Референт кто это такой чем занимается особенности профессии
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Референт кто это такой чем занимается особенности профессии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку большая часть обязанностей референта так или иначе связана с общением, очень важно чтобы у него была отлично развита коммуникабельность. Хороший специалист должен быть приятным собеседником и уметь легко находить общий язык как с коллегами или потенциальными и состоявшимися партнерами, так и самыми разными посетителями.
Референт – это должностное лицо, отвечающий за создание благоприятных условий для максимально эффективной работы руководителя. Референт берет на себя решение текущих задач, готовит для ознакомления руководителя краткий обзор материалов вроде статей, научных публикаций и корреспонденции, готовит доклады, работает с базами данных, занимается делопроизводством и координирует связь между смежными отделами.
Основную суть профессиональных обязанностей референта передает само название профессии. Оно происходит от латинского referens, что переводится как сообщающий. Можно сказать, что данная должность существовала всегда: у всех руководящих лиц, будь то главы государств или руководители высшего/среднего звена, был помощник, выполнявший разного рода поручения.
В перечень обязанностей современного помощника руководителя, как правило, входят следующие задачи:
- формирование расписания рабочего дня руководителя;
- работа с корреспонденцией – регистрация, сортировка, составление;
- организация/контроль запланированных встреч;
- организация переговоров в телефонном режиме;
- прием и учет звонков;
- создание комфортных условий для приема посетителей;
- организация переговоров с партнерами;
- проведение предварительных переговоров;
- подбор материалов для совещаний, оповещение участвующих лиц о том, где и когда пройдет заседание, их регистрация по прибытию;
- составление докладов;
- работа с базами данных;
- работа с офисной техникой;
- подготовка материалов и документации, с которыми должен ознакомиться руководитель;
- сбор документов на подпись;
- обеспечение связи с другими отделами компании;
- формирование и обработка личных дел, их передача в архив;
- контроль за состоянием офисной техники;
- резервирование билетов и жилья для руководителя на время командировок;
- обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями.
Другими словами, в обязанности референта входит все, что дает возможность создать для руководителя условия, позволяющие ему заниматься важными делами и не отвлекаться на мелочи и организационные моменты.
Плюсы и минусы профессии
А теперь перейдём к одному из самых важных моментов, а именно к разбору плюсов и минусов работы референта.
Преимущества:
- Эта работа повышает деловые и коммуникационные навыки специалиста. Так часто из обычных секретарей получаются отличные переговорщики и руководители отделов;
- Общение с успешным человеком даёт возможность приобрести полезные навыки и привычки;
- Работа референта — это порядок во всём, что является отличным качеством для построения перспективной карьеры;
- Возможность карьерного роста;
- Профессия востребована, квалифицированные специалисты всегда могут найти себе работу.
Недостатки:
- Часто приходится задерживаться на работе, выполняя дополнительные поручения руководителя;
- Высокий уровень эмоциональной нагрузки;
- Высокий уровень ответственности;
- Иногда приходится терпеть нервные встряски руководителя;
- Невысокий уровень платы труда при повышенных нагрузках;
- Большой объём работы.
Некоторые «специальные» вопросы профессии
Здесь стоит немного уточнить то, что обычно «скрыто за кадром». Так как референт – это именно тот человек, который чаще всего общается с начальником, то он обязан иметь некоторые дипломатические способности. Почему? Все просто: руководителю (особенно большого коллектива) некогда разбираться со всеми нюансами взаимоотношений. Обычно он – человек дела. Когда у кого день рождения, кто собирается рожать, у кого есть дети – это его интересует только в связи с рабочими моментами. Все эти «мелочи» ложатся на плечи секретаря-референта. Он обязан подсказать начальнику, когда праздник, уведомить о создавшейся в коллективе напряженности (если она стоит его внимания). Вот и получается, что прежде сам секретарь-референт должен во всем разобраться, отсеять лишнее, а потом уже руководителя «загружать». Работа эта не из простых! Но это было из области неформальных обязанностей.
