Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке платежа по договору. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия, к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.
Какие ошибки допускают при составлении
Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.
Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии не забывайте о простых правилах:
- лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
- укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
- установите предельный период для перечисления средств;
- сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
- подпишите у руководителя и главного бухгалтера.
При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.
Гарантийное письмо об оплате счета – образец
Жестких требований по составлению ГП не существует. Образцы составляют юристы с учетом своего личного опыта и возможного последующего использования этих документов в судебных спорах. Составить гарантийное письмо юрлицу можно на бланке с фирменным оформлением или на обычном листе. Листы с форматом А4.
Больше доверия вызовет исходящий документ с регистрационным номером. Нужны печать, подписи руководителя и лица, ответственного за финансы (чаще всего это главбух). Если страниц несколько, нужна их нумерация и подписи на каждом листе. В ГП по оплате счета должны присутствовать банковские реквизиты. Предлагаем один из возможных вариантов.
Сначала пишем шапку: руководителю (название организации, ФИО), адрес: (город, улица, дом), телефон (номер с кодом), факс (номер с кодом), адрес эл. почты: (указать).
Затем объясняете ситуацию. Например: я, (свои ФИО), (паспорт серии (указать серию), № (указать номер паспорта), выдан (номер такой-то) отделением ФОМС по (указать город или область, дату выдачи)), прошу вас (перечислить виды услуг, товаров, работ без предоплаты или попросить об отсрочке выплаты по счету или договору с определенным номером). Оплату в размере (точная сумма числом и прописью) рублей гарантирую с расчетного счета № (номер счета) в ПАО (название банка) до (указать точное число или срок в банковских днях с момента выполнения действий получателем).
Затем указываем то, что обязательно должно быть в конце любого документа (число, месяц, год написания ГП, подпись, фамилия и инициалы)
Гарантийное письмо об оплате задолженности – образец
Задача должника при составлении ГП – удержать взыскателя долга от обращения в суд за взысканием долга. Оно может быть ответом на претензию от поставщика. Но не защищает от дальнейших претензионных действий, взыскания долга и неустойки. Принимает или не принимает поставщик условия ГП – это его право, а не обязанность.
В гарантийном письме об оплате отправитель берет на себя обязательство перечислить исполнителю услуг, работ или продавцу товара определенную сумму позже ранее оговоренного срока. Это может позволить перенести время оплаты без выплаты штрафов и пеней, но не защищает отправителя от выполнения этих обязательств по суду.
ГП одновременно является одним из доказательств задолженности. Хотя для ГП об оплате счета и нет законодательно утвержденного образца, но это часть документооборота. Поэтому при составлении нужно соблюдать требования, которые предъявляются к официальным бумагам. В ГП должны быть:
- дата, номер исходящей регистрации;
- сведения о получателе средств по счету – адрес, название юрлица и ФИО его представителя, к которому обращено письмо, ФИО физлица;
- такая же информация об отправителе;
- указание конкретных сумм и сроков в основном тексте и обещание гарантировать соблюдение этих условий;
- данные о накладной, акте приемке или другом документе, что подтверждает сумму оплаты за товар, работы, услуги.
Для юрлица нужны подписи главбуха и директора, печать. Из необязательных элементов может быть название документа и объяснение причин несвоевременной оплаты счета. А также график выплат при переводе денег частями. Чтобы убедить получателя в намерении все выплатить в срок, иногда еще прописывают и пеню за каждые сутки просрочки.
Как мы уже отмечали, формально утвержденных стандартов гарантийного письма не существует. При его составлении необходимо придерживаться общепринятых правил делопроизводства, здравого смысла и ориентироваться на сложившуюся практику, примеры которой мы приведем ниже.
Итак, несколько общих советов по составлению ГП.
- Если письмо составляется от имени организации, оформите его на бланке компании с соответствующими реквизитами, проставьте исходящий номер и зарегистрируйте в системе документооборота.
- В тексте письма четко и лаконично опишите предмет гарантий и главные детали: сумма (цифрами и прописью), сроки оплаты, штрафы (опционально).
- Письмо должно содержать сведения о договоре, на основании которого производятся расчеты (номер и дата заключения), а также реквизиты подписавших его сторон.
- Подпишите письмо (у руководителя компании или главного бухгалтера) и поставьте печать.
- Гарантийное письмо от ИП, не имеющего счета в банке и фирменной печати, должно содержать паспортные данные предпринимателя. То же относится и к ГП, которое составляется физическим лицом.
Советы и рекомендации
При оформлении и написании гарантийного письма об оплате учитывайте несколько рекомендаций.
- Пишите текст простыми, понятными, лаконичными фразами. Чем проще документ будет написан, тем лучше – так гарантированно не возникнет не вполне ясных положений, допускающих двоякое толкование.
