Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Формальных требований, которые обязывают сообщать в налоговую инспекцию данные о смене главного бухгалтера (исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности), нет. По факту информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле компании в инспекции, поэтому многие инспекторы просят присылать им уведомление о смене главного бухгалтера.

Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.

Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:

• провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
• войти в курс дела;
• точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.

Уведомление налоговой инспекции

Конкретных сроков для подачи уведомления нет, но особо затягивать с данной процедурой тоже не стоит. Уведомление о смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме (при подготовке можно взять общие рекомендации по составлению любых документов для налоговой инспекции, которые оформляют в свободной форме), его можно отправить по почте или принести в инспекцию лично. Инспекторы могут попросить приложить к уведомлению копию приказа о назначении нового главного бухгалтера, а также указать его паспортные данные и контактные телефоны.

Также вам придется оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, где у вас присутствуют счета. Предоставление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным предоставлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц (пункт 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов»).

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

• основание передачи (статью увольнения);
• сроки проверки и передачи дел;
• состав комиссии, осуществляющей проверку;
• личные данные принимающего лица;
• подписи сторон, печать организации.

Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.

В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.

Причины увольнения могут быть следующие:

• нанесения ущерба организации;
• разглашение коммерческой тайны;
• по собственному желанию.

Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:

• Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
• Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
• Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.

После замены главбуха появляется вопрос ответственности настоящего и предыдущего сотрудника. Главбух не может привлекаться к любой ответственности, связанной с неправильным ведением бухучета, уклонением от налогов предыдущим сотрудником. Лицо привлекают к административной ответственности при наличии вины. Требуется доказать присутствие прямого умысла сокрытия прибыли, что полностью снимает вину нового главбуха.

При истечении срока давности привлечение к ответственности ушедшего сотрудника становится невозможным. Например, при нарушении валютного или финансового законодательства срок составляет 1 год с момента правонарушения, а по остальным основаниям – только 2 месяца. Если правонарушение является длящимся, то срок отсчитывается с момента обнаружения.

Если будет выявлено, что бывший бухгалтер причинил ущерб организации, то при наличии договора материальной ответственности он обязан его возместить. Если подобного документа нет, то объем компенсации равен среднемесячному заработку.

Каждый главный бухгалтер обязан знать о размере административных взысканий за:

• Неправильное ведение кассовых операций и работа с наличными средствами – 4-5 тыс. руб.
• Несоблюдение сроков постановки на учет в государственные фонды и налоговые органы – 0,5-1 тыс. руб.
• Деятельность без учета в перечисленных органах – 2-3 тыс. руб.
• Несоблюдения срока подачи декларации – 0,3-0,5 тыс. руб.
• Несоблюдение сроков подачи сведений о закрытии, открытии банковских счетов – 1-2 тыс. руб.
• Отсутствие данных для налогового контроля – 0,3-0,5 тыс. руб.
• Грубые нарушения в бухотчетности или предоставление искаженных сумм бухотчетности свыше 10% — 2-3 тыс. руб.
• Неправильный порядок учета валютных операций и предоставление отчетности по ним – 4-5 тыс. руб.
• Неправильное предоставление статической информации – 3-5 тыс. руб.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

Заполнение акта: пошаговая инструкция

Все документы при передаче дел главного бухгалтера группируются по периодам. За истекшие налоговые и отчетные периоды, как правило, все они прошнурованы, пронумерованы и подготовлены для передачи в архив. Вся информация о них просто заносится в таблицу по степени важности в хронологии.

Документы текущего периода подбираются в незавершенные дела с приложением их перечня. Возможность автоматической распечатки такого перечня имеется в любой бухгалтерской программе. Незавершенные дела заносятся в таблицу в том же порядке.

Совет: в каком количестве бы не находились дела, пролистайте каждую папку. Установите и подтвердите письменно наличие всех листов.

После того как в таблицу внесены все дела и заполнены все графы, подсчитываем итог и заносим его в итоговую строчку. Неплохо если фактическое количество переданных бухгалтерских документов, будет пересчитано и сверено с цифрой в итоговой строке таблицы.

