Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление о выдаче документов, связанных с работой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

Как написать заявление

Чтобы получить дополнительные документы при увольнении, необходимо составить запрос к руководству в письменном виде. Единых бланков закон не предусматривает. Но существуют общие требования делопроизводства, как правильно составить заявление на предоставление справки о трудовой деятельности:

• сверху, в правом углу, указывают кому (обычно на имя главы компании: пишут его должность и ФИО);
• ниже — от кого (фамилия и должность работника);
• посередине размещают название документа;
• в основной части пишут просьбу подготовить документы и указывают их конкретный перечень;
• ниже ставят дату составления и подпись работника.

В тексте предпочтительнее отметить, на каком основании требуются справки, например «в связи с увольнением» или «выходом на пенсию», и указать ссылки на ст. 62 и 84.1 ТК РФ, которые обязывают руководство их выдать. Оформить заявление допускается на обычном белом листе бумаги, чаще всего формата А4, в рукописном или напечатанном виде.

Документы, связанные с зарплатой

При увольнении работнику необходимо выдать расчетный листок. Он оформляется и выдается уволенному работнику в письменной форме в момент окончательного расчета. Форму листка работодатели утверждают самостоятельно, но в любом случае листок должен содержать следующие сведения (ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Перечень предоставляемых документов

Прежде всего отметим, что документы, выдаваемые работнику, должны быть связаны с его работой. Некоторые из них прямо названы в Трудовом кодексе и иных федеральных законах. При этом одни из них выдаются по заявлению работника, а другие в силу закона. Рассмотрим, выдача каких документов установлена законами.

1. Трудовой договор. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора, подписанный сторонами, передается работнику, другой хранится у работодателя. Работнику также передаются все экземпляры подписанных дополнительных соглашений к трудовому договору и ученический договор (ст. 200 ТК РФ).

2. Копии документов, связанных с работой (ст. 62, 84.1 ТК РФ). К ним согласно ст. 62 ТК РФ относятся:

2.1. Копии:

• приказа о приеме на работу;
• приказов о переводах на другую работу;
• приказа об увольнении с работы.

2.2. Выписки из трудовой книжки.

2.3. Справки:

• о заработной плате;
• о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
• о периоде работы у данного работодателя.

2.4. Другие документы.

3. Расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

4. Информация об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты), – предоставляется одновременно с расчетным листком (ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»).

Выписки из документов

Итак, работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему не копию, а выписку из документа – из трудовой книжки, приказа, штатного расписания и т. д.

Выписка – это документ, в котором воспроизводится полный текст части документа по определенному вопросу.

Чтобы сделать выписку из того же штатного расписания, необходимо отразить только сведения о конкретном работнике.

Выписка из трудовой книжки, как правило, нужна для подтверждения трудовой деятельности в определенной организации. Выписка в силу п. 7 Правил ведения трудовых книжек должна быть заверена в установленном порядке. В данном случае имеется в виду, что выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, а также печатью. Оформлять выписку нужно на фирменном бланке организации. В выписке отражаются сведения, указанные в трудовой книжке на титульном листе, сведения о работе за необходимый период (можно в табличной форме) из раздела «Сведения о работе», а также другие требуемые сведения, например содержащиеся в разделе «Сведения о награждении». В выписке также следует указать, что работник работает по настоящее время. Приведем образец выписки на стр. 18.

Справки о стаже и персонифицированном учете

Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.

Законодательством установлено, что в день увольнения сотрудника (или в день прекращения действия договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы) работодатель обязан передать этому застрахованному лицу сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 4 ст. 11 названного закона):

• справку по форме СЗВ-стаж (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п);

• справку по форме СЗВ-М (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п);

• заполненный разд. 3 «Персонифицированные сведения» расчета по страховым взносам (форма расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Директор И. И. Зеленов

Выписка верна

Секретарь Белова О. Е. Белова

20.09.2017

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Выписка

из трудовой книжки серии XХ № 211111

Как подать заявление о выдаче документов, связанных с работой

Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии. Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

Если документы необходимы работнику в качестве доказательств по трудовому спору, а работодатель отказался их выдать, то можно подать ходатайство об истребовании доказательств. В этом случае предлагаемый образец будет подтверждать, что истец предпринимал необходимые меры для истребования доказательств, которые результата не принесли.

Если документы необходимы работнику для представления в другие, кроме суда, организации, а работодатель отказывает в этом, самым эффективным способом затребовать документы будет подача жалобы в трудовую инспекцию.