Так как работа референтом основана на общении, то подбирают на должность человека коммуникабельного, неконфликтного. В любой пост. Человек, его занимающий, имеет большое влияние как на руководителя, так и на коллег. Поэтому порядочность здесь просто обязательна. Еще секретарь-референт должен быть пунктуальным, сообразительным, даже креативным. Нужно уметь найти приемлемый выход из любой ситуации. Референт в первую очередь думает о «лице» своего работодателя, а потом уже о себе. Уровень ответственности при этом не просто высок, а глобален. С такой нагрузкой справляется не каждый. Поэтому нужно хорошенечко подумать, прежде чем претендовать на такую должность. Секретарь-референт на рабочем месте должен уметь ставить свои интересы на второй план. На первом – все, что необходимо для работы шефа. Кстати, именно поэтому чаще всего данную должность занимают девушки, так как забота о ближнем у женщин в крови.
Как пройти собеседование
Финансовый аналитик: чем занимается, обязанности, зарплата, обучение
Если вы решили, что справитесь со столь ответственной работой, то следует подать резюме на имеющиеся вакансии. Обязательно проверить грамотность ответов. Учтите, что орфографические ошибки сведут ваши шансы к нулю сразу же. Стилистика также должна быть сдержанно деловой. Каждое ваше слово будет тщательно взвешено и обдуманно. Потом начнутся «испытания». Вам придется некоторое время посвятить тому, чтобы доказать, что вы сумеете быть достойным помощником руководителя. Каждая фирма придумывает свои методы. Впрочем, готовьтесь к тому, что вам придется разговаривать с различными должностными лицами, подготовить несколько официальных документов, ответить на пару телефонных звонков. Нужно учесть еще и то, что ваша внешность будет строго контролироваться. То есть «осмотрят» с головы до ног. Чаще всего вы должны будете демонстрировать деловой стиль в одежде (макияже, прическе). Также нежелательно пользоваться сильными ароматами. Продумайте каждую мелочь! Все в вас должно быть неброским, но привлекательным. Совет: держитесь скромно, но уверенно. Проявляйте сообразительность, но не наглость. Тогда все должно непременно получиться!
Что нужно уметь обязательно
В любой организации существует инструкция секретаря-референта. Она содержит перечень (иногда подробный, порой не очень) должностных обязанностей. В их число входят умения и навыки. Человек, которому повезло получить такую работу, должен уметь общаться с клиентами, вести переговоры (личные и телефонные), подбирать и систематизировать материалы, готовить тезисы выступлений и другое. То есть понятно, что навыков у этого человека должно быть достаточно много. Конкретика зависит от направления деятельности фирмы. Так, например, правовой референт обязан разбираться в юридических тонкостях. Бывает, что эта должность сопряжена с умением решать организационные вопросы. Другими словами, референт – это «правая рука» руководителя. Он всегда на подхвате, должен знать все, что нужно начальнику для его деятельности.
Профессия тесно пересекается с секретарем. Референт — это должностное лицо в организации, и он является непосредственным помощником своего руководителя.
Обязанности референта — подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством компании, составление докладов, консультации по различным вопросам. Но чаще можно встретить комбинированную должность — секретарь-референт, в которой функции референта выполняет секретарь.
Референт — это, прежде всего, человек, помогающий и облегчающий работу руководителя. Во все времена в цивилизованном обществе, начальники любых рангов опирались на своих верных и исполнительных помощников, которые, обладая определённой властью, выполняли различные поручения, записывали указы, мудрые мысли и размышления руководителя.
Функции современных секретарей-референтов — делопроизводство, работа с базами данных, организация и координация связи между отделами, непосредственная помощь руководителю, обеспечение его комфортной работы.
А теперь подробно разберем, с какими функциями связана работа референта и чем занимается этот специалист.