Далее распечатывается требуемое количество экземпляров акта. В каждом экземпляре, за таблицей, передающий главный бухгалтер делает запись о том, что документы им переданы, а принимающий главный бухгалтер – о том, что документы им приняты. Эти записи заверяются их личными подписями.

Ниже ставят свои подписи председатель и члены комиссии. Передача дел новому главному бухгалтеру завершена. Акт готов и его можно вручать руководству.

Прием-передача документов

Главный бухгалтер должен получить следующие документы.

Учредительные и регистрационные бумаги:

• устав, учредительный договор;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о регистрации;
• свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
• свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:

• учетная политика;
• политика по налоговому учету;
• план счетов;
• должностные инструкции работников бухгалтерии.

Регистры бухгалтерского и налогового учета:

• оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
• регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:

• бухгалтерская отчетность;
• декларации и расчеты по всем налогам;
• книги покупок и продаж;
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Документы по инвентаризации:

• приказ о проведении инвентаризации;
• инвентаризационные и сличительные описи.

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:

• акты налоговых проверок;
• акты сверок с инспекторами.

Документы по учету основных средств:

• приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
• акты приема-передачи основных средств по форме № ОС-1;
• инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
• акты на списание основных средств.

Документы по учету товарно-материальных ценностей:

• карточки учета материалов;
• приходные ордера по форме № М-4;
• требования – накладные по форме № М-11.

Документы по учету денежных средств:

• кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
• платежные поручения;
• выписки банков по расчетным счетам;
• журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.

Документы по учету труда и заработной платы:

• трудовые договоры;
• приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;
• штатное расписание;
• табели учета рабочего времени;
• расчетно-платежные ведомости.

Документы по расчетам с подотчетными лицами:

• авансовые отчеты.

Документы по учету расчетов контрагентами:

• договоры с поставщиками и покупателями;
• акты сверок с дебиторами и кредиторами;
• товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.

Ответственность при смене должностного лица

На практике нередки случаи, когда после смены руководителя работники отдела сталкиваются с проблемами при распределении обязанностей. По этой причине необходимо знать заранее все нюансы выполнения процесса.

Следует помнить, что действующее законодательство не позволяет привлечь человека, нанятого на должность главного бухгалтера, к ответственности, если он во время выполнения деятельности выявит нарушение правил, которые были допущены предшественником.

В этом случае ответственность ложится на плечи человека, покинувшего должность. Несмотря на то, что он уже оставил пост, бывший сотрудник может понести наказание за совершенное ранее деяние. Однако, если срок уже истек, действия бухгалтера, за которые полагается административная ответственность, останутся безнаказанными.

Согласно положениям нормативно-правовых актов, за допущенные правонарушения в области финансового и налогового законодательства привлечь к ответственности можно в течение года. Если деяние было совершено в иной области, наказание должно быть наложено в течение 2 месяцев. Если срок превышен, виновный сотрудник ответственности не понесет.

Если уволившийся специалист нанес вред имуществу предприятия, и во время выполнения деятельности подписал договор о материальной ответственности, ему придется полностью компенсировать размер ущерба. Однако существуют нюансы. Если в период увольнения человек не был лицом, на которого возлагалась материальная ответственность, величина взыскания будет снижена до размера среднемесячного заработка.

Претендующим на должность нужно помнить, что на бухгалтера могут быть наложены штрафы. Их размер варьируется от 500 до 5 000 рублей. В зависимости от ситуации размер взыскания может быть увеличен. Претендент на должность должен осознавать всю ответственность, которую берет на себя.

Ответственность и санкции

Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.

Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.

Акт передачи дел главного бухгалтера

Процедура передачи дел главным бухгалтером предполагает прохождение следующих этапов.

Этап 1. Издается приказ о проведении процедуры передачи дел, который содержит указание на необходимость проверки главного бухгалтера комиссией сотрудников. В компании может действовать локальный документ, регламентирующий процедуру при смене главного бухгалтера.

