Адаптационный чек-лист как инструмент мягкого введения в должность
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Адаптационный чек-лист как инструмент мягкого введения в должность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пункты, собранные в чек-листе, — общие и охватывают аспекты, которые можно включить в адаптацию сотрудника. Выбирайте подходящие и не забывайте, что информацию стоит давать в электронном виде, чтоб она была под рукой и не потерялась.
Организация рабочего процесса
Что важно рассказать и показать:
- внутренние правила — график работы, пропускной режим, перерыв на обед, время отчетности, период повышенной нагрузки;
- рабочее место, столовую, кабинеты разных отделов;
- дресс-код и другие требования компании при необходимости;
- подключение к сервисам и настройки техники — электронная почта, программы для выполнения задач, контакты техподдержки .
Готовы ли вы к росту до руководителя?
В стартапе продвижение по горизонтали (развитие себя как эксперта) или по вертикали (развитие до руководителя) может происходить быстрее, в крупной компании — гораздо медленнее. И это нормально. Заложите время на знакомство с компанией, ее ценностями, с коллегами. И подумайте, как вы хотите расти? Возможно, уже через полгода вы хотите стать тимлидом, менеджером проекта, потому что в соседнем отделе ваш одногодка уже руководитель. Уверены ли вы, что готовы к этому?
Ответственность может распределяться в компаниях по-разному. Где-то вы столкнетесь с четкой системой постановки задач и их контроля. Руководители в таких компаниях следуют тактикам классического иерархического управления и микроменеджмента. Они проверяют промежуточные этапы развития проектов или отслеживают стадии выполнения какой-то работы.
В других компаниях используют практики горизонтального лидерства, когда руководитель выполняет роль ментора, наставника, идейного лидера команды. Внутри команды каждый участник — менеджер своего проекта и следит за своими зонами ответственности. Такие команды формируются на основе общих ценностей, когда ценности сотрудника совпадают с теми задачами, которые он выполняет, и в целом с ценностями проекта, где он работает. И тогда руководителю не нужно призывать к ответственности, придумывать систему поощрений или наказаний, ведь каждый его сотрудник понимает, почему он здесь и занимается тем, чем занимается. Это его собственный выбор.
Как долго длится процесс адаптации?
Как уже упоминалось, нет строгих правил в отношении процесса адаптации. Тем не менее, важно быть тщательным во время этого процесса, чтобы максимизировать вовлеченность сотрудников и минимизировать текучесть кадров.
Во многих компаниях есть реферальный процесс, который длится всего месяц или несколько недель. Это заставляет новых сотрудников чувствовать себя перегруженными новыми обязанностями и оторванными от остальной части компании.
Чтобы у сотрудников были ресурсы, необходимые им для знакомства с компанией, внутреннего обучения и комфортного выполнения своей работы в соответствии с ожиданиями. Многие HR-специалисты рекомендуют, чтобы этот процесс занимал около 30, 60–90 дней плана адаптации, в то время как некоторые рекомендуют продлить его до года.
Образец Новый сотрудник Введение
В чем обычно адаптируют? В базовых вещах: люди, бытовые вопросы, продукт и его рынок, процессы, архитектура, компания, регламенты, традиции, инструменты. Но новичка редко адаптируют по всем пунктам, а чаще все проходит по одному из четырех классических сценариев.
Напротив, на предприятиях, где персонал трудится с «максимальной отдачей», руководство не ожидает «чуда» от новобранцев, какими бы распрекрасными опытом, смекалкой и инициативностью они не обладали.
Цель встреч — помочь человеку быстрее и легче адаптироваться в компании. А также определить сильные стороны человека и стороны, которые необходимо развивать для успешной работы, определить его мотивацию, потенциал.
Задача обучаемого — найти и зачитать алгоритм своих действий в данной ситуации. При этом работник дополняет формулировки словом «я». То есть правильный ответ будет звучать так «Я + шаг а. Я + шаг b. Я + шаг c. …».
Цели и задачи адаптации персонала в организации
Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.
Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.
Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:
- ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
- полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
- мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
- увеличение производительности труда;
- оздоровление психологического климата в коллективе.
Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.
Виды адаптации персонала
Адаптация бывает следующих видов:
- профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
- социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
- организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.
Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.
Великолепные программы адаптации персонала охватывают гораздо больше, чем один день или даже неделю. Они могут длиться 90 дней или даже год. Хорошие программы задействуют HR-менеджеров, руководителей, рекрутеров и новых сотрудников и создают сильное чувство командной принадлежности и общей цели.
Помните, что культура вашей компании каждый день обновляется лидерами и сотрудниками. Чтобы процесс адаптации развивался вместе с культурой, ваши руководители и HR-специалисты должны взять на себя обязательство пересматривать и совершенствовать опыт адаптации с течением времени.
Для того чтобы автоматизировать процессы и улучшить программы онбординга, стоит использовать специальное ПО. Hurma System помогает HR-менеджерам, руководителям и сотрудникам быстро и эффективно взаимодействовать между собой. Например, в системе можно в несколько кликов планировать приветственные и адаптационные встречи.
Ваша программа адаптации может стать настоящей отличительной чертой, которая заряжает энергией сотрудников, которых вы нанимаете сегодня, и привлекает таланты, которые вам понадобятся в будущем.
Чем полезен чек-лист?
Вопрос адаптации регламентирован: есть инструкция, по ней можно пройтись и проставить галочки. Инструкция публична: в нее вовлечен новый сотрудник, наставник и вся команда.
Чек-лист — масштабируемый и гибкий инструмент. Я делюсь им с вами, вы поделитесь им внутри компании и команды. Большая часть чек-листа общая: не привязана к конкретному функциональному подразделению, не содержит нюансов, связанных с продуктом, процессами, архитектурой, бытовыми вопросами и традициями. Общие моменты добавьте в шаблон и дополняйте, в зависимости от функционального подразделения, сотрудники которого задумались заняться онбордингом в своем коллективе.
Дорожная карта целей перед глазами. С ней прохождение испытательного срока комфортнее. Это четкая последовательность действий — набор из 30-50 пунктов, которые шаг за шагом будут приближать его к цели. Прохождение пунктов похоже на игру с разными миссиями, которые надо выполнить, чтобы добраться до «Большого босса». Чем больше выполнили, тем ближе победа.
Максимально быстрое вхождение сотрудников. Не забывайте про бизнес. Вы потратили много денег и ресурсов, чтобы нанять классного специалиста, не потеряли его и максимально быстро вывели на показатели производственной эксплуатации — это главная цель, компания довольна.
Аргумент для досрочного прохождения испытательного срока. Для некоторых новичков чек-лист становится вызовом. Я встречал людей, которые выполняли его досрочно и проходили по всем пунктам за 1,5-2 месяца. Это хорошее подспорье в обсуждении вопроса о досрочном закрытии испытательного срока. Можно подойти к руководству с документом и сказать: «Смотрите, у нас есть процедура, регламент. Обычно на это уходит 3 месяца, а Даша прошла за 2. Мы проверили, все хорошо, давайте брать».
Можете воспользоваться примером адаптационного чек-листа для специалиста по обеспечению качества. Общая структура и логика составления оформлены как в материале. В остальном адаптируйте под собственные нужды.
Работодатель определяет успешность испытательного срока.
Обе стороны трудового договора делают определенные выводы, сотрудник о предприятии и дальнейшем сотрудничестве и администрация компании о работнике.
Можно предусмотреть оценочный лист, который должен заполнить сотрудник. На основе него можно проанализировать степень усвоения полученной информации сотрудником, насколько вник он в трудовой и корпоративный процесс. Отдел персонала опрашивает «старых» сотрудников, какое мнение у них сложилось о новом работнике, собираются отзывы от руководителей.
После анализа полученной информации, делаются выводы и оглашаются результаты сотруднику, прошел он испытательный срок или нет.
Естественно, что описанные этапы программы адаптации персонала не являются догмой, каждый работодатель самостоятельно определяет этапы и сроки введения в должность.
Возможно, для разных должностей будет предусмотрена индивидуальная адаптационная программа.
Виды адаптации персонала
Адаптация бывает следующих видов:
- профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
- социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
- организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.
Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.
Что влияет на адаптацию нового сотрудника
Вот несколько моментов, которые могут повлиять на процесс адаптации новых сотрудников:
- размер компании
Мелкие фирмы обычно обходятся без системы адаптации, а вот большим она часто необходима.
По словам Дарьи Мостокаловой, каждая компания сама решает, нужно ей внедрять адаптацию персонала или это лишний этап: «Есть отрасли и должности, где задачи максимально просты, процессы формализованы и автоматизированы, риски в случае ухода сотрудника невелики, как и стоимость самого подбора – тогда, возможно, и нет смысла тратить много ресурсов на адаптацию. Моя карьера началась в IT, мы занимались федеральными и государственными проектами, с большими чеками и рисками. Это высокие зарплаты и конкуренция за сильнейших специалистов. Мало было привлечь в команду хорошего сотрудника – важно его как можно быстрее ввести в курс дела, доучить, если это необходимо, чтобы он начал приносить пользу и, безусловно, удержать, поэтому всегда достаточно много ресурсов тратили на адаптацию, развитие, мотивацию сотрудников, где бы я ни работала.
Если у вас большие планы и амбиции, и вы планируете их реализовать не в одиночестве – вам потребуется команда. От адаптации зависит, будете ли вы работать слаженно, соблюдать договоренности, идти к единым целям».
- социальный климат в компании
Если у нее есть четкая корпоративная культура, коллектив подобран так, что все друг друга поддерживают и объединены общими целями, царит доброжелательная обстановка, то новички быстрее вливаются в коллектив и работу.
- должность и компетенции нового члена коллектива
Адаптация проходит менее болезненно, если новый сотрудник уже обладает нужными для должности знаниями и навыками. Должности руководителей и топ-менеджеров предполагают больший объем работы и ответственности, поэтому приспосабливаются такие сотрудники дольше.
- объем работы
Он должен быть посильным и четко обозначенным, без дополнительных функций, которые появляются внезапно в процессе работы.
- мотивация новичка
Как ускорить процесс адаптации нового сотрудника
Чем быстрее пройдет адаптация нового сотрудника, тем лучше для компании – она получит отличного специалиста в короткие сроки, сэкономив при этом время и деньги.
«По итогам регулярных опросов в компании коллеги неизменно выделяют в качестве главных факторов сильную команду, здоровую атмосферу, эмоциональную зрелость коллег, хорошо выстроенные процессы и детально описанные продукты компании. Когда все четко, понятно описано, а задавать вопросы безопасно и есть понимание, к кому можно подойти – все это заметно снижает уровень стресса и повышает скорость адаптации», – говорит Дарья Мостокалова.
Разберем подробнее, какие способы и методы применяют для того, чтобы ускорить процесс адаптации.
Адаптационный процесс начинается с первого рабочего дня. Чтобы сотрудник чувствовал себя комфортно, необходимо заранее подготовить его рабочее место, и организовать все дальнейшие онбординговые активности.
Что сделать до выхода новичка на работу?
- Заказать компьютер и другое оборудование, настроить необходимые программы. Если сотрудник работает из дома, организовать доставку техники из офиса.
- Предоставить доступ к внутренним системам компании: обучающим программам, корпоративному порталу, мессенджеру и другим.
- Составить индивидуальный план работы с четким списком задач на испытательный срок, и прописать ожидаемые результаты.
- Подобрать подходящего buddy. Обычно это более опытный коллега, который поддержит новичка.
Зачем помогать сотрудникам в адаптации
Адаптация — это естественный механизм человеческой психики, который происходит самостоятельно. Однако с грамотной помощью извне процесс проходит быстрее и менее болезненно.
Если у новичка есть грамотный наставник, снижается риск того, что специалист не выдержит непривычных условий и уволится сразу после окончания испытательного срока. Очередной уход не справившегося с обязанностями или растерявшегося нового сотрудника — это время, финансы и другие ресурсы компании, потраченные впустую.
Правильная адаптация в организации поможет повысить лояльность «свеженанятого» специалиста — он захочет расти карьерно и финансово и приносить максимум пользы.