Как позвать соискателя на собеседование? Приглашение по электронной почте и телефону
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как позвать соискателя на собеседование? Приглашение по электронной почте и телефону». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как видите, единых стандартов оформления приглашения на интервью нет. Каждая организация выбирает удобные для себя форматы. Но если важно произвести впечатление, продемонстрировать респектабельность, значимость – следует тщательно готовить даже такое простое обращение, адаптировать под корпоративные стандарты и требования делового этикета. Такой подход покажет соискателю, что работодатель щепетилен в мелочах и может быть требователен к сотрудникам (значит, нужно серьезнее отнестись к вакансии и лучше подготовиться).
Как отвечать на приглашение на собеседование
Что касается ответа на приглашение – у него также нет стандартов и правил. Примерная структура может быть такова:
- обращение к контактному лицу по имени, отчеству;
- благодарность за отклик и проявленный интерес;
- согласование предложенных дат и времени встречи или предложение своего варианта, если предложенный не устраивает (желательно указать причину).
Как ответить на письмо?
Подтверждение приглашения выражает согласие кандидата посетить офис. На приглашение можно ответить в письменном виде (отправив ответ на электронное письмо) или позвонив по указанным номерам, непосредственно ответственным лицам. Однако кандидаты не всегда положительно реагируют на приглашения, если их что-то не устраивает. В этом случае их следует должным образом отклонить. Как это сделать?
Не игнорируйте работодателя, если у вас нет намерения работать в данной компании. Вы должны вежливо отказаться от работы, позвонив или написав работодателю по электронной почте. Лучше указать причину, по которой вы не хотите или не можете принять эту работу.
В заключение следует отметить, что в любых ситуациях следует соблюдать правила этикета и делового этикета. Важно показывать только положительные стороны, ведь никогда не знаешь, чего или кого ожидать в будущем.
Как отказать работодателю?
Вы должны сообщить работодателю о своем отказе прийти на собеседование: так вы покажете, что являетесь ответственным бизнесменом. Вежливый отказ оставляет отношения с представителем компании на теплой ноте. Если поиск работы необходимо возобновить, вы все равно расскажете о возможности трудоустройства.
Свяжитесь с представителем компании по оставленным им контактам (по телефону или электронной почте). Используйте свое имя и скажите, что вы не готовы занять вакантное место. Желательно указать причину, по которой вы не можете прийти на собеседование.
Работодатель будет благодарен, если узнает, что вы прошли отбор в другой компании или иным образом отказались от участия в поиске. Поблагодарите их за рассмотрение вашего заявления и пожелайте им найти кого-нибудь на эту должность. Сохраняйте деловой настрой.
Сообщайте заранее и в рабочее время об отмене приема, особенно по электронной почте. Интервьюер не поблагодарит вас, если утром в день собеседования узнает, что встреча была отменена в одночасье.
Как сформулировать приглашение по телефону
Звонок по телефону для многих работодателей остается единственным способом коммуникации с кандидатами на вакансию. Но о том, как приглашать на собеседование по телефону корректно, задумываются не все. Разговор по телефону требует от сотрудника работодателя:
- поставленной речи и хорошей дикции;
- доброжелательной и спокойной интонации;
- логики изложения.
Заботясь о том, как правильно пригласить на собеседование по телефону, сотрудник должен подготовить свою речь заранее. Состоять речь должна из:
- приветствия;
- краткого изложения причины звонка;
- уточнения, удобно ли соискателю сейчас разговаривать;
- непосредственно предложения интервью.
Что следует знать, отвечая на приглашение на собеседование
Как можно понять из вышеприведенной информации, достаточно часто приглашения на собеседования используются мошенниками или просто недобросовестными работодателями. Так, например, в приглашении может указываться другая должность или меньший уровень оклада — это свидетельствует о том, что работодатель заинтересован в опрометчивых кандидатах, готовы работать на него за минимальную сумму. Подобный недобросовестный подход еще на этапе отбора соискателей может свидетельствовать и о том, что аналогичным образом компания будет относиться и к уже трудоустроенным сотрудникам.
Не следует также соглашаться на собеседование на заведомо не интересующую должность. В таком случае собеседование будет просто лишней тратой времени. Однако рекомендуется отвечать отказом на приглашение на собеседование в аналогичной, вежливой и деловой форме — возможно, впоследствии эта вакансия или другие вакансии компании могут стать актуальными для соискателя.