Этап 2. Проводится проверка деятельности главного бухгалтера. Если были выявлены недостатки, то издается предписание устранить их в приемлемые сроки.

Этап 3. Проводится инвентаризация имущества, денежных средств (в кассе компании и на банковском счете), прочих статьей бухгалтерского баланса, запрашивается сверка расчетов с контролирующими инстанциями.

Этап 4. Передаются дела в пользу преемника или иного лица.

Этап 5. Составляется акт приема-передачи дел главным бухгалтером.

Как принять дела после увольнения главбуха

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, как и передача дел при увольнении главного бухгалтера вовсе не являются обязательными. Это всего лишь элемент профессиональной этики. Законодательством процесс увольнения главбуха никак не регламентирован. Вы можете разработать свои правила и закрепить их во внутренних документах. Мы же предлагаем придерживаться следующего алгоритма.

Инвентаризация перед увольнением главбуха обязательна только, если он материально-ответственное лицо. А это возможно в ситуации, когда главбух занимает по совместительству должность кассира и подписал договор о полной материальной ответственности. В остальных случаях составить акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности – дело добровольное. Тем не менее, ее лучше провести, и вот почему.

Во-первых, вы узнаете, насколько отчетные данные соответствуют реальным.

Во-вторых, если увольняющийся главный бухгалтер, допустил нарушения, повлекшие штрафы и пени, вы их выявите. Ведь в ходе инвентаризации пересчитывают не только имущество, но и обязательства, в том числе и перед бюджетом.

В третьих, результаты инвентаризации пригодятся при приеме нового главбуха.

Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести ревизию состояния учета и отчетности. Для этого необходимо проверить наличие документов. К ним относятся: учредительные и регистрационные бумаги; учетная политика; первичные учетные документы (договоры с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т. п.); регистры бухгалтерского и налогового учета; бухгалтерские справки; финансовая и налоговая отчетность; отчетность во внебюджетные фонды; акты сверок с ИФНС, акты по проводимым проверкам; инвентаризационные описи; кассовые документы, выписки банков и платежные поручения; кадровые бумаги, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ; должностные обязанности сотрудников бухгалтерии; список лиц, имеющих право подписи на первичных документах, и другие бумаги, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При отсутствии подписи делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется опись документов.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период, т. е. тот временной интервал, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Обратите внимание

Передача работы оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние компании на дату увольнения прежнего специалиста, и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству. Например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т. д. Также проверяется отчетность на соответствие показателей данным бухучета и правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные бумаги новому главному бухгалтеру из-за их большого количества бывает просто нереально. В этом случае следует подтвердить наличие первичных документов, правильность заполнения реквизитов и их отражения на счетах. Сделать это нужно хотя бы можно выборочно. Критерием такой проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

• наименование;
• номер документа;
• суть сделки или операции;
• данные составителя;
• подпись руководителя организации и печать (если она используется).

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Главный бухгалтер решил уволиться

Сегодня с трудом можно найти такую организацию, в которой хотя бы единожды не сменился главный бухгалтер. Это действие требует большого количества времени и нервов.

Начнем с того, что увольнение главного бухгалтера имеет отличие от другого увольнения. Оно «штормит» организацию с величиной баллов, соответствующей выездной налоговой проверке. Не будем вдаваться в правовые подробности ухода главного бухгалтера. Скажем только, что кроме стандартных, есть у главного бухгалтера особенные основания уволиться. Главный бухгалтер имеет право уйти, если:

1. Права владения активами организации перешли к новому собственнику.
2. Произошла любая реорганизация организационно-правовой формы организации.
3. Изменилось ведомство государственного учреждения.

Но есть и ограничительная черта — смена главного бухгалтера возможна только в период между отчетами.

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

• разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
• в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
• организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
• обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
• другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.

Похожие записи:

• Как изменится электронный документооборот с 2023 года
• беременна на испытательном сроке
• Шенгенская виза в Италию самостоятельно для путешествующих на машине