия смены

Отчет о завершении смены – один из обязательных фискальных документов. Формируется с помощью ФН ККТ. Включает сведения о расчетах, в том числе электронные и наличные средства, в течение рабочей смены. С его помощью осуществляется учет выручки, полученной посредством ККТ.

Отчет, обнуляющий операционные и денежные регистры, печатать не нужно. Документ хранится в памяти фискального устройства контрольно-кассовой техники.

До 2017 года субъекты хозяйственной деятельности выводили на кассовых устройствах с ЭКЛЗ Z-отчет. Документ печатали во время закрытия смены и сдачи выручки уполномоченному сотруднику. После инкассирования все параметры по кассе обнулялись.

В журнал кассира-операциониста вносились следующие данные:

• нумерация;
• дата документа;
• сумма денег в кассе на начало, конец смены;
• оформленные возвраты;
• оплата по денежному переводу;
• итоговый размер выручки.

Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление

Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.

Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:

Автоматические расчеты

Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:

1. Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
2. Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
3. При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.

Кто ведет кассовую книгу

Юридические лица обязаны вести кассовую книгу в 2021 году. Что касается ИП, в отношении их работы такая обязанность не закреплена. Однако должны вести сводные документы с регистрацией расхода и прихода средств, как альтернативу кассовой книге. Как правило, в подобных случаях применяется КУДИР. Принцип ее заполнения аналогичен: отражаются данные о совершенных операциях, согласно первичной документации.

Одна из причин использования книги учета для юридических лиц заключается в контроле над лимитом предприятий. По результатам каждой операции образуется денежный остаток. Его размер не должен превышать лимит, установленный законодательно. Если он окажется выше, излишек перечисляется на банковский счет. Субъект хозяйствования с этой целью предварительно заключает договор с банком об обслуживании денежно-кредитных операций.

Относительно максимальных лимитов для индивидуальных предпринимателей действует послабление. То есть, для ИП они не установлены. Но по желанию разрешается создавать отдельный норматив с целью регулирования оборота наличности в рамках предприятия.

Хранение кассовой книги

За организацию мест для хранения документации несет ответственность руководитель предприятия. Точные сроки хранения указаны в ФЗ-402 от 06.12.2011. Согласно ст. 29 соответствующего закона, они составляют от пяти лет после отчетного года. По истечение этого срока разрешено уничтожение документов, но руководство предприятия может принять решение о его продлении.

Кассовая книга хранится в архиве предприятия, среди других значимых документов. Также их могут брать на сохранность специализированные фирмы. Они заключают договор о сотрудничестве и обеспечивают услуги хранения документов с гарантиями.

Если документы используются в судебных разбирательствах, срок их хранения продлевается до момента завершения дела.

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 3: лимит расчетов наличными

Другим важным элементом кассовой дисциплины является установление лимита при расчетах наличными между юридическим лицами и ИП. Предел такой суммы зафиксирован в размере 100 т.р. по одному договору.

Важно! Если в расчетах участвует физическое лицо, то все лимиты по расчетам отменяются.

В таблице ниже отражены возможные варианты.

Важно! Даже если срок действия договора истек, лимит все равно действует.

Наиболее распространенные ошибки

Ошибка № 1. Отсутствие кассовой книги у организации на УСН. Организация, применяющая УСН, не вела кассовую книгу, так как считала, что субъекты малого бизнеса освобождены от этого. Получается, что средства не оприходовались. Возникает правонарушение по п.1 ст.15.1 КоАП.

Ошибка № 2. Денежные средства приходуются в кассу с опозданием. Денежные средства приходуются с опозданием в два-три дня. Нарушение п.4.6. Указаний № 3210-У.

Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в организациях является очень важным моментом и инструментом управления бизнесом. При работе с наличными компании обязаны соблюдать установленный законом порядок, лимит расчетов и документальное оформление. Обязательным является применение ККТ современного образца.

При утере журнала кассира-операциониста вызывается специалиста центра технического обслуживания кассового аппарата, он снимает фискальный отчет (или отчет с блока ЭКЛЗ, если у предприятия современный кассовый аппарат с буквой «К») с ККТ за весь период, с которого утрачен журнал.

Но даты правильнее будет уточнить у налогового инспектора, процедура восстановления журнала кассира-операциониста нигде не зафиксирована, каждое подразделение может предъявить собственные требования.

Затем пишется заявление в свободном виде в налоговую инспекцию об утере журнала кассира-операциониста, оформляется доверенность с печатью на оформление журнала кассира-операциониста (для организации), приобретается новый журнал и со снятым фискальным отчетом (или с отчетом с блока ЭКЛЗ).

Затем вновь следует обратиться ФНС (дата снятия фискального отчета), где по представленным документам оформят новый журнал кассира-операциониста.

Кассовая книга. Бланк и образец заполнения 2021 года

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.

Как сделать скриншот в Телеграмме в телефоне и компьютере

Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:

• приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
• расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
• кассовая книга (код ОКУД 0310004).

Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Авансовый отчет 2021: шпаргалка для бухгалтера

В России утверждена форма заполнения АО-1, однако сегодня она не является обязательной. Авансовый отчет можно заполнять и в свободной форме, но большинство организаций продолжают использовать именно эту форму как наиболее удобную и отработанную на практике.