Часто приглашения на собеседование в формате электронного письма могут использоваться мошенниками. Так, никогда не следует платить какие-либо средства, например, «для организации собеседования», для резервирования помещения, для «страховки» от отказа в трудоустройстве. Подобные требования незаконны и могут исходить только от мошенников. Кроме этого, не следует переходить по ссылкам или загружать файлы из письма, если оно не было направлено с электронной почты реальной проверенной компании-работодателя.
Иногда приглашения могут и не рассылаться мошенниками, но также быть бесполезными для соискателя. Их могут рассылать кадровые агентства, которые сообщат о том, что они являются лишь посредниками уже при личном визите. Кроме этого, часто приглашают на «собеседования» людей, ищущих работу, компании, занимающиеся сетевым маркетингом — в таком случае на трудоустройство тоже не следует рассчитывать.
Кроме этого, не стоит проявлять чрезмерную эмоциональность и соглашаться на любые предложения работодателя — одно приглашение на собеседование — это не единственная возможность трудоустройства, и не стоит приходить на него, если работодатель изначально устанавливает невыгодные условия для дальнейшего сотрудничества.
Как ответить правильно по электронной почте?
Большой объем работы рекрутера не позволяет запоминать каждого кандидата, но с учетом современных средств технологии, этого уже не требуется.
Работные сайты предоставляют рекрутеру возможность оставлять комментарии по каждому резюме, которые будут доступны только работникам компании.
Кроме того, современные средства автоматизации подбора позволяют делать важные отметки, например о том, какие предложения актуальны для каждого соискателя, готов ли он к переезду, какой уровень мотивации рассматривает.
В случае появления новой вакансии, выборка таких резюме – первое, что делает специалист по подбору.
Поэтому игнорирование или излишне экспрессивный ответ на предложение о работе и приглашение на собеседование — будет ошибкой, даже если оно покажется нерелевантным ожиданиям.
Приглашение на собеседование по телефону
Вам позвонили из компании, в которой вы хотите работать? Вы ждали именно это приглашение на собеседование? Ура! Но не спешите!
Перед тем как пригласить вас на встречу, с вами проведут телефонное интервью — уточнят моменты, которые работодатель считает наиболее важными. Как правило, вопросы такого интервью касаются профессионального опыта и знаний, плюс вас проверяют на адекватность, умение вести деловую беседу и презентовать себя.
Уверены, вы заранее подготовились к такому звонку, так как это обязательный шаг на пути к «работе мечты». Когда вы его успешно прошли, вам скажут место и время встречи. Запишите информацию и обязательно уточните, кому вы можете перезвонить, если у вас появятся вопросы или изменятся обстоятельства встречи. Стремитесь получить два телефона или два канала связи.
Если же приглашение на собеседование поступило от пока еще незнакомого вам работодателя, внимательно и дружелюбно выслушайте предложение звонящего, уточните, откуда они узнали, что вы ищете работу. Поблагодарите за приглашение, и если оно вас заинтересовало, попросите возможность более подробно его изучить. С этой целью задайте интересующие вас вопросы. Уверены, вы знаете, что хотите от работы и компании, поэтому уже подготовили вопросы для работодателя.
Также попросите, если это возможно, прислать вам всю информацию, которую вы услышали по телефону на электронную почту, в письмо попросите дать ссылки на сайт работодателя, описание вакансии и другие источники информации о компании. Либо запишите название компании, и попросите время изучить всю доступную о них информацию.
Если вы убедитесь, что важные для вас критерии выбора работы соблюдены, предложение достойно вашего внимания, смело давайте положительный ответ о встрече. Сделайте это оперативно и не позже обговоренного срока. После этого, с верой в себя и в то, что будете полезны новому работодателю, начните готовиться к интервью.
Такая подготовка и положительный настрой, помогут вам успешно получить желаемую работу. Чего мы вам искренне желаем!
Прочитайте полезные статьи
Письмо-приглашение на собеседование: общая информация
Как и каких соискателей приглашать на собеседование — решать вам. Главное, соблюдать правила делового этикета, ответственно подходить к вопросам поиска и отбора кандидатов. При этом не важно, в какой форме вы сделаете предложение — в письменном виде по электронной или обычной почте, передадите с курьером, позвоните. В последнее время HR-ы приглашают кандидатов на собеседования с помощью чат-ботов, смс или по скайпу.