- Если вам приходится составлять письма-гарантии часто – составьте для себя унифицированный образец, чтобы не приходилось каждый раз переписывать послание с нуля.
- При желании гарантийное письмо можно оформить более подробное, чем было указано в приведённой выше схеме. Никто не запрещает максимально конкретно расписать, в какие именно дни вы собираетесь расплатиться, с какими временными интервалами, почему и т. д. Но не переусердствуйте – текст должен уместиться на одном листе.
- Всегда указывайте свой расчётный счёт. Получатель должен знать, «откуда» именно поступит оплата.
- К письму можно дополнительно приложить различные документы, если того требует контрагент. Это могут быть Свидетельство о государственной регистрации вашей фирмы (или ИП), выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении гендиректора и т. д. По собственной инициативе ничего из этого прикладывать не нужно.
Как написать гарантийное письмо на оплату
Гарантийное письмо — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.
Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.
Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.
Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).
Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
Пример гарантийного письма
Чтобы понимать, с чем именно вы имеете дело, важно посмотреть на пример письменной гарантии, которая может быть отправлена на имя другого лица.
Руководителю ООО «Ивановские ткани»
Р.А. Ким
Г. Ставрополь, ул. Краснознамёнска, д.4, офис 2
№2 от 11.01.2023
Гарантийное письмо о выполнении работ
Данным письмом ООО «Вилочный погрузчик» обязуется выполнить ремонтные работы погрузочной техники, которая находится по адресу: Г.Ставрополь, ул Ленина, д.3.
Руководитель И.А.Кисленко, 11.01.2023.
На примере видно, как мы описываем исходные данные, а также информацию, которая касается получателя такого письма.
Гарантийные письма любой направленности позволяют регламентировать отношения между сторонами сделки. Составить документ может каждое заинтересованное лицо в самостоятельном порядке или после консультации с квалифицированным юристом.
Сформированное надлежащим образом письмо имеет полноценную юридическую силу и может быть использовано для регулирования спорных ситуаций как в порядке досудебного разбирательства, так и путем обращения в высшие судебные инстанции. В рамках договорного права подобная документация используется часто, а вариантов использования может быть много.
Важно: конкретная форма гарантийного письма не регламентируется нормами действующего федерального законодательства.
С одной стороны, это позволяет составить правильную с юридической точки зрения бумагу, используя свободные формулировки. С другой стороны, получатель может сам определить собственные требования и разработать специализированный бланк для реализации поставленных целей.
Цель – обозначить свои намерения в определенной сфере:
- финансовая. При возникновении просрочки в оплате услуг руководитель может направить кредитору гарантийное письмо об оплате задолженности, об оплате товара или услуги, которым он подтверждает размер долга, основания его возникновения и гарантирует погашение. Последнее может и не наступить, а направленный документ будет использован в качестве доказательства в суде;
- арендная. Арендодатель выдает своему будущему арендатору документ, подтверждающий намерение предоставить помещение для осуществления коммерческой деятельности. Он требуется в случаях, когда арендатор не может заключить договор, к примеру, не зарегистрирован в качестве организации, а в налоговую инспекцию предоставить необходимо сведения о местонахождении для включения в ЕГРЮЛ. После получения свидетельства о регистрации в качестве юридического лица организация заключает полноценный договор аренды;
- страховая. Некоторым иностранным гражданам требуется подтверждение того, что работодатель предоставит им медицинские гарантии (ДМС);
- трудовая. Студенты получают гарантии того, что компания или ИП примет их на работу;
- обязательственная. Предполагается, что организация обеспечит выполнение принятых обязательств, к примеру, возврат оборудования, переданного для тестирования. Гарантийное письмо на поставку товара подтверждает намерение поставщика произвести отгрузку.
Сфер, в которых используется такой вариант деловой переписки, действительно много. Объединяет их подход к оформлению и тексту.
Бланк гарантийного письма об оплате
Тип документа: Письмо
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 13,5 кб
Письмо-гарантия об оплате носит деловой характер и подтверждает факт и сроки оплаты за произведенные работы, отгруженный товар, предоставленные услуги и т.д. Также в нем гарантируются и штрафные санкции, которые выплатит предприятие или организация, в случае нарушения сроков оплаты. В некоторых случаях письмо-гарантия может стать ответом на полученное письмо-претензию.
Грамотно пишем письмо-гарантию
Гарантийные обязательства об оплате излагаются в деловом стиле. Письмо должно включать следующую информацию:
- порядковый номер письма и дату его составления;
- фамилию, имя и отчество руководителя, должность, название предприятия, которому отправляется письмо;
- письмо излагается в произвольной форме. В нем выражается гарантия оплаты товаров или услуг, которые либо уже предоставлены, либо будут предоставлены, согласно договору. Обязательно указываются сроки оплаты и банковские реквизиты организации. Также указываются конкретные действия, в случае нарушения сроков оплаты;
- подписывает письмо руководитель, с указанием должности, фамилии, имени и отчества, ставится печать предприятия;
- подпись бухгалтера с расшифровкой (не обязательно, но желательно).