В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой

При поступлении к работодателю заявления от сотрудника, он не вправе оставлять обращение без ответа. Организационно-правовая форма юридического лица при этом значения не имеет. Индивидуальный предприниматель, бюджетная организация, госорган, ЗАО, ООО – все они должны соблюдать нормы трудового законодательства.

Учтите! Документы, после заверения их печатью организации и подписью уполномоченного лица, передаются на протяжении трех (рабочих) дней.

Предоставляются только документы, запрашиваемые сотрудником, поэтому составляют письменное заявление. Передать его лучше в канцелярию или же под подпись начальнику или другому уполномоченному лицу (помощнику, секретарю, сотруднику кадрового отдела).

Получение документа на руки

Как уже было сказано выше, для получения справки на руки работнику необходимо написать соответствующее заявление на имя руководителя организации. Процедуру выдачи документов, связанных с работой, регламентирует статья 62 Трудового кодекса РФ. Выданная справка должна быть заверена оттиском фирменной печати предприятия и подписью должностного лица компании. Срок для оформления документа работодателем – 3 рабочих дня (выходные не в счёт). Следует иметь в виду, что отказать в выдаче официальной бумаги руководство не вправе. Оформлять и предоставлять копии документов, связанных с работой, является обязанностью фирмы.

В противном случае организация-работодатель может быть подвергнута административной ответственности. Если сотруднику отказали в выдаче справки с места работы, обращаться следует в комиссию по трудовым спорам, а потом и в суд. За каждый день просрочки руководство предприятия должно отчитаться.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой — btimes

Нередко работнику необходимы различные документы, хранящиеся у работодателя. Как правило, такая потребность возникает при трудоустройстве по совместительству, для подтверждения трудового стажа, при получении различных выплат, кредитов, ссуд. Оригиналы документов также должны быть возвращены сотруднику, трудовой договор с которым расторгается.

Выдаваемые по разным причинам документы:

• приказ о приеме сотрудника на работу (на руки выдается копия);
• приказ об увольнении (копия);
• справка о зарплате (2-НДФЛ или по форме банка);
• справка о начисленных и уплаченных взносах в пенсионный фонд;
• справка, подтверждающая, что работник действительно трудоустроен на данном предприятии;
• выписка из трудовой и другие документы.

Чтобы получить копии или оригиналы вышеуказанных документов работнику необходимо направить на имя руководителя предприятия соответствующее заявление с просьбой выдать ему копии или оригиналы указанных в заявлении документов.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Предлагаем ознакомиться и скачать образец заявления о выдаче документов, связанных с работой. Эти документы необходимы для представления в суд в качестве доказательств при подаче исков о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, об отмене приказа о дисциплинарном взыскании. И многим другим трудовым (и не только) спорам.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, работник подает по месту работы. Основанием является статья 62 Трудового кодекса РФ. Именно эта статья закрепляет обязанность выдачи работодателя выдать необходимые документов. Здесь же приведен их примерный перечень.

Но надо сказать, что он не является исчерпывающим. Требовать работник вправе:

• приказы в отношении работника.
• справка о размере и составных частях заработной платы.
• справка о периоде работы и занимаемых должностях,
• сведения о размере страховых взносов,
• характеристики и т.п.

Вновь обращаем внимание, что перечень документов закон не ограничивает. Единственным ограничением является то, что документы должны касаться лично этого работника, в них должна звучать его фамилия.

Работник не должен объяснять причины, по которым он запрашивает документы, связанные с его работой. Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать. Работодатель обязан выдать документы, независимо от того, указана в них причина запроса или нет.

Запрашиваемый документ работодатель должен оформить надлежащим образом и заверить. Общим требованием оформления «рабочих» документов является наличие даты и номера регистрации документа в организации, подпись лица (которое утвердило или составило данный документ). На копиях документа ставится отметка о месте нахождения подлинника.

В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой

Работодатель не может проигнорировать поступившее к нему заявление. Причем независимо от организационно-правовой формы: государственный ли это орган, бюджетное учреждение, ООО, ЗАО, индивидуальный предприниматель и т.п.

Заверенные печатью и подписью уполномоченного лица документы предоставляются в течение 3 дней (рабочих). Причем в том перечне, который указал работник. Именно поэтому заявление должно быть составлено в письменной форме. А подать его желательно через секретариат или под подпись руководителя (секретаря, помощника, кадрового работника).