В форме авансового отчета должны присутствовать следующие данные:

• информация о подотчетном лице;
• сумма выданных под отчет средств;
• информация о предыдущем авансе;
• цель получения аванса;
• бухгалтерские пометки.

1. Мобильность. Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.
2. Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.
3. Интеграция. Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение легко интегрируется с ней, расширяя функциональность и увеличивая скорость работы с документацией.
4. Гибкая настройка. Приложение легко настраивается под локальные бизнес-практики и законодательные нормы, а также оперативно реагирует на любые их изменения, даже в случае расширения компании.
5. Формирование отчетности. В приложении всегда доступна полная отчетность по расходам и аналитика по отделам.

Расходы в отношении подотчетных средств обычно осуществляются путем расчетов наличными деньгами. Сложности в том, чтобы отразить НДС, обусловлены именно этим фактом. В Налоговом кодексе РФ содержится указание на этот счет. Основанием, чтобы провести налог на добавленную стоимость с вычетом, становится счет-фактура.

Указанный документ оформляется при проведении расчетов с юрлицами. В особенности это касается ситуаций с оплатой безналичным способом. Распространен и вариант, когда подотчетное лицо получает ТРУ как физлицо, поэтому счет-фактура оказывается не обязательным к оформлению. Это актуально в случаях расчетов с предприятиями розничной торговли, малыми компаниями.

Учитывать сумму НДС значительно проще, если выписан счет-фактура. Размер налога обозначается в проводках как входящий НДС, затем принимается к вычету.

В бухгалтерском и налоговом учете приняты два варианта, чтобы выполнить отражение налога на добавленную стоимость.

Первый способ предлагает отображать НДС в соответствии с согласованным авансовым отчетом. В таком случае проводки выглядят следующим образом:

Товарный чек без кассового чека действителен в 2022

Продажа товаров за наличный расчет обычно подтверждается выдачей покупателю кассового чека. При применении онлайн-касс обязательные реквизиты чека ККТ содержат всю необходимую информацию о продавце и о реализуемых товарах (наименование, цена, стоимость). А потому составление одновременно с кассовым чеком товарного чека не требуется. А если кассовый чек не выдан или утерян? Действителен ли товарный чек без кассового чека?

Продавцы (ИП, организации), занимающиеся розничной торговлей и применяющие ПСН или ЕНВД, до 01.07.2022 были вправе не использовать ККТ. До 01.07.2022 могут не применять ККТ организации и ИП на ПСН и ЕНВД, оказывающие определенные услуги, а также ИП на ПСН и ЕНВД, ведущие деятельность в сфере розничной торговли или общепита, если у таких предпринимателей нет работников (ч. 7.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 № 290-ФЗ ). Вместо кассового чека они выдают покупателям товарные чеки .

Онлайн-кассы и виды отчетов по ним

Большинство граждан и по сей день задаются вопросом – для чего же нужна онлайн-касса. Ответ прост: ККТ последнего поколения, которые теперь должны быть у каждого бизнесмена, применяются для того, чтобы упростить пользование не только владельцам, но и для налоговой инспекции. Таким образом, онлайн-кассы формируют документы, служащие интересам государственной казны – фискальные данные. Следует напомнить, что подобного типа кассы содержат внутри себя специальный накопитель, где хранятся все виды отчетов. Благодаря этому можно с легкостью узнать следующее:

• точную дату, когда ККТ была зарегистрирована или заменена;

• БСО (бланки строгой отчётности), все чеки, выданные с момента регистрации кассового оборудования;

• расчеты, изменения, проводившиеся по ним;

• дата замены фискального накопителя.

Х-отчет: формирование и для чего он нужен

В конце статьи расскажем об Х-отчете. Он не столько нужен налоговой службе, сколько владельцу организации или индивидуальному предпринимателю.

Этот документ необходим, чтобы отследить поступление выручки, получить подробные сведения о продажах. Владелец ККМ может лично определять, когда и в каком количестве проверять показатели данного отчета, так как никаких ограничений не установлено. Помимо вышеуказанных функций, персонал может убедиться в правильности даты, напечатанной на чеке, а также проверить реквизиты организации.

Именно благодаря данному отчету ИП и организации могут своевременно узнать о тех или иных ошибках, что дает шанс избежать наказания со стороны налоговой службы.

А теперь давайте в подробностях разберемся, чем же полезен Х-отчет и что из него можно узнать:

• Количество наличных средств в определенный отрезок времени;

• Дату и время печати чека;

• Итоговое количество денег к концу смены;

• Число произведенных продаж;

• Способ оплаты каждого товара в отдельности (наличными или картой);

• Количество и общая сумма возвратов;

• Общее количество чеков за смену.

Также следует помнить, что ни у кого из персонала нет возможности получить Х-отчет за предыдущую смену. Помимо прочего, данный вид отчетности дает возможность узнать много дополнительной информации:

• Работоспособность каждого кассира в отдельности (анализируя число обслуженных покупателей и общую выручку);

• Количество оставшихся товаров;

• Остаток наличных средств в ККМ.

Похожие записи:

• Заявление о реконструкции нежилого помещения Новосибирск 2024 год
• Смена власти в России произойдет к 2023 году — экс-глава МИ‑6
• Какие выплаты за 3 ребенка в 2023 году Красноярск