Данный вид деловой переписки ведется на бланках с фирменным логотипом компании или предприятия.
Определение и юридические нормы
Гарантийное письмо представляет собой документ деловой переписки, по общему правилу осуществляемой между организациями или частными предпринимателями. Таким письмом участник отношений подтверждает обязательство, которое требуется исполнить в конкретно установленные сроки и в точно обозначенном объеме.
Гарантийное письмо не признается коммерческой документацией, но служит доказательством в суде.
Гарантийные письма на практике используется только в предпринимательской деятельности. При этом специальных правил, отдельных норм закона и прочих положений для регулирования вопроса составления и подписания писем не предусмотрено.
Не заплатили за работу без договора: что делать?
Форма гарантийного письма.
В нормативно-правовых документах невозможно найти унифицированную форму гарантийного письма.
Поскольку единый образец документа отсутствует, заинтересованное лицо на практике может использовать любой другой бланк, например, разработанный непосредственно в его организации.
В нем обычно содержатся все реквизиты предприятия, а именно, наименование, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
Важно, лишь то, чтобы фирменный бланк компании был составлен согласно правилам оформления деловых документов.
Гарантийное письмо об оплате задолженности, образец которого можно посмотреть на нашем сайте, и адаптировать для собственной ситуации, должно быть обязательно заверено подписью руководителя компании и соответствующей печатью.
Фактически письмо должно выглядеть в виде краткого документа, касающегося конкретной сделки.
В том случае, если письмо направляется посредством электронной связи, то оно заверяется электронно-цифровой подписью.
Электронный документ, подписанный ЭЦП, согласно ст. 6 закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. признается равнозначным бумажному варианту.
Документ, оформленный на обычном бумажном бланке лучше всего отправить адресату ценным письмом, обязательно составив опись вложения.
Также можно вручить нарочно под подпись. Таким образом, будут иметься доказательство того, что письмо было получено.
Претензия на возврат за неоказанные услуги.
В каких случаях составляется гарантийное письмо на оплату товара
Рыночные отношения между хозяйствующими субъектами связаны с оплатой поставленных товаров, выполненных услуг. В любой сделке сторонами оговариваются условия и способы оплаты. Большая часть контрактов подразумевает не однократные договоренности, а длительные деловые отношения, к примеру, связанные с поставкой товара, или краткосрочные (публичная оферта без заключения письменного договора).В таких ситуациях клиент оформляет партнеру гарантийное письмо на оплату товаров (услуг).
Гарантийное письмо служит денежным обязательством и подтверждением долга, при необходимости может являться доказательством долговых обязательств в случае судебного конфликта.
Судами квалифицируется предоставление письменных гарантии как признание предприятием своих долгов.
Если с кредитором оформлен 1 контракт, то сумму задолженности можно не прописывать в письме. В этой ситуации составитель полностью признает свой долг, а факт его признания прерывает течение срока исковой давности.
Если заключено несколько соглашений, то гарантийное письмо, где не обозначена фиксированная сумма задолженности, числящаяся за кредитором, не свидетельствует о признании денежных обязательств составителем письма.
Значение гарантийного письма и случаи его использования
Основная цель официального послания – обеспечить исполнение закрепленного договором обязательства и отсрочить обращение делового партнера в суд. Прислав письменную гарантию деловому партнеру, должник официально признает свой долг либо невыполнение обязательства в срок.
ВАЖНО: принятие документа лицом, требующим исполнение обязательства, считается юридическим поводом для приостановления срока исковой давности для обращения в суд и начала течения нового срока.
Документ может служить гарантией не только оплаты по соглашению, но и:
- исполнения предусмотренных соглашением действий;
- подтверждения заключения договора между сторонами;
- признания суммы долговых обязательств;
- возмещения причиненного ущерба;
- выполнения действий, служащих гарантией при недобросовестном исполнении обязательств или предоставлении некачественных услуг (товаров) – замена товара, бесплатный ремонт;
- подтверждения юридически значимой информации.
Какие ошибки допускают при составлении
Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.
Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.
Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.
Гарантийное письмо (ГП) – это один из документов официального делового оборота, который разрабатывается одной из сторон совершаемой сделки и содержит в себе параметры соблюдения условий договора.
Сфера использования писем обширна: применяются в коммерческих организациях для установления деловых отношений или для подтверждения будущего юридического адреса компании.
Что такое письменная гарантия
Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.
Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.
Благодаря подобной бумаге участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
В КонсультантПлюс найдете много инструкций по гарантийным письмам:
- Ликбез: для чего нужно и как составлять.
- Образец по оплате задолженности.
- Образец для физлица по оплате услуг.
- Образец для подтверждения адреса юрлица.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: .