Если работодатель нарушает свои обязанности и не отвечает на запрос работника, в зависимости от ситуации обратитесь с жалобой в трудовую инспекцию или попробуйте договориться мирным путем, если продолжаете трудиться там же. Если сроки давности по трудовым спорам уже подходят к концу, подавайте иск. В рамках рассмотрения дела подайте ходатайство об истребовании доказательств, приложив второй экземпляр заявления о документах, связанных с работой, и работодатель обязан будет ответить на судебный запрос.

Выдача прочих документов по требованию работника

У работника, независимо от того, увольняется ли он или же обращается уже после ухода из организации, есть право затребовать копии необходимых ему документов или выписок из них, где указываются данные о нем.

При наличии в документе информации только о данном сотруднике, его копируют и передают по запросу. Если же документ содержит не только данные об этом сотруднике, но и о других работниках организации, делается только выписка.

Одним из документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику по его требованию, считается приказ об увольнении.

Зачастую работниками запрашиваются следующие документы:

• приказы о приеме их на работу, об их увольнении с должности, переводе (на иную должность в другое подразделение организации);
• справки о заработной плате за различные периоды;
• приказы при изменении выплат заработной платы (копии);
• выписки, сделанные из отчетностей, направляемых в ПФ РФ или Фонд соцстрахования.

Когда человек увольняется, лучше заранее позаботиться обо всех необходимых в дальнейшем документах: подтверждающих факт работы, продвижение по карьерной лестнице, объема начисляемой заработной платы, уплаченные налоги и отчисления.

Все это будет необходимо для оформления пенсии в случае неполноты имеющихся данных персонифицированного учета.

Есть еще значимые документы, которые понадобятся при оформлении пенсии – они удостоверяют страховой (трудовой) стаж. Речь идет об архивных справках: о трудоустройстве и заработной плате.

Выписка из сведений персонифицированного учета

Запомните! В выписке, сделанной по форме СЗВ-СТАЖ или СЗВ-М, отражается страховой стаж, который был получен в определенной организации, и сумма, отчисленная в ПФ РФ.

Так как указанные документы – это групповая форма отчетности, выписки, оформляемые работниками, содержат его персональные данные.

СЗВ-М охватывает только последний проработанный сотрудником месяц, но при его желании браться может любой другой период работы в организации, в том числе и весь срок до момента расчета. Так как подобная форма возникла в 2021 г., то все предшествующие этому году периоды, она не охватывает.

СЗВ-СТАЖ охватывает период от начала года до момента увольнения, если же человека приняли на работу в текущем году, то с момента его трудоустройства. Запрашивают документ и с обозначением в нем более ранних сроков, но не ранее 2021 г., так как форма введена именно в этом году.

Если нужен период до 2021 г., то используется справка РСВ-1.

Выписку данных персонифицированного учета могут получить граждане, которые работают на основании гражданско-правового договора. В данном случае документ выдадут в день, когда заканчивается срок действия такого договора.

Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца

Обратите внимание! Использовать справку за период трех месяцев увольняемый сотрудник может в дальнейшем в центре занятости при остановке на учет.

В отдельных регионах утверждена своя форма справок. Желательно узнать об этом до момента увольнения в ЦЗ. При обращении в ЦЗ следует уведомить их о предстоящем увольнении и попросить необходимый бланк документа. Его нужно будет отдать работодателю для заполнения.

В особенности об этом нужно побеспокоиться в процессе ликвидации организации. Как только процедура банкротства завершится, подготавливать документ будет некому.

Неважно, потребуется ли в дальнейшем подтверждать статус безработного официально, так или иначе справка пригодится. Не исключено, что справка будет нужна, когда понадобится оформлять документы на пенсию. Такой документ – дополнительное подтверждение получения дохода и стажа в конкретной организации.

Как подать заявление о выдаче документов, связанных с работой

Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Желательно оставить у себя второй экземпляр заявления с отметкой о принятии. Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

Если документы необходимы работнику в качестве доказательств по трудовому спору, а работодатель отказался их выдать, то можно подать ходатайство об истребовании доказательств . В этом случае предлагаемый образец будет подтверждать, что истец предпринимал необходимые меры для истребования доказательств, которые результата не принесли.

Если документы необходимы работнику для представления в другие, кроме суда, организации, а работодатель отказывает в этом, самым эффективным способом затребовать документы будет подача жалобы в трудовую инспекцию.

Похожие записи:

• Военная пенсия по потере кормильца в 2023 году
• Как лучше зарегистрировать дачный дом как жилой или нежилой 2023 год
• Материнский капитал-2023: новая ежемесячная выплата