Подумайте, как пригласить на собеседование человека, чем его привлечь в ходе общения. Важно, чтобы с первого знакомства у соискателя сложилось хорошее впечатление о компании, ее руководстве, а также появилось стремление занять вакантное место.
Прежде чем направить соискателю письмо или позвонить ему, изучите резюме. Внимательно анализируйте информацию, особенно ту, что касается опыта работы, профессиональных и личных качеств. Это позволит вам понять, подходит ли человек под условия.
Как получить приглашение на собеседование?
Если соискатели не получают приглашения на собеседования от компаний, в которые направляли свои резюме, то на это может быть несколько причин:
- резюме не в полной мере отражает их опыт,
- резюме составлено с ошибками,
- резюме типовое и ничем не отличается от других, не несет никакой уникальности,
- возможно, ваш опыт, образование или навыки не соответствуют для данной вакансии,
- возможно, в резюме указано несколько желаемых должностей из разных сфер, что показывает неуверенность в себе кандидата и его неопределенность с родом занятий.
Существует несколько типов соискателей, которым достаточно сложно найти работу:
- Те, кто часто меняет места работы,
- Те, что долгое время находиться без работы,
- Те, кто являются высококвалифицированным сотрудниками.
В любом случае отсутствие приглашений на собеседование не повод расстраиваться, а только лишь повод пересмотреть свое резюме с точки зрения его привлекательности для работодателя.
Как корректно написать?
Приглашение в виде электронного письма на указанный почтовый ящик, является достаточно простым и удобным для HR менеджеров. Такой способ значительно экономит время и упрощает работу специалистов кадровой службы. К сожалению, соискатели часто игнорируют такие письма, и связано это с их шаблонностью.
Установленной твёрдой формы для писем-приглашений не существует. Однако при их составлении необходимо использовать исключительно деловой стиль речи. Подойдите к процессу креативно, и ваше письмо будет гениальным, что поможет привлечь внимание самых лучших специалистов. Очень важно указать все главные преимущества работы в компании.
В письме необходимо зафиксировать следующую информацию:
- Полное наименование компании и имя контактного лица.
- Место, дата и время проведения собеседования.
- Перечень необходимых документов для проведения мероприятия.
- Название самой вакансии и требования, которые предъявляются к сотруднику.
- Главные преимущества работы в компании (спортзал, столовая, льготы, подарки, проведение бесплатных банкетов, достойный уровень оплаты труда и многое другое).
- Контактные телефоны уполномоченного менеджера по работе с персоналом.
- Затем просьба подтвердить присутствие на собеседовании по телефону или письменно.
- Скачать шаблон приглашения на собеседование
- Скачать образец приглашения на собеседование (обычным письмом или по электронной почте)
Как ответить на письмо?
Подтверждение приглашения выражает согласие кандидата посетить офис. Ответить на приглашение можно как в письменной форме (переслать ответ на электронный ящик), так и позвонить по указанным телефонам, напрямую уполномоченным лицам. Однако соискатели не всегда положительно реагируют на приглашения, если их что-нибудь не устраивает. В таком случае необходимо грамотно отказать. Как это сделать?
Не следует игнорировать работодателя, если вы не намерены трудоустраиваться в компанию. В такой ситуации необходимо вежливо отказаться, известив нанимателя либо по телефону, либо написав письмо по электронной почте. Лучше указать причину, по которой соискатель не желает или не может занять предложенную должность. Подробно о том, как отказать работодателю, если вакансия не подошла, мы рассказывали здесь.
Как ответить на письмо?
Подтверждение приглашения выражает согласие кандидата посетить офис. Ответить на приглашение можно как в письменной форме (переслать ответ на электронный ящик), так и позвонить по указанным телефонам, напрямую уполномоченным лицам. Однако соискатели не всегда положительно реагируют на приглашения, если их что-нибудь не устраивает. В таком случае необходимо грамотно отказать. Как это сделать?
Не следует игнорировать работодателя, если вы не намерены трудоустраиваться в компанию. В такой ситуации необходимо вежливо отказаться, известив нанимателя либо по телефону, либо написав письмо по электронной почте. Лучше указать причину, по которой соискатель не желает или не может занять предложенную должность. Подробно о том, как отказать работодателю, если вакансия не подошла, мы рассказывали здесь.