- Приём и отправка корреспонденции, регистрация её в специальном журнале, делопроизводство;
- Составление графика дел на день для руководителя;
- Организовывает приём сторонних лиц;
- Сортирует входящую корреспонденцию по важности и отделам назначения;
- Готовит документы на подпись;
- Готовит доклады и презентации для руководителя;
- Осуществляет приём телефонных звонков и их переадресацию;
- Организовывает комфортное проведение совещаний, переговоров и встреч руководителя;
- Заказывает канцелярию, воду, кофе и чай для офиса руководителя;
- Архивирование документов;
- Занимается заказом билетов, бронированием гостиниц;
- Обеспечивает бесперебойную работу оргтехники путём вызова мастеров для её своевременного обслуживания.
Личные качества референта
Что бы удачно строить свою карьеру и уметь находить общий язык даже с самым капризным руководителем, секретарь должен обладать следующими качествами:
- Высокий уровень стрессоустойчивости;
- Здоровая нервная система;
- Умение работать в условиях многозадачности;
- Уметь отстранённо смотреть на недовольство посторонних людей и не воспринимать на свой счёт;
- Иметь высокий уровень ответственности и коммуникабельности;
- Быть дисциплинированным и пунктуальным;
- Иметь опрятный внешний вид, знать нормы делового этикета и офисного стиля одежды;
- Обладать чувством такта;
- Уметь держать свои эмоции под контролем;
- Аналитический склад ума;
- Быть тонким психологом от природы.
Курсы обучения на референта
Отвечая на вопрос, как стать референтом, уточним, что для этого необязательно оканчивать высшее учебное заведение по данному профилю. Овладеть навыками референта руководителя можно, пройдя специальные курсы. Сегодня многие образовательные учреждения и платформы предлагают пройти курсы референта руководителя дистанционно, без необходимости ехать в другой город или посещать очные занятия, достаточно будет иметь ноутбук и выход в Интернет, для удобства онлайн-обучение проводится в вечерние часы, что позволит совмещать его с основной работой. На многих курсах референта сегодня не только учат планированию деятельности руководителя организации, наряду с рекомендациями по решению привычных задач, обучающимся рассказывают об особенностях работы с электронной документацией и электронной подписью.
Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Исследователь — это сотрудник, ответственный за создание благоприятных условий для наиболее эффективной работы руководителя. Исследователь выполняет повседневные задачи, готовит для введения в должность руководителя сводку материалов, таких как статьи, научные публикации и корреспонденция, готовит отчеты, работает с базами данных, выполняет канцелярскую работу и координирует связь между соответствующими отделами.
Суть профессиональных задач сотрудника по отчетности выражается в названии должности. Этот термин происходит от латинского referens, что означает «ссылка». Можно сказать, что такая позиция существовала всегда: Все лидеры, будь то главы государств или менеджеры высшего/среднего звена, имели помощника, который выполнял различные виды задач.
В круг обязанностей современного исполнительного помощника обычно входят следующие задачи:
- формирование расписания рабочего дня руководителя;
- работа с корреспонденцией – регистрация, сортировка, составление;
- организация/контроль запланированных встреч;
- организация переговоров в телефонном режиме;
- прием и учет звонков;
- создание комфортных условий для приема посетителей;
- организация переговоров с партнерами;
- проведение предварительных переговоров;
- подбор материалов для совещаний, оповещение участвующих лиц о том, где и когда пройдет заседание, их регистрация по прибытию;
- составление докладов;
- работа с базами данных;
- работа с офисной техникой;
- подготовка материалов и документации, с которыми должен ознакомиться руководитель;
- сбор документов на подпись;
- обеспечение связи с другими отделами компании;
- формирование и обработка личных дел, их передача в архив;
- контроль за состоянием офисной техники;
- резервирование билетов и жилья для руководителя на время командировок;
- обеспечение руководителя канцелярскими принадлежностями.
Другими словами, в обязанности офисного ассистента входит все, что позволяет создать условия, в которых руководитель может заниматься важными делами и не отвлекаться на мелочи и организационные вопросы.
Карьерный рост в данной сфере вполне реален, главное здесь, чтобы человек отдавался по максимуму на своей должности и выполнял поставленные перед ним задачи. Одним словом, карьерный рост внутри компании, где работает референт — это частая ситуация. Есть возможность перейти из одного отдела в другой. Для этого может потребоваться получение профильного образования, которое будет совпадать с отраслью организации.
Заработная плата будет зависеть от региона, в котором референт осуществляет свою деятельность, а также от квалификации, знаний и навыков, умения грамотно и быстро выполнять свои обязанности.
Как видите, должность референта — это перспективная работа, которая требует выдержки, навыков и знаний. Если человек прекрасно владеет своей специальностью, то вероятность того, что он вскоре будет повышен очень велика. Также радует и доход людей, работающих в этой отрасли, он более, чем достойный.
Референт – это должностное лицо, отвечающий за создание благоприятных условий для максимально эффективной работы руководителя. Референт берет на себя решение текущих задач, готовит для ознакомления руководителя краткий обзор материалов вроде статей, научных публикаций и корреспонденции, готовит доклады, работает с базами данных, занимается делопроизводством и координирует связь между смежными отделами.
Основную суть профессиональных обязанностей референта передает само название профессии. Оно происходит от латинского referens, что переводится как сообщающий. Можно сказать, что данная должность существовала всегда: у всех руководящих лиц, будь то главы государств или руководители высшего/среднего звена, был помощник, выполнявший разного рода поручения.
В перечень обязанностей современного помощника руководителя, как правило, входят следующие задачи:
Другими словами, в обязанности референта входит все, что дает возможность создать для руководителя условия, позволяющие ему заниматься важными делами и не отвлекаться на мелочи и организационные моменты.
Преимущества профессии референт
Самое главное преимущество этой профессии – востребованность. Сегодня референты нужны практически в любых организациях, поэтому найти работу даже неопытному специалисту не составит особого труда. Если же референт обладает большим опытом работы и зарекомендовал себя только с положительной стороны, то он может претендовать на место с хорошей заработной платой (а размер зарплаты референтов по России колеблется в пределах 15-85 тысяч рублей).
Работая на должности личного секретаря руководителя можно в совершенстве овладеть искусством налаживания деловых контактов и обзавестись полезными знакомствами. При этом тесный контакт с человеком, который уже достиг вершин в карьере, позволяет многому у него научиться: умению выстраивать отношения с подчиненными, стилю руководства, ведению деловых переговоров и т.д.
Также нужно сказать, что постоянная работа с документацией дает возможность получить отличную подготовку в сфере менеджмента, юриспруденции и экономики.
Что должен знать и уметь специалист
Стоит сказать, что задач, которые должен уметь решать референт очень много. Особенно ценятся те, кто знает несколько языков, делопроизводством, ориентируется в действующем законодательстве. Только это позволяет специалисту быть востребованным на рынке труда.
Очень часто именно референт избавляет своего шефа от необходимости заниматься мелкими и не столь значительными делами, такими как составление речи или написание доклада, отчета. В результате директор может не отвлекаясь заниматься важными делами, требующими его особого внимания. Именно по этой причине, работа референта может совмещаться с секретарскими обязанностями, что только увеличивает нагрузку.
Стоит рассмотреть, что за профессия референт. И в этом нам поможет описание основных задач, которые стоят перед ним.
Они будут заключаться в следующем:
Кроме того, референт может вести стенографию совещаний, при этом может подготавливать материалы для его проведения. Входит в обязанности референта и своевременно оповещение специалистов, которым следует присутствовать на этом совещании, ознакомить их о повестке дня, провести регистрацию всех собравшихся.
Занимается формированием личных дел и приказов, формирует архив. Должен знать и уметь решать различные организационные вопросы.
В результате такой специалист является универсальным работником, от которого может зависеть успешность и работоспособность всей организации. Ведь именно на референта возлагается организационная и координирующая работа по сохранению прямой связи между отделами организации. Например, оформление командировок, бронирование билетов и гостиничных номеров, составлении докладов. Возможно придется оказывать помощь для детей сотрудников.