Что включить в электронное письмо с приглашением на собеседование
Как правило, рекрутеры выбирают ультраформальное электронное письмо с приглашением на собеседование, в котором просто говорится, что они ознакомились с резюме и портфолио кандидата и хотели бы назначить собеседование. Хотя важно быть ясным и кратким в приглашениях на собеседование, это также отличная возможность создать выдающийся опыт хорошего интервью для кандидата.
Используйте электронное письмо с приглашением на собеседование, чтобы выразить свой интерес к кандидату, подчеркнуть культуру вашей компании и отметить потенциальную ценность соискателя. Предстоящее собеседование — по телефону, онлайн или лично — может стать источником стресса для соискателей, поэтому сделайте все возможное, чтобы они чувствовали себя комфортно и уверенно. Кроме того, не забудьте включить всю информацию, которая может понадобиться для подготовки.
Это заставит кандидатов почувствовать, что их ценят, и они увидят в вас действительно заботливого работодателя.
Как пригласить на собеседование по телефону
Самый простой способ пригласить на встречу — позвонить по телефону. Он особенно актуален, когда кандидат претендует на руководящие должности или для редких специалистов. Несмотря на удобство метода, помните, что разговаривать предстоит максимально корректно. Человек не находится в постоянном ожидании вашего звонка. В этот момент он вправе заниматься другими делами. Дозвонившись, сначала представьтесь и затем обязательно уточните у собеседника, удобно ли ему говорить сейчас.
Часто в компаниях принято составлять сценарий разговора, своеобразный скрипт для беседы с претендентом. Заранее запишите вопросы, которые вас интересуют, — о стаже, сферах деятельности, в которых трудился кандидат, о графике работы, зарплате, которая его устроит и др. Когда обе стороны получили ответы на вопросы, переходите к обсуждению предстоящей встречи.
Вот пример, как пригласить на собеседование по телефону заинтересовавшего вас кандидата (скрипт в форме блок-схемы):
Если на все вопросы получены ответы, обсудите время встречи. Затем послание с точным адресом и другими данными отправьте по электронной почте, СМС, мессенджеру или другим удобным способом. Продолжительность звонка обычно составляет не более 10 минут. Этого достаточно, чтобы провести краткое ознакомительное интервью и заинтересовать собеседника.
В какой форме отправить?
При размещении резюме у кандидата есть возможность указать предпочитаемый способ связи (телефон или электронная почта) и время, удобное для звонка.
Если он не находится в активном поиске работы и найден методом HeadHunting или Executive search, то допустимо использовать социальные сети (Facebook, LinkedIn) или коммуникаторы (Telegram, Viber).
Можно отправить приглашение в СМС по телефону, однако личный звонок или использование электронной почты предпочтительнее.
Ответ работодателю следует обязательно направить незамедлительно, это продемонстрирует вашу заинтересованность и серьезный настрой. Сообщить ответ нужно в той же форме, что получено приглашение. На сообщение по электронной почте — следует ответить электронно. Если соискатель приглашен в СМС, то в ответ также можно направить сообщение на телефон, или позвонить. При телефонном звонке нужно незамедлительно согласовать все моменты встречи — время, место, условия проведения.
Надо ли готовить официальное приглашение на собеседование
При подборе персонала важный этап — знакомство с кандидатами на вакантные должности. Сначала это ознакомление происходит по резюме. Если оно заинтересовало, руководитель назначает личную встречу. Как пригласить на нее подходящего кандидата? Предпочтительнее это сделать в письменной, а не в устной форме. Дело в том, что человеку необходимо донести точно и подробно сведения: название компании, адрес, номер кабинета, дату, время собеседования, телефоны контактного лица.
В размещенном организацией объявлении с приглашением на работу обычно всех подробностей не содержится. А если сообщать по телефону, не известно, имеет ли возможность человек записывать в тот момент и запомнит ли необходимые нюансы. Письмо в этом случае донесет нужную информацию. Человеку не придется неоднократно перезванивать и переспрашивать.
Есть несколько способов отправки письма приглашения на собеседование кандидата на должность в компанию:
- по электронной почте;
- по обычной почте на официальном бланке компании;
- по